Interview mit Prof. Dr. Lothar Seiwert

„Der Plan heißt: carpe diem“

Patienten, Ärzte, Krankenkassen, Mitarbeiter, Steuerberater – Praxisinhaber haben jede Menge auf ihrer To do-Liste stehen. Um nicht hilflos im Chaos zu versinken, ist gute Planung das A und O. Doch nicht nur die Planungsinstrumente sind wichtig, sondern auch das richtige Zeitmanagement. Chefredakteurin Heidi Kohlwes wollte wissen, wie Praxisinhaber ihre Zeit besser planen können und fragte dazu Europas führenden Experten für Zeitmanagement Prof. Dr. Lothar Seiwert.

Prof. Seiwert, in Ihren Vorträgen und zahlreichen Publikationen betonen Sie immer wieder, dass „Zeit das Kostbarste ist, was wir in unserem Leben besitzen“. Warum?

„Das Hauptproblem ist die Tyrannei der Dringlichkeit“

In unserer Wohlstandgesellschaft haben wir alles zu Genüge – nur nicht Zeit. Wenn ich zum Beispiel Geld an der Börse verloren habe, dann kann ich durch geschicktes Agieren das Geld wiederbekommen. Aber Zeit, die einmal verflossen ist, bekomme ich nie wieder zurück. Wie wichtig Zeit eigentlich ist, können Sie schon an kleinen Dingen erkennen. Wenn Sie zum Beispiel einen Patienten fragen, was macht für Sie einen guten Therapeuten aus, so wird die Antwort meistens sein: Wenn er sich Zeit nimmt. Sie können Zeit also auch ersetzen durch Aufmerksamkeit und Zuwendung.

Häufig fühlt man sich gehetzt, nie schafft man das, was man sich vorgenommen hat, immer bleibt irgendetwas liegen. Die Zeit reicht einfach nicht aus. Woran liegt das?

Zeit ist für alle Menschen gleich. Ob Manager, Therapeut oder Hausfrau – der Tag hat 24 Stunden und keine Sekunde mehr. Aber wir haben heute immer mehr Aufgaben zu erledigen, bzw. meinen wir jedenfalls, die Aufgaben erledigen zu müssen. In der Regel steht uns dafür nicht genügend Zeit zur Verfügung. Das verursacht natürlich Stress und der kommt von den vielen unerledigten Dingen, die wir noch vor uns haben, wie zum Beispiel die vielen Patienten, Anrufe, Mails usw. All das erfüllt uns mit Druck und sorgt für das Gefühl, keine Zeit zu haben.

Wie kann man lernen, besser mit Zeit umzugehen?

Grundsätzlich ist es so, dass unter Zeitmanagement oft ein Zeitgewinn verstanden wird. Das ist allerdings eine Illusion, weil die Zeit vergeht – ob wir wollen oder nicht. Wir können nur den Umgang mit Zeit besser gestalten. Die Königsdisziplin des Zeitmanagements ist, Prioritäten zu setzen. Dabei gibt es zwei wichtige Kriterien: Die Unterscheidung von „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Aber das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig. Das gilt auch für Therapeuten.

Woher weiß ich, was wichtig und was dringlich ist?

Das Hauptproblem ist die Tyrannei der Dringlichkeit. Damit meine ich, jeder will alles sofort: Der Patient braucht heute noch einen Termin, der Mitarbeiter jetzt sofort eine Entscheidung, der Arzt am liebsten gestern den Therapiebericht. Der, der am lautesten brüllt, wird meistens zuerst erhört und bekommt das, was er will. Aber war diese Aufgabe auch die wichtigste für den Praxisinhaber? Ich gebe Ihnen noch ein Beispiel: Wenn Sie an eine Unfallstelle kommen und sehen einen Menschen blutüberströmt und Hilfe schreiend umherlaufen und einen Menschen reglos im Straßengraben liegen, um wen kümmern Sie sich zuerst? Der, der noch schreien kann, ist nicht in Lebensgefahr, aber der, der sich nicht mehr regt, muss vielleicht reanimiert werden. Genauso kann man das auch im Praxisalltag unterscheiden.

Also soll man sich nicht verrückt machen lassen?

„Ich sollte immer meinen Kurs kennen und wissen, wohin ich segeln will.“

Der entscheidende Punkt ist, dass wir uns unnötig stressen lassen, uns verrückt machen und unter Druck setzen. Jeder hält das, was er gerade tut, für das wichtigste Thema. Wir sind viel zu sehr reaktiv von anderen abhängig, denn der ganze Stress und die Dringlichkeit hängen immer mit anderen Personen zusammen. Wenn nicht irgendeiner schreien würde, ein Patient, ein Mitarbeiter oder auch ein Familienmitglied, wäre es ja nicht dringend. Deshalb müssen wir zwischen unserer Um- und Mitwelt mehr Balance herstellen. Setzen Sie Ihre eigenen Prioritäten und regeln Sie Ihre Aufgaben proaktiv und nicht reaktiv. Achten Sie darauf, eine Ausgewogenheit mit der Zeit herzustellen, sonst sind Sie schnell das Opfer, sind gestresst und dann bleiben die eigenen Dinge auf der Strecke.

Welche Rolle spielt Planung beim Zeitmanagement?

„Plan“ hat im Deutschen oft einen negativen Beigeschmack. Viele denken dabei an einen minutiösen Stundenplan, wie zum Beispiel bei der Bundesbahn. Um 9:10 Uhr mache ich dies, um 9:32 Uhr das und um 10:04 erledige ich das. So ein Plan ist vollkommen unrealistisch. Plan heißt schlicht und einfach: carpe diem, nutze den Tag, und mache dir erst einmal eine Prioritätenliste. Eigentlich ist das sehr simpel, aber viele scheitern daran. Mit dem Wichtigsten anfangen. Wenn sich im Laufe des Tages die Prioritäten verändern, dann verändern sich auch die Aufgaben – immer nach der Wichtigkeit. So stellt man sicher, dass man immer zu jeder Zeit das Bestmögliche tut.

Wie und wann mache ich diese Prioritätenliste?

Ich empfehle, die Prioritätenliste immer schriftlich zu machen. Ob nun auf dem Papier oder elektronisch notiert, das ist letztlich egal. Wichtig ist, es zu tun und dann mit dem Wichtigsten anzufangen. Das Aufschreiben dauert nur ein paar Minuten. Der beste Zeitpunkt dafür ist der Abend zuvor. So hat das Unterbewusstsein genug Zeit, sich mental auf das Wichtigste einzustimmen. Das können auch Therapeuten machen, die nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen.

Wie kann man sicherstellen, dass die eigene Planung auch umgesetzt wird?

Die Grundregel lautet: erstens kommt es anders und zweitens als man denkt. Deshalb: Verplanen Sie nicht Ihre ganze Zeit. Ich empfehle als Einstiegs-Daumenregel 50 Prozent der Zeit einzuplanen. Das sind Erfahrungswerte, denn viele Dinge dauern doppelt so lange als man es geplant hat. Wenn ein Therapeut zum Beispiel einen Hausbesuch plant, der mit dem Auto nur zehn Minuten entfernt liegt, dann sollte er nicht zehn sondern zwanzig Minuten früher losfahren. Denn auf dem Weg kann ihn eine neue Baustelle aufhalten, eine Polizeikontrolle oder der Tank ist leer. Planen Sie Ihre Zeit also realistisch.

Wie wichtig ist es, das Ziel meines Plans zu kennen?

Das ist wie beim Segeln: den Wind kann ich nicht beeinflussen aber ich kann entscheiden, wie ich die Segel setze. Darauf kommt es an: Ich sollte immer meinen Kurs kennen und wissen, wohin ich segeln will. Jeder sollte der Kapitän seines eigenen Lebensschiffes sein und proaktiv den Kurs steuern.

Vielen Dank für das Gespräch.

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