Abrechnungstipp: Behandlungsunterbrechungen richtig auf der Verordnung dokumentieren

Die Heilmittel-Richtlinie regelt das Thema Behandlungsunterbrechung in § 16 Abs. 3 sehr eindeutig: „Wird die Behandlung länger als 14 Kalendertage unterbrochen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.“ Davon ausgenommen sind Maßnahmen der podologischen Therapie.

Es gibt jedoch Ausnahmen, durch die trotz des Überschreitens der 14 Kalendertage-Frist die Gültigkeit der Verordnung erhalten bleibt. Auf entsprechende Regelungen haben sich auf Bundesebene sowohl die Physio- als auch die Ergotherapeuten sowie Stimm-, Sprech- und Sprachtherapeuten in den Rahmenverträgen nach § 125 SGB V geeinigt.  Demnach werden Krankheit, Ferien/Urlaub oder auch therapeutisch indizierte Unterbrechungen ausdrücklich als Beispiel genannt, immer mit einem Verweis auf die jeweiligen Rahmenverträge.

Behandlungsunterbrechung kann man heilen

Wichtig dabei ist, dass Behandlungsunterbrechungen, die länger als 14 Kalendertage dauern, durch Arztbestätigung zu heilen sind. Diese Abstimmung mit dem behandelnden Arzt wird in vielen Rahmenverträgen sogar ausdrücklich erwähnt. Am einfachsten ist es, wenn der Arzt per Fax bestätigt, dass die Fortsetzung der Therapie aus medizinischen Gründen trotz der Unterbrechung von ihm gewünscht wird.

vdek-Rahmenverträge genau studieren

Die für die jeweilige Praxis gültigen Rahmenverträge unterscheiden sich nach Fachrichtung (Ergo-, Logo- und Physiotherapie), nach Kasse bzw. Kassenart und oft auch zusätzlich nach Bundesland. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie sich die für die eigene Praxis relevanten Verträge ausdrucken und auf Unterbrechungsregeln prüfen.

Ein Beispiel: Angenommen eine Physiotherapiepraxis in Niedersachsen behandelt einen DAK-Versicherten und hat die Therapie für fünf Wochen unterbrochen. Dann hilft ein Blick in den Rahmenvertrag der Physiotherapeuten mit dem Verband der Ersatzkassen (vdek). Dort werden Kürzel vorgegeben, mit denen sich sogar diese recht lange Fristüberschreitung begründen lassen (siehe Box).

Etwas anders sieht es bei Ergotherapeuten und Logopäden aus. In den vdek-Rahmenverträgen gibt es zwar ähnliche Regeln, allerdings mit einer Begrenzung auf 28 Kalendertage. Dauert die Behandlungsunterbrechung länger, muss der Arzt diese schriftlich bestätigen.

Krankenkassen haben unterschiedliche Regeln

Um es noch ein bisschen komplizierter zu machen, sind in den Verträgen anderer Kassen, etwa die der AOK, wiederum andere Regelungen bezüglich der Behandlungsunterbrechungen zu finden. Kommen wir noch einmal zu unserem Beispiel zurück, die Physiotherapiepraxis in Niedersachsen. Erfolgt die Behandlung eines Patienten der AOK-Niedersachsen, verrät ein Blick in den Rahmenvertrag mit der AOK, dass in Ausnahmefällen maximal 19 Tage Unterbrechung aus therapeutischen Gründen oder Krankheit geheilt werden können. Bei Ferien gilt diese 19 Tage-Frist nur bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls.

Logopäden müssen zwar ähnliche Regeln befolgen wie die Physiotherapeuten, können aber nur zwei Mal je Verordnung länger unterbrechen. Dafür beträgt die Frist 21 Tage. Ergotherapeuten können hingegen so oft und so lange unterbrechen, wie sie wollen. Die Dokumentation erfolgt wie beim vdek. Einzige Voraussetzung: Sie müssen sicherstellen, dass das Therapieziel durch die Unterbrechung nicht gefährdet ist.

Doch Vorsicht:  Die Regelungen der AOK unterscheiden sich nicht nur je nach Fachrichtung, sondern auch nach Bundesland. Im Gegensatz zu den sehr detaillierten Regeln der AOK Niedersachsen, gilt im Gebiet der AOK Plus (Thüringen/Sachsen) etwa für alle Fachbereiche dieselbe Regel: Mit Kürzeln können die Therapeuten längere Unterbrechungen heilen – so oft sie wollen und ohne Einschränkung in der Dauer.

Checkliste für die Praxis erstellen

Heilen Sie längere Behandlungsunterbrechungen nicht, kürzt Ihnen die Kasse alle Therapien, die nach der Unterbrechung stattgefunden haben. Und das wäre wirklich unnötig.  Daher unser Tipp: Erstellen Sie eine Checkliste, aus der hervorgeht, bei welcher Kasse man mit welchen Kürzeln längere Behandlungsunterbrechungen selbst korrigieren kann und wann man dazu die Unterschrift und den Stempel des behandelnden Arztes benötigt. Diese Checkliste hinterlegen Sie an der Rezeption.

Sie haben keine Lust, die Rahmenverträge zu durchforsten? Dann schauen Sie in den Shop von buchner.de. Dort finden Sie für jedes Bundesland und jeden Fachbereich einen Verordnungs-Check. Einfach in das Suchfenster VO-Check eingeben und dann den passenden Fachbereich auswählen.