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Datenschutz-Kolumne: Bewerbungen und Datenschutz

Von Rechtsanwalt Niels Köhrer

Haben Sie in letzter Zeit zufällig in einem Ordner auf Ihrem PC Bewerbungsunterlagen eines Bewerbers von vor zwei Jahren gefunden? Oder sind in einem Aktenordner noch alte Bewerbungsmappen, weil Sie damals dachten, der Bewerber passt zwar momentan nicht in das Profil der Praxis, möglichweise aber später?
Datenschutz-Kolumne: Bewerbungen und Datenschutz

Sollte Ihnen dies bekannt vorkommen, dann ist es an der Zeit sich mit dem Thema ausführlicher zu beschäftigen. Auch die Aufsichtsbehörden – zum Beispiel das Bayerische Landesamt für Datenaufsicht – kontrollieren teilweise schon gezielt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren.

Die rechtliche Komponente ist durchaus komplex und es gilt einiges zu beachten. Trotzdem möchte ich in aller Kürze versuchen die wichtigsten Punkte aus Datenschutz-Sicht anzusprechen:

  • Löschen Sie die Bewerberdaten, wenn ein Bewerber nicht in Frage kommt. Dies sollte nach ca. sechs Monaten (nach Ablehnung) geschehen, da der Bewerber theoretisch in der Zeit einen Anspruch aus dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend machen kann.
  • Achten Sie darauf, dass nur diejenigen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen bekommen, die auch direkt mit der Stellenbesetzung befasst sind.
  • Wollen Sie die Bewerbungsunterlagen länger als sechs Monate aufbewahren, dann brauchen Sie dafür eine (schriftliche) Einwilligung des Bewerbers.
  • Auch der Bewerber muss darüber informiert werden, wie seine Daten verarbeitet werden, Stichwort Datenschutzerklärung.
  • Das Bewerbungsverfahren muss ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden.
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