Ausstellungsdatum einer Heilmittelverordnung richtig ändern lassen

Das Ausstellungdatum einer Heilmittelverordnung ist ein wichtiger Punkt auf dem Muster 13. Denn sowohl der Behandlungsbeginn als auch in der Logopädie die Laufzeit der Verordnung hängen unmittelbar vom Ausstellungsdatum ab. Deswegen werden Ausstellungsdaten immer mal wieder geändert. Das machen die verordnenden Ärztinnen und Ärzte aber oft leider falsch. Wir zeigen Euch, worauf Ihr achten müsst.

Zu später Behandlungsbeginn macht VO ungültig

Wenn das Ausstellungsdatum der Heilmittelverordnung nicht stimmt, dann ist die betreffende Verordnung ungültig und wird in der Regel vollständig abgesetzt. Das geht manchmal schneller als man denkt, denn

• innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung der Verordnung muss die Behandlung begonnen werden und
• bei „dringlichem Behandlungsbedarf“ muss die Behandlung sogar innerhalb von 14 Kalendertagen starten.

Wenn die erste Behandlung nicht innerhalb dieser 14- bzw. 28-Tage-Frist liegt, ist die Verordnung ungültig und wird von den Kassen nicht erstattet, also vollständig abgesetzt.

Fehlendes Ausstellungsdatum kann nachgetragen werden

Ähnlich problematisch ist das Fehlen eines Ausstellungsdatums. Denn ohne Ausstellungsdatum darf die Behandlung eigentlich nicht begonnen werden. Allerdings sehen die Vereinbarungen zwischen Kassen und Heilmittelverbänden vor, dass ein fehlendes Ausstellungsdatum bis zur Abrechnung nachgetragen werden kann. Ist die Verordnung allerdings ohne Ausstellungsdatum in die Abrechnung gegangen, wird die Verordnung vollständig und endgültig abgesetzt.

Änderungsdatum nicht vergessen

Der verordnende Arzt hat die uneingeschränkte Möglichkeit, das Ausstellungsdatum seiner Verordnung zu ändern. Das wird auf der Vorderseite der Verordnung gemacht. Das alte Datum wird durchgestrichen, das neue Ausstellungsdatum ergänzt und mit Unterschrift und Änderungsdatum vom Arzt bestätigt. Das ergibt sich den Vorgaben der Heilmittel-Richtline und den Anlagen 3 zu den Versorgungsverträgen: „Änderungen und Ergänzungen einer Ärztin oder eines Arztes bedürfen einer erneuten Unterschrift der Ärztin oder des Arztes mit Datumsangabe neben der fehlenden/falschen Angabe.“

Wer sich jetzt fragt, wie viele Datumsangaben auf einer so geänderten Verordnung stehen müssen, damit sie gültig ist, kann noch einmal mitzählen:

• ursprüngliches Ausstellungsdatum (jetzt durchgestrichen) – eins
• neues Ausstellungsdatum – zwei
• und Datum der Änderung, an dem der Arzt das Ausstellungsdatum geändert hat – drei.

Die Pflicht der Ärztin bzw. des Arztes, jede Änderung auf der Verordnung mit einem Änderungsdatum zu versehen, führt im Falle der Änderung des Ausstellungsdatum zu leichtem Datums-Wirrwarr. Für die Praxis ist es wichtig, dass das neue Ausstellungsdatum zum Datum der ersten Behandlung passt UND dass das Datum der Änderung durch den Arzt ebenfalls vor dem ersten Behandlungstermin liegt.

Keine Korrektur des Datums nach Abrechnung möglich

Selbstverständlich kann die Änderung durch Arzt oder Ärztin handschriftlich erfolgen, gern auch per Fax, und muss nicht auf der Originalverordnung vorgenommen werden. In den Vereinbarungen zwischen Kassen und Heilmittelverbänden ist festgehalten, dass ein fehlendes Ausstellungsdatum nach der Abrechnung nicht korrigiert werden kann. Also aufpassen, dass das Ausstellungsdatum immer vor der Abrechnung ergänzt/ korrigiert wird.

Handschriftliche Korrektur auch bei Blankoformularbedruckung möglich

Verordnungen mit handschriftlicher Änderung des Verordnungsdatums, die im Rahmen der Blankoformularbedruckung (Muster 13E) erstellt worden sind, werden von einigen Kassen mit Hinweis auf Anlage 3 der Versorgungsverträge gekürzt. Dort heißt es, dass bei solchen Verordnungen eine nachträgliche Korrektur nicht möglich sei. Ärzt:innen müssten folglich einen neuen Ausdruck erstellen. Das ist falsch!

Richtig ist, dass Ärztinnen und Ärzte auch bei Verordnungen, die mittels Blankoformularbedruckung (BFB) erstellt wurden (Muster 13E), das Ausstellungsdatum handschriftlich, so wie oben beschrieben, ändern können. Darüber sind sich auch KBV und die zuständigen Fachabteilung des GKV-Spitzenverbandes einig. Das muss vielleicht noch bei einigen Abrechnungsdienstleistern der Krankenkassen durchsickern, in solchen Fällen also unbedingt Widerspruch einlegen.

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