Ach Du schöne Ferienzeit – Sieben Tipps für eine gute Urlaubsübergabe

Im Juni beginnen in einigen Bundesländern schon die Sommerferien. Dann fahren auch viele Eurer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Schulkindern in den Urlaub. Habt Ihr in Eurer Praxis gute Regelungen für die Urlaubsübergabe? Wir haben einige Tipps gesammelt, damit das Team während der Ferien nicht unnötig ins Schwitzen gerät und der Praxis-Alltag entspannt weiterlaufen kann. Isabelle hat zwei Wochen Mallorca gebucht - Sonne, Strand und Erholung. In dieser Zeit hat sie keine neuen Termine vergeben. Sie hat aber vergessen, dass sie für die Bestellungen von Desinfektionsmittel und Co. zuständig ist. Nun kommt es hier möglicherweise zu einem Engpass. Damit so etwas nicht passiert und auch kleine Aufgaben nicht untergehen, hier einige Tipps: Tipp 1: Offizielle Vertretungsregelungen festlegen Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Mitarbeitende sich vertreten können. Entweder hat jede/r Therapeut:in eine feste Person als Vertretung oder die Vertretungsregelung orientiert sich an den Aufgaben der Personen. Wenn Isabelle in den Urlaub geht und ihre Kolleg:innen einige ihrer Patientinnen und Patienten übernehmen sollen, ergibt es natürlich Sinn, jemanden mit den gleichen oder ähnlichen Qualifikationen zu bestimmen. Grundsätzlich sollte es immer mindestens zwei Personen im Team geben, die bestimmte Aufgaben übernehmen können. Ist Isabelle auch für den Verordnungscheck in der Praxis zuständig, muss sie eine Person vertreten können, die sich ebenso gut mit den Verträgen und Co. auskennt, wie Isabelle selbst. Das gilt auch für die Erste Hilfe und die Praktikantenbetreuung. Tipp 2: Zeit für die Übergabe einplanen Wer sich spontan einen Tag freinimmt, braucht nicht zwingend eine detaillierte Urlaubsübergabe. Für den zweiwöchigen Sommerurlaub ist aber eine gewisse Planung nötig. Fangt am besten mindestens zwei Wochen vor dem Urlaub damit an, Termine von Patient:innen umzuplanen, To-do-Listen zu schreiben und mit Eurer Vertretung zu sprechen. Eine rechtzeitige Übergabe ermöglicht der Vertretung, noch Rückfragen zu den übergebenen Aufgaben zu stellen. Auch Terminprobleme mit einzelnen Patientinnen und Patienten lassen sich mit etwas Vorlauf meist noch regeln. Tipp 3: To-do-Liste für die Vertretung schreiben Je detaillierter eine Übergabe stattfindet, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass alles glatt läuft. Notiert daher immer alle Aufgaben und seien sie noch so klein. Wenn die Vertretung selbst nicht im Thema ist, hilft es auch, einen kleinen Ablaufplan zu erstellen – z. B. wie und wo genau Bestellungen aufgegeben werden. So etwas ist auch bei kurzfristigen Ausfällen etwa wegen Krankheit sehr nützlich. Die Vertretung kann anhand einer To-do-Liste auch im stressigen Praxisalltag jederzeit schauen, ob sie noch alles im Blick und nichts vergessen hat. Tipp 4: Patient:innen übergeben oder absagen? Wenn Isabelle zwei Wochen auf Mallorca ist, kann sie natürlich in dieser Zeit keine Patient:innen einplanen. Ihren Patient:innen, die regelmäßig kommen, kann sie in der Behandlung einfach absagen. Bevor sie das macht, kann sie auch schauen, ob andere Therapeut:innen im Team Lücken im Kalender haben. Auch hier hilft es, eine feste Vertretung zu bestimmen, die ähnliche Qualifikationen hat wie Isabelle. So ist eine gleichwertige Versorgung der Patientinnen und Patienten in der Regel kein Problem. Ist Euer Terminkalender voll und das Team ausgelastet, wäre Gruppentherapie noch eine Option, um zu verhindern, dass zu viele Termine abgesagt werden müssen. Herr Meyer könnte vielleicht einmal seine Schlucktherapie mit Herrn Schmidt zusammen absolvieren. Vielleicht macht es den beiden älteren Herren sogar Spaß und sie wollen dauerhaft zusammenbleiben – für die Praxis wäre das wirtschaftlich ein positiver Nebeneffekt. Damit eine gute Vertretung möglich ist, siehe Tipp 5. Tipp 5: Vertretung muss auf alle Dokumente zugreifen können Wenn Kolleg:innen Termine von Isabelle übernehmen, müssen sie natürlich Einblicke in die Anamnese und Dokumentation der Patient:innen erhalten. Sorgt dafür, dass dies reibungslos möglich ist. Auch die Zugangsdaten für die Online-Bestellungen müssen vorliegen. Tipp 6: Tage nach dem Urlaub schon mal im Blick haben Da freut man sich wochenlang auf die Ferien und schon sind sie wieder vorbei. Wer seinen Urlaub gut übergeben hat, sorgt auch dafür, dass die Aufgabenliste nach dem Urlaub nicht gleich wieder überquillt. Trotzdem solltet Ihr Euch schon vor dem Urlaub einmal eine Liste mit den Dingen machen, die Euch am ersten Arbeitstag wieder erwarten, an die Ihr unbedingt denken müsst. Beispiel: Ersatztermin mit Klaus Himmel vereinbaren Zur Fortbildung xy anmelden Praktikumsbetreuung Lisa Schmidt vorbereiten Desinfektionsmittel bestellen Tipp 7: Urlaubsübergabe zur Pflichtaufgabe machen Wer in den Urlaub geht, sorgt dafür, dass alle Aufgaben übergeben worden sind. Das Team muss sichergehen können, dass keine unvorhergesehenen Dinge anfallen, die vermeidbar gewesen wären. Ihr als Praxisinhaber:innen legt fest, wie eine Urlaubsübergabe aussehen soll. In einem Teammeeting könnt Ihr dann die neuen Regelungen, Checklisten und Abläufe vorstellen und auch darauf hinweisen, dass eine Urlaubsübergabe nun Pflicht ist. Wichtig: Achtet darauf, dass die Dokumentation vor dem Urlaub immer auf dem neuesten Stand ist. Das hilft zum einen den Kolleg:innen, wenn sie etwas nachschauen müssen, aber auch Euch selbst. Denn nach dem Urlaub hat man die Infos wahrscheinlich nicht mehr im Kopf und vergisst, die Dokumentation zu aktualisieren. 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