Klartext reden – Ohne hätte, würde, könnte, müsste!

Was ist Kommunikation? Wenn wir es herunterbrechen: der Austausch von Informationen. Unter anderem über Sprache. Doch auch unsere Haltung zu etwas, unser Denken, unsere Meinung, kurzum unser Mindset spielt hier eine ganz entscheidende Rolle. Denn wir drücken gleichzeitig unsere Empfindung zu der Sache aus, über die wir sprechen. Machen sich hier Inkonsistenzen bemerkbar, kann die beabsichtigte Botschaft schnell flöten gehen. Du erreichst die gewünschte Wirkung, wenn Deine Worte klar und konsequent ausdrücken, was Du mitteilen möchtest. Wie geht das? Vergiss den Konjunktiv! Viele halten es für höflich, den Konjunktiv einzusetzen, insbesondere wenn sie Aufgaben zuweisen: „Könntest du vielleicht …?“ „Würdest du bitte …?“ Tatsächlich ermöglichen Formulierungen dieser Art Raum für Diskussion oder gar ein „Nein“. Der Konjunktiv wird dann nicht als Höflichkeit, sondern Unsicherheit wahrgenommen und erweist sich als wenig effektiv. An diesem Beispiel lässt sich die Wirkung vergleichen: „Könntest du vielleicht den Termin mit Patientin xy in den Kalender eintragen?“ Oder: „Bitte trage den Termin mit Patientin xy in den Kalender ein.“ Was davon wirkt verbindlicher, klarer? Und was ist mit der Höflichkeit? Wie Du siehst, ist sie auch ohne Konjunktiv gegeben. Hätte, würde, sollte, könnte, müsste und so weiter sind vor allem eins: unverbindlich. Zusammen mit „eventuell“ und „vielleicht“ schwächen sie Deine Aussage und verändern ihre Wirkung. Was denkst Du, wenn Du den folgenden Satz liest: „Wir müssten mal wieder Karteikarten bestellen.“ Hier ist erkennbar, dass Menschen den Konjunktiv nutzen und sich indirekt ausdrücken, um eine Wirkung zu erzielen. Das ist schnell missverständlich. Manche überhören Aufforderungen, die zwischen den Zeilen stecken. Übrigens heißt es ja, dass Männer solche indirekten Formulierungen schlichtweg wortwörtlich verstehen und nicht ins Handeln kommen. Willst Du, dass etwas getan wird, formuliere es konkret: „Wir brauchen neue Karteikarten. Wer übernimmt die Bestellung?“ Alternativ kannst Du eine Person direkt ansprechen und die Aufgabe zuweisen: „Wir brauchen neue Karteikarten. Bitte übernimm das, Sabine.“ Wenn Du nun noch eine Frist setzt, sorgst Du für absolute Klarheit, wer was bis wann erledigen muss. Kurztipp: Liefere Begründungen, damit Deine Gesprächspartner:innen nicht interpretieren müssen. Denn sonst sind Missverständnisse vorprogrammiert. Statt „Können wir heute meine Agendapunkte vorziehen?“ sagst Du bei einem Teammeeting: „Können wir heute meine Agendapunkte vorziehen? Ich habe gleich einen wichtigen Gesprächstermin mit unserer IT-Dienstleisterin, möchte aber auf jeden Fall Eure Meinung hören“. Botschaften, die ankommen Damit Kommunikation erfolgreich ist, ist es nötig, dass Du zum einen Deinen Gesprächspartner richtig verstehst und zum anderen selbst so kommunizierst, dass Dein Gegenüber Deine Botschaft versteht – und zwar so, wie sie gemeint ist. Dabei helfen diese Tipps: Tipp 1: Achte auf Übereinstimmung von Wort und Körperhaltung Stimmen Deine Worte nicht mit Deiner Mimik, Gestik oder Körperhaltung überein, können Misstrauen oder Unsicherheit beim Gegenüber entstehen. Sende also übereinstimmende sprachliche und körperliche Signale. Sei authentisch, unterstreiche mit Deiner Körperhaltung selbstbewusst das, worum es Dir gerade geht. Tipp 2: Höre aktiv zu und zeige Interesse Konzentriere Dich auf Dein Gegenüber und höre genau zu. Wiederhole Gesagtes, fasse zusammen und frage nach. Wende Dich Deiner Gesprächspartnerin körperlich zu und zeige auf diese Weise Dein Interesse. Halte zum Beispiel direkten Blickkontakt und stehe aufrecht, nicht krumm oder abgewandt. Das heißt auch: keine Hände in den Hosentaschen, keine vor der Brust verschränkten Arme. Tipp 3: Versetze Dich in Dein Gegenüber Zeigst Du Dich empathisch und verständnisvoll, kann Dein Gegenüber viel besser annehmen, was Du sagst – besonders wenn Du etwas einforderst. Respekt ist selbstverständlich. Wenn Du Dich wertschätzend verhältst, fällt es Deinem Gesprächspartner zum Beispiel leichter, ein „Nein“ zu akzeptieren. Tipp 4: Halte Dich kurz und komme direkt zur Sache Rede nicht lange um den heißen Brei herum. Denn damit würdest Du den Anschein erwecken, dass Du Deiner Sache nicht sicher bist oder Dir die Situation unangenehm ist. Souverän und selbstbewusst bist Du, wenn Du ganz konkret und so kurz wie möglich erklärst, worum es Dir geht. Ich-Botschaften Ich-Botschaften sind das geeignete Feature für kritische Äußerungen. Du drückst mit ihnen ganz klar Deine eigene Wahrnehmung, Deine Gefühle und Wünsche für die Zukunft aus. Gerade wenn es um Kritik geht, vermeidest Du durch die Ich-Perspektive, dass sich Dein Gegenüber angegriffen fühlt und in den Widerstand geht. Du wirfst also Deiner Kollegin beispielsweise nicht vor: „Nie kann man sich auf Dich verlassen.“ Stattdessen sagst Du: „Mir fällt auf, dass Du Deine Zusagen nicht einhältst (Deine Wahrnehmung). Das ärgert mich (Deine Gefühle). Bitte sage in Zukunft nur noch Dinge zu, die Du wirklich einhalten kannst (Wunsch für Zukunft).“ So kommunizierst Du selbstbewusst Nochmal: Komme direkt zur Sache und sage nur das, was nötig ist. Vermeide Füllwörter wie „halt”, „eben”, „irgendwie”, „sozusagen”, „quasi” usw. Sie haben kaum oder keinen Aussagewert und lassen Dich unsicher erscheinen. Triff klare Aussagen. Relativiere sie nicht durch „vielleicht“, „vermutlich“, „womöglich“ oder „wohl“. Wäge die inhaltliche Wortbedeutung und -wirkung ab. Sei persönlich und nutze kein „man“. In der Regel kannst Du die passende Person oder Personengruppe benennen, etwa „ich“, „wir“, „unser Team“, „Kai an der Rezeption“, „Patientin Wilma Wunderlich“. „Man“ eignet sich für allgemeine Aussagen. Formuliere im Aktiv, denn es ist verbindlich und klar adressiert. Statt beispielsweise „Es wäre prima, wenn das umgesetzt wird.“ sagst Du einfach: „Prima, wenn Du das künftig umsetzt“. Oder statt „Dann sollte mit der Ausarbeitung eines Behandlungsvertrags begonnen werden.“ sagst Du: „Dann beginnst Du mit der Ausarbeitung …“ So kommunizierst Du positiv Bleibe bei Dir und auch in herausfordernden Situationen freundlich. Formuliere positiv und verzichte auf „nicht“ und „keine“, soweit möglich. Denn diese Wörtchen zeigen nur, was nicht geht/klappt/gemacht werden kann usw. Du willst aber lösungsorientiert zeigen, wie es geht/klappt/gemacht werden kann. Tipp: Das lässt sich üben. Wende Formulierungen einfach ins Gegenteil. Statt „Du musst keine Zeit mehr aufwenden für das nervige xy …“, sagst Du: „Wenn Du xy lässt, gewinnst Du Zeit für …“ Vermeide „Un-Wörter“, denn damit beginnen in der Regel negative Wörter wie Unbehagen, Unwille, ungenau, unwohl, unfreundlich und unsicher. Schon das „un-” erzeugt negative Assoziationen. Lass negative Wörter weg, etwa „problematisch“, „aufwändig“, „mühevoll“, „schwierig“. Ausnahme: Die Textaussage erfordert das Wort. Ergänze Deine Aussagen möglichst um positive Attribute. Dazu gehören: effektiv, erfolgreich, aussichtsreich, gut, spannend, schnell, einfach, ideenreich, gewinnbringend, hilfreich, genial, optimal, ideal, perfekt, großartig, spaßbringend, frisch, lösungsorientiert, zielführend, kompetent, hochwertig usw. Kurztipp: „Aber“ relativiert vorher Gesagtes. Ersetze es durch „und“, teste die Wirkung. Beispiel: „Das war gut, aber …“. Besser: „Das war gut, und ich finde es klasse, wenn Du jetzt noch …“.