Liquidität in den Griff bekommen – mit einem guten Liquiditätsmanagement

Die verzögerten Geldeingänge sorgen dafür, dass Einnahmen und Ausgaben zwar auf dem Papier gut aussehen, aber auf dem Praxiskonto ein Ungleichgewicht entstehen kann. Um einen Überblick darüber zu behalten, wann Ihr mit welchem Geldfluss rechnen könnt, ob sich Eure Leistungen auch lohnen, und ob Ihr am Ende des Jahres erfolgreich gewirtschaftet habt, solltet Ihr langfristig dafür sorgen, dass Euer Konto immer gedeckt ist. Das geht so: Das Ziel einer Liquiditätsplanung ist, dass Ihr immer genügend Geld auf Eurem Konto habt, um laufende und nicht aufschiebbare Kosten decken zu können. Das gelingt mit einem Fahrplan zum Liquiditätsmanagement: Erstellt eine Übersicht über die zu erwartenden Erlöse und Kosten in den kommenden 12 Monaten (Rentabilitätsplan) – siehe Schritt 1. Legt fest, wann welche Erlöse und Kosten fließen und stellt auf, welche Zu- und Abflüsse nicht in dem Rentabilitätsplan enthalten sind, wie Steuervorauszahlungen, Unternehmerlohn usw. (Liquiditätsplan) – siehe Schritt 2. Entwickelt Maßnahmen, wie Ihr die Liquidität verbessern könnt, z. B.: Umsätze steigern Zufluss beschleunigen Kosten reduzieren Geldabfluss verzögern (Zahlungsaufschub vereinbaren) Zusätzlichen Zufluss ermitteln Hinweis: Eine Liquiditätsplanung ist natürlich nicht nur wichtig, um langfristig in den schwarzen Zahlen zu bleiben, sondern auch dafür, um erwirtschaftete Gewinne gut anzulegen bzw. zu verplanen. Sie sind zum Beispiel wichtig für Eure private Altersvorsorge, für eventuelle Gehaltserhöhungen Eurer Mitarbeiter: innen oder auch für Investitionen wie neue Behandlungsliegen. Die folgenden Tabellen findet Ihr zum Download unter: www.up-aktuell.de/liquiditaet Schritt 1 | Rentabilitätsplan erstellen Die Tabelle zeigt einen Rentabilitätsplan, in den Ihr Eure eigenen Daten eintragen könnt. Die Tabelle findet Ihr unter www.up-aktuell.de/liquiditaet zum Download. In die gelben Felder gebt Ihr die Werte ein, die für Eure Praxis gelten. In den Zeilen 1 bis 3 werden die zu erwartenden Einnahmen aufgelistet. Dabei errechnet Ihr einen Jahresumsatz (Zeile 2). Dieser kann auf den Zahlen des Vorjahres beruhen, aber berücksichtigt immer eventuelle Preiserhöhungen. Ihr könnt den erwarteten Umsatz auch ausrechnen. Dann legt Ihr fest, wie viel Prozent dieses Jahresumsatzes Ihr in welchem Monat erwartet (Zeile 2a). Es gibt in der Regel umsatzstarke und umsatzschwächere Monate. So ist rund um Weihnachten Eure Praxis vielleicht geschlossen, in den Sommerferien sind viele Mitarbeiter:innen im Urlaub und auch Terminabsagen von Patient:innen häufen sich. In Zeile 3 sind dann die Erlöse des jeweiligen Monats entsprechend der prozentualen Verteilung aufgeführt. Ab Zeile 4 werden die Ausgaben aufgelistet, die die Praxis betreffen. Wichtig: Hier geht es nur um die Betriebsausgaben und nicht um Eure privaten Kosten wie Unternehmerlohn, Einkommenssteuer und private Altersvorsorge. Zu Betriebskosten gehören beispielsweise die Mitarbeitergehälter, die Praxismiete samt Nebenkosten, Kosten für Fortbildungen, aber auch Zinsaufwendungen für Kredite. Hinter Kosten der Warenabgabe verbergen sich die Kosten, die Euch entstehen, wenn Ihr mit freien Mitarbeiter:innen arbeitet. Reminder: Tätigt Ihr eine große Investition und kauft beispielsweise in 2025 für 30.000 Euro neue Behandlungsliegen und Trainingsgeräte, könnt Ihr diese 30.000 Euro nicht auf einen Schlag als Ausgaben verbuchen. Ihr müsst diese zum Beispiel über zehn Jahre abschreiben. Pro Jahr sind das also 3.000 Euro, die Ihr in Eurer Bilanz als Kosten aufführen könnt – oder 250 Euro im Monat. Hinweis: Ihr könnt Euch die Zahlen des Vorjahres zur Orientierung heranziehen. Beachtet aber, dass es Veränderungen sowohl auf der Einnahmen- als auch auf der Ausgabenseite geben kann. Die Strompreise können steigen, ein neuer Mitarbeiter fängt in Eurer Praxis an, es gab eine Preiserhöhung für GKV-Behandlungen oder Ihr erhöht Eure Privatpreise. Diese Änderungen müsst Ihr dann natürlich in der Planung berücksichtigen. Das Betriebsergebnis Das Betriebsergebnis zeigt Euren Gewinn an. Das ist das Geld, was Ihr versteuern müsst. Daraus bezieht Ihr schließlich auch Euren Unternehmerlohn, Euer Einkommen. Die Steuer zahlt Ihr in der Regel als Vorauszahlung an das Finanzamt. Läuft Eure Praxis besser als erwartet, kann es sein, dass Ihr Einkommenssteuer nachzahlen müsst. Daher solltet Ihr monatlich immer mindestens 30 Prozent Eures Gewinns zur Seite legen. Davon leistet Ihr dann Eure Einkommenssteuervorauszahlungen und legt den Rest automatisch für eventuelle Nachzahlungen zur Seite. In diesem Beispiel hat die Praxis einen Gewinn von 239.152 Euro erzielt. Von diesem Gewinn geht aber jetzt noch einiges ab, wie Ihr in dem Liquiditätsplan später sehen könnt: Unternehmerlohn, Rücklagen für die Praxis, Altersvorsorge usw. Um eine Praxis erfolgreich führen, gute Gehälter zahlen und auch in Zukunft wirtschaftlich arbeiten zu können, ist es wichtig, dass Eure Praxis einen ausreichenden Gewinn erzielt. Schritt 2 | Liquiditätsplan entwickeln Mithilfe der Zahlen, die Ihr in Eurem Rentabilitätsplan errechnet habt, könnt Ihr nun schauen, wie es um die Liquidität der Praxis Monat für Monat bestellt ist. 1. Einzahlungen: In Zeile 1 seht Ihr die Geldeingänge, die in dem jeweiligen Monat auf dem Praxiskonto erscheinen. Im Januar und Februar geht das Geld ein, das Ihr im November und Dezember des Vorjahres erwirtschaftet habt. Wir können sehen, dass die Einnahmen im November höher waren als die im Dezember. Das kann zum Beispiel an der Weihnachtszeit liegen. Außerdem gilt der November als umsatzstarker Monat. Diese Zahlen tragt Ihr einfach per Hand in die Tabelle ein. Die nachfolgenden Werte zieht sich die Tabelle automatisch aus dem Rentabilitätsplan – und zwar in diesem Fall immer mit zwei Monaten Verzug. Denn so lange dauert es häufig, bis das Geld für die von Euch erbrachten Leistungen auf Eurem Konto ankommen. 2. Auszahlungen: Die Gesamtausgaben der Praxis sind in der Regel jeden Monat gleich hoch, sofern Ihr keine Extra-Ausgaben wie Handwerkerkosten usw. einplant. Nun kommen jedoch noch die privaten Ausgaben hinzu, die die Liquidität Eurer Praxis beeinflussen. So zahlt Ihr Euch einen Unternehmerlohn aus (Privatbedarf), Ihr bildet Rücklagen für die Altersvorsorge, müsst Einkommenssteuervorauszahlungen leisten und Rücklagen für die Praxis bilden. All diese Posten gehen noch einmal vom Konto ab. 3. Kontostand: Am Ende zieht Ihr nun Eure Geld- ausgänge von den Geldeingängen ab. In Zeile 11 sehen wir, dass das Konto am Anfang des Monats ein Guthaben von 6.789 Euro aufwies. Da die Praxis im Januar ein Plus von 4.743 Euro verzeichnet, liegt der Kontostand am Ende des Monats bei 11.532 Euro. Das zeigt: Die Praxis ist liquide und kann alle Kosten problemlos decken. Blickt Ihr nun auf den Februar und März, seht Ihr, dass die Geldabflüsse die Geldeingänge überstiegen, wodurch das Guthaben auf dem Konto schrumpft. Das liegt im März unter anderem an der Steuervorauszahlung, die Ihr in der Regel quartalsweise leisten müsst. An diesem Beispiel sehen wir nun, wie wichtig die Liquiditätsplanung ist. Denn der Überschuss, der im Januar auf dem Konto liegt, wird für die beiden kommenden, etwas schwächeren Monate benötigt. Mithilfe dieser Tabelle könnt Ihr also sehen, was in den folgenden Monaten auf Euch bzw. die Praxis zukommt und so Eure Liquidität sichern. Diese Zahlen beruhen natürlich in der Regel auf Schätzungen, aber sie helfen trotzdem, den Überblick zu behalten. In der folgenden Abbildungen könnt Ihr sehen, wie sich der Kontostand am Ende eines jeden Monats unterscheiden kann. Je nachdem, wie viele Verordnungen Ihr in den vorherigen Monaten abgerechnet habt und wie viele davon die Krankenkassen vergüten, habt Ihr mal mehr und mal weniger Geldeingänge auf Eurem Praxiskonto zu verzeichnen. Schritt 3 | Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung in der Praxis etablieren Zu Beginn müsst Ihr Euch einmal die Arbeit machen und einen Rentabilitäts- und einen Liquiditätsplan für Eure Praxis von Grund auf erstellen. Sprich: Ihr müsst eine Tabelle anlegen oder Euch unsere Vorlage herunterladen und ausfüllen. Wichtig ist, dass Ihr dann einmal im Monat die Zahlen überprüft und entsprechend anpasst. Richtet Euch am besten jeden Monat einen festen Termin dafür ein. So bleiben die Planungen immer auf dem neuesten Stand und Ihr habt für das kommende Jahr schon eine gute Basis. Die Planung solltet Ihr immer für ein gesamtes Jahr vorliegen haben. Im November 2024 sollte daher die Planung für das gesamte Jahr 2025 stehen. Hinweis: Auf der Grundlage der Planungen könnt Ihr schließlich auch entsprechende Investitionspläne tätigen oder Entscheidungen treffen. Ein Mitarbeiter möchte mehr Gehalt? Ihr bräuchtet neue Therapiematerialien? Die Wände müssten mal wieder gestrichen werden? Ein Blick in die Planung zeigt, ob und wann diese Ausgaben möglich sind. Wenn Ihr Unterstützung bei einer Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung benötigt, findet Ihr hier Informationen für eine individuelle Beratung: www.buchner.de/academy/angebot/individuell/ Diese Artikel gehören ebenfalls zum Themenschwerpunkt "Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung": Übersicht Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung Rentabilität versus Liquidität: Das ist der Unterschied Ab dem 29. August: Minutenpreise kennen und Umsätze steigern Mitarbeiterumsätze und -kosten berechnen