Start der E-Rechnung: Die Antworten auf Eure häufigsten Fragen

Seit 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Das hat bei vielen Praxisinhaber:innen Fragen aufgeworfen. Die häufigsten haben wir hier gesammelt und geben Euch Antworten. Muss ich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen annehmen? Ja, alle Unternehmen, also auch Heilmittelpraxen, müssen seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können, auch Kleinunternehmer. B2B steht für Business-to-Business, also Transaktionen zwischen Unternehmen. Dienstleister, etwa Euer Stromanbieter, könnten Euch also in Zukunft ihre Rechnungen als E-Rechnung schicken. Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nein, auch wenn eine Rechnung, die elektronisch per PDF statt ausgedruckt auf Papier versendet wird, häufig E-Rechnung genannt wird, ist damit nicht die E-Rechnung, wie sie seit dem 1. Januar 2025 gilt, gemeint. Wenn wir hier von einer E-Rechnung, also einer elektronischen Rechnung sprechen, ist damit eine digitale Form der Rechnung gemeint, die bestimmte Standards erfüllt und somit eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Form der Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie unterscheidet sich von einer herkömmlichen Rechnung in Papierform oder einem einfachen PDF-Dokument dadurch, dass sie eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Was sind XRechnung und ZUGFeRD? XRechnung und ZUGFeRD sind Beispiele für ein standardisiertes Format für E-Rechnungen. Bei XRechnung wird die Rechnung ausschließlich als maschinenlesbare XML-Datei erstellt. Wie es aussieht, wenn Ihr eine solche Datei in einem normalen Textverarbeitungsprogramm öffnet, seht Ihr im Bild oben. ZUGFeRD ist ein weiteres in Deutschland häufig genutztes Standardformat für E-Rechnungen. Hier besteht die E-Rechnung aus zwei Teilen, einem Dokument (z.B. PDF), das ganz normal gelesen werden kann, und darin eingebettet eine maschinenlesbare XML-Datei. Diese enthält alle Daten, die für eine automatisierte Verarbeitung nötig sind. Was kann ich tun, wenn ich eine Rechnung nur als XML-Datei erhalte und sie nicht lesen kann? In diesem Fall habt Ihr zwei Möglichkeiten. Ihr könnt Euren Dienstleister darum bitten, Euch die Rechnung auch nochmal in einer normal lesbaren Form zu schicken, zum Beispiel als PDF. Dazu sind Unternehmen aber nicht verpflichtet. Außerdem könnt Ihr ein kostenfreies Onlinetool nutzen, um die XML-Datei lesbar zu machen. Ein solches Tool findet Ihr zum Beispiel hier: https://xrechnung.rib.de. Was muss ich tun, um eine E-Rechnung empfangen zu können? Gar nicht viel. Als Minimum reicht es schon, ein E-Mail-Postfach zu haben. Wenn Ihr das Postfach als Archiv für die Rechnungen nutzt, achtet darauf, dass es nicht so eingestellt ist, dass E-Mails nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Denn wie bei anderen Rechnungen auch, gilt für E-Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die E-Rechnung muss dabei unveränderbar und in ihrer ursprünglichen Form vorliegen. Außerdem wichtig: Die eingehenden E-Mails sollten auf Schadsoftware geprüft werden, die sich in den XML-Dateien verstecken könnte. Muss ich seit dem 1. Januar 2025 meine Rechnungen als E-Rechnung verschicken? Nein, denn bis Ende 2026 gilt eine Übergangsregelung. Bis dahin können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung (Papier, PDF, …) auszustellen. Und auch danach gelten für den verpflichtenden Versand von E-Rechnungen noch folgende Ausnahmen, die auf sehr viele Heilmittelpraxen zutreffen dürften: Die oben genannte Übergangsfrist verlängert sich bis Ende 2027, wenn Euer Vorjahresumsatz nicht über 800.000 Euro lag. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Wenn Ihr also Rechnungen an Privatpersonen ausstellt, sind diese sowie nicht von der Regelung betroffen. Wenn Ihr als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreit seid, müsst Ihr ebenfalls keine E-Rechnungen ausstellen. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für steuerpflichtige Umsätze. Bei Kleinbeträgen (bis 250 Euro brutto) besteht keine Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen. Mehr zum Thema E-Rechnung hören und sehen In der up-podcast-Folge „Die E-Rechnung kommt – Was bedeutet das für Heilmittelpraxen?“ hat Ralf Buchner mit der Steuerberaterin Anette Hoffmann-Poeppel über das Thema gesprochen. Die Steuerberaterin ist auf Heilmittelpraxen spezialisiert: www.up-aktuell.de/podcast-e-rechnung Am 27. November 2024 dreht sich im up-webcast alles um das Thema E-Rechnung. Den Mitschnitt könnte Ihr Euch hier anschauen: www.up-aktuell.de/webcast-er Hier gelangt Ihr auf die FAQ-Seite des Bundesfinanzministeriums zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung: www.up-aktuell.de/bmf-er-faq