How to … KIM: So wählt Ihr die passende KIM-Adresse für Eure Praxis aus

Mit KIM übermittelt Ihr sensible Gesundheitsdaten Eurer Patient:innen datensicher über die Telematikinfrastruktur an andere Leistungserbringende im Gesundheitswesen. Ihr könnt also beispielsweise Therapieberichte an Arztpraxen schicken oder auch Verordnungen auf diesem Weg ändern lassen. Habt Ihr Eure perfekte KIM-Adresse schon gefunden? Damit auch alle zueinanderfinden, gibt es ein zentrales Adressbuch (Verzeichnisdienst), in dem alle Leistungserbringer mit TI-Anschluss gelistet sind. Zu diesem Eintrag gehört auch die KIM-Adresse. Während der hintere Teil, der sogenannte Domainname, also alles nach dem @, vorgegeben ist, könnt Ihr den Postfachnamen, auch Lokalteil genannt, also alles vor dem @, selbst bestimmten. Hier sind ein paar Tipps und Hinweise, die Euch bei der Namensfindung helfen: Domainname steht fest Die passende E-Mail-Adresse für die Praxis auszuwählen, ist eigentlich nicht schwer, aber auch nicht ganz einfach. Denn die üblichen info@physiotherapie-mueller.de oder kontakt@logopaedie-muenster.de funktionieren bei KIM nicht. Der Domainname ist vorgegeben. Der Domainname sieht immer so aus: @anbieter.kim.telematik Wenn Du Deinen TI-Anschluss mit buchnerTI machst, sieht der hintere Teil Deiner KIM-Adresse so aus: @buchner.kim.telematik Den Postfachnamen bestimmt Ihr selbst Bei der Auswahl Eures Postfachnamen gibt es ein paar Vorgaben zu beachten. Es gilt eine maximale Zeichenzahl von 64 Zeichen. Ihr könnt Buchstaben von A bis Z verwenden, aber keine Umlaute wie Ä, Ö, Ü, Buchstaben mit Akzent usw. Die Groß- und Kleinschreibung spielt übrigens keine Rolle. Zusätzlich könnt Ihr auch Ziffern von 0 bis 9 in Euren Postfachnamen einbauen (mehr dazu später). Als Sonderzeichen stehen Euch der Bindestrich, der Unterstrich und der Punkt zur Verfügung (-_.). Wichtig: Es ist zwar technisch möglich, eine KIM-Adresse im Nachhinein noch zu ändern, aber sehr aufwändig. Nehmt Euch darum Zeit und denkt sorgfältig darüber nach, wie die KIM-Adresse Eurer Praxis lauten soll. Die folgende Checkliste hilft Euch dabei: Checkliste für den perfekten Postfachnamen Kurz: 64 Zeichen sind ziemlich viel für eine KIM-Mail-Adresse. Und das ist ja nur der vordere Teil. Wenn Ihr Euren Postfachnamen bestimmt, denkt also daran: so kurz wie möglich, so lang wie nötig. Lasst Euch aber allein von der Länge nicht abschrecken. Dank TI-Verzeichnisdienst wird niemand die lange KIM-Adresse per Hand eintippen. Wählt also eine Adresse aus, die auch die folgenden Kriterien erfüllt. Eindeutig: Die KIM-Adresse steht in der TI zwar nie isoliert da, sondern immer in Kombination mit dem Praxisnamen. Dennoch ist es von Vorteil, wenn Absender:innen anhand des Postfachnamens eindeutig erkennen, an wen die Nachricht geht. Am besten gelingt das, wenn der Praxisname und der Ort im Postfachnamen auftauchen. physiotherapie_mueller.hh-altona@... ist also besser als nur „physiotherapie-hamburg“. Lesbar: Der Postfachname sollte zwar nicht zu lang sein, aber auch nicht so kurz, dass die Lesbarkeit beeinträchtigt wird. Also lieber ergo-schiller.bonn@ als ergschillbo@. Nutzt verständliche Abkürzungen und setzt Sonderzeichen zur besseren Lesbarkeit ein. Ziffern von 0 bis 9 könnt Ihr ebenfalls verwenden. Sie verschlechtern aber häufig die Lesbarkeit bzw. wirken unprofessionell. Setzt sie also wirklich nur ein, wenn es unbedingt nötig ist. Nach festem Schema: Wenn Ihr mehrere KIM-Adressen festlegen möchtet, zum Beispiel weil Ihr mehrere Praxisstandorte habt, überlegt Euch ein Schema für die Postfachnamen. Das kann zum Beispiel so aussehen: ergotherapie.therapiezentrum-essen@..., physiotherapie.therapiezentrumessen@ usw. oder bei Namen bschmidt.therapiezentrum-essen@, dmueller.therapiezentrum-essen@ usw. Langfristig: Plant Ihr demnächst eine Anpassung Eures Praxisnamens, z.B. weil sich in der Inhaberstruktur etwas ändern wird, bedenkt das bei der Auswahl des Postfachnamens. Das Gleiche gilt bei einem anstehenden Standortwechsel. Wenn Ihr in absehbarer Zeit in eine andere Stadt zieht, verzichtet darauf, den jetzigen Ort in die KIM-Adresse einzufügen. Der frühe Vogel hat die Wahl Habt Ihr mal versucht bei Gmail, Web.de oder einem anderen der kostenlosen E-Mail-Anbieter eine E-Mail-Adresse mit Eurem Namen einzurichten? Wenn Euer Name nicht gerade sehr außergewöhnlich ist, hat das wahrscheinlich nicht funktioniert, denn die E-Mail-Adresse ist bereits vergeben. Ähnlich wird es auch bei der KIM-Adresse sein. Denn pro Anbieter kann es jeden Postfachnamen nur einmal geben. Je früher Ihr also bei der TI einsteigt, desto mehr Auswahl habt Ihr bei der Wahl des Postfachnamens. Tipp: KIM war eines der Themen des TI-Infoabends am 10. Februar 2025. Wenn Ihr nicht dabei wart, könnt Ihr Euch hier die Aufzeichnung anschauen. 5 Vorteile für Praxen, die mit KIM kommunizieren Noch ist der TI-Anschluss freiwillig. Dennoch entscheiden sich immer mehr Therapiepraxen jetzt schon dafür. Ein Grund sind die Vorteile, die die Kommunikation via KIM mit sich bringt. Hier sind sie noch einmal kurz für Euch zusammengefasst: Sicher ist sicher: Über KIM könnte Ihr sensible Gesundheitsdaten Eurer Patientinnen und Patienten online an andere Leistungserbringende übermitteln, ohne Euch Sorgen über den Datenschutz machen zu müssen. Weniger Aufwand: Hier ein Fax, da ein Brief, damit ist Schluss. Das Faxgerät hat als Medium für die Arztkommunikation ausgedient. Da die Arztpraxen bereits an die TI angeschlossen sein und auch KIM nutzen müssen, werden die Faxe vermutlich nach und nach ohnehin aus den Praxen verschwinden. Attraktiv für neue Mitarbeiter:innen: Viele junge Menschen schütteln ungläubig den Kopf, wenn sie plötzlich ein Fax verschicken sollen. Seid Ihr an die TI angeschlossen und nutzt KIM signalisiert Ihr neuen Mitarbeiter:innen, aber auch Eurem bestehenden Praxisteam, dass Ihr bereit für die Zukunft seid. Ihr geht neue Wege, verschließt Euch nicht vor aktuellen Entwicklungen und passt Eure Abläufe so an, dass sie den Therapeutinnen und Therapeuten, Rezeptionsfachkräften und Praxisleitungen Arbeit abnehmen und erleichtern.Wenn Ihr per KIM kommuniziert, erspart Ihr Euch auch den Aufwand, den therapeutischen Nachwuchs in die antike Kommunikation per Fax einzuweisen. Und Ihr erspart Euch deren ungläubiges Kopfschütteln. Auffindbar sein: Im zentralen Adressbuch der Telematikinfrastruktur, auch Verzeichnisdienst (VZD) genannt, werdet Ihr gelistet, sobald Ihr an die TI angeschlossen seid. Hierüber können Euch dann auch Ärzt:innen finden. Übrigens greifen auch die (ePA-)Apps der Krankenkassen auf den Verzeichnisdienst zu, sodass auch Patient:innen auf diesem Weg auf Eure Praxis aufmerksam werden können. Noch ist die Auflistung im VZD ein echtes Alleinstellungsmerkmal für Euch, denn bisher sind wenige Therapiepraxen an die TI angeschlossen und im VZD gelistet. Bessere Zusammenarbeit: Wenn Euch andere Leistungserbringende im Gesundheitswesen, sei es nun andere Heilmittelpraxen, das Pflegeheim oder der verordnende Arzt einfach Unterlagen per E-Mail schicken können, erleichtert und vereinfacht das die Zusammenarbeit für alle Beteiligten.