Organisiert statt ratlos – Gute Planung sichert die Handlungsfähigkeit

Ein Fahrradsturz, eine plötzliche Krankheit, ein Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft, Kündigung oder eine längere Pause während der Elternzeit – es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter:innen vorübergehend ausfallen oder dauerhaft aus der Praxis ausscheiden. Dann sollten nicht alle mit großen Fragezeichen in den Augen dastehen, sondern auf vorbereitete Dokumentationen, Checklisten und Ablaufpläne zurückgreifen können. Standards für die Dokumentation festlegen Was wäre, wenn Ihr morgen all Eure Patientinnen und Patienten tauschen würdet? Würde dann das komplette Chaos ausbrechen oder wäre die Dokumentation für jede Patientin und jeden Patienten so, dass eine andere Therapeutin an die bisherige Therapie anknüpfen könnte? Bevor nun jemand theoretische Regeln und Vorgaben macht, probiert es beim nächsten Teammeeting einfach aus. Alle Mitarbeiter:innen und auch die Praxisinhaberin bekommen einen Patienten zugeteilt, den sie nicht selbst behandeln und sollen nun schauen, wie hilfreich die Dokumentation ist. Was fehlt? Welche Änderungen fändet Ihr sinnvoll? Tauscht Euch dazu aus und dann legt Ihr gemeinsam verbindliche Regeln fest. Danach führt Ihr in Zukunft die Dokumentation durch und in einem oder zwei Monaten wiederholt Ihr das Experiment und schaut, was sich verändert hat. Stellt Ihr dann fest, dass es immer noch besser sein könnte, passt Ihr Eure Standards für die Dokumentation an. Checklisten für Routineaufgaben Seit Jahren kümmert sich die Praxisinhaberin um Bestellungen. Das ist auch okay, sie ist routiniert, es geht schnell und sie kommt dieser Aufgabe gern nach. Doch was, wenn sie unerwartet für ein paar Wochen ausfällt? Wer kümmert sich dann? Gibt es für diese Aufgabe eine Vertretung und weiß diese, was zu tun ist? Vielleicht hat die Chefin die Bestellung einmal mit ihr durchgesprochen, aber das ist mittlerweile ein paar Jahre her. In dieser Zeit hat sich wahrscheinlich nicht nur etwas an den Abläufen geändert, es ist auch unrealistisch, zu denken, dass sich jemand nach Jahren noch an die Details erinnern kann. Checklisten sind hier eine gute Methode, um die einzelnen Schritte einer Aufgabe leicht nachvollziehbar festzuhalten. Tipp: Haltet auf Checklisten auch, wenn erforderlich, die jeweiligen Ansprechpartner:innen mit ihren Kontaktdaten fest. Vertretungen festlegen Niemand ist unersetzbar. Oder anders, in der Praxis darf niemand unersetzbar sein, denn sonst führt es zu großen Problemen, wenn die unersetzbare Person eben doch ausfällt. Und das lässt sich nie ganz ausschließen. Es muss also für jede Aufgabe eine Person geben, die sich darum kümmert, UND eine Vertretung. Gerade Praxischef:innen sehen sich gern als Ausnahme von dieser Regel. Das schmeichelt vielleicht dem eigenen Ego, ist aber ansonsten wirklich nicht sinnvoll. Im Themenschwerpunk der up 1.2024 haben wir uns ganz ausführlich dem Thema „Für den Notfall vorbereitet – wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt“ befasst. Schaut mal rein und gleicht ab, ob Ihr für den Fall der Fälle vorbereitet seid. Regelmäßig den Ernstfall üben Was möglichst reibungslos funktionieren soll, muss regelmäßig geübt werden. Darum gibt es Brandschutzübungen, für den Fall, dass mal ein Feuer ausbricht. Warum also keine Vertretungsübungen für bestimmte Aufgaben? Diese Übungen sollen Euch helfen und nicht die gesamte Praxisorga zerschießen. Überlegt also, wie häufig so ein Rollentausch sinnvoll ist und wie er sich durchführen lässt. Bei der nächsten Änderung, die im ARGE-Zulassungsportal gemeldet werden muss, könnte die Praxisinhaberin beispielsweise die Vertretung diese durchführen lassen. Das hat den Vorteil, dass sie bei Rückfragen direkt zur Verfügung steht und auch nochmal kontrollieren kann, ob die Meldung so korrekt ist. Nachfolge so früh wie möglich regeln Verlässt eine Mitarbeiterin die Praxis, weil sie den Arbeitsplatz wechselt oder in Rente geht, ist die Situation etwas anders. Hier geht es nicht darum, eine Vertretungsregelung zu finden, sondern die Nachfolge zu planen. Die Checklisten, Ablaufpläne etc., die es bereits gibt, sind eine gute Grundlage. Darüber hinaus ist aber wichtig, sich eine Übersicht, über den gesamten Arbeitsplatz zu verschaffen. Gerade wenn Mitarbeiter:innen bereits längere Zeit in der Praxis sind, haben sie mit der Zeit häufig Aufgaben übernommen, die ursprünglich nicht in ihrer Arbeitsplatzbeschreibung standen. Lasst die Mitarbeiterin also zunächst eine vollständige Liste ihrer Aufgaben erstellen. Zu jeder Aufgabe notiert sie dabei die Zeit, die die Aufgabe in Anspruch nimmt, ob die Aufgabe (bis) zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden muss und welche einzelnen Schritte oder Unteraufgaben dazugehören. Gibt es bereits eine feste Vertretung, könnt Ihr schauen, ob es möglich ist, dass diese Person die Aufgabe dauerhaft übernimmt. Wenn nicht, müsst Ihr entscheiden, wie die Aufgaben – zumindest vorübergehend – verteilt werden können, während Ihr eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter sucht. Tipp: Kümmert Euch um Übergaben, aktualisierte Checklisten und Ablaufpläne sowie eine Liste der Aufgaben, sobald Ihr davon erfahrt, dass die Mitarbeiterin die Praxis verlässt. Das gilt auch für längere Abwesenheiten, etwa während einer Elternzeit.