Step by Step – So einfach ist Selbstabrechnen

Zehn Schritte umfasst der gesamte Abrechnungsprozess. Acht davon macht Ihr sowieso jeden Monat selbst. Warum dann also nicht die letzten beiden auch? Wir zeigen Euch hier, wie einfach das geht. Hinweis: In unserem Beispiel nutzen wir zur Veranschaulichung buchnerFLOW. Ihr könnt aber auch mit einer anderen Software abrechnen. Voraussetzung ist nur, dass diese die Selbstabrechnung auch unterstützt. Solltet Ihr dazu Fragen habt, meldet Euch gerne bei unseren Berater:innen für Eure Region. Die Schritte 1 bis 5 und 8 bis 10 sind immer identisch, egal ob Ihr mit einem Abrechnungszentrum abrechnet oder selbst. Diese Schritte müsst Ihr immer selbst in der Praxis erledigen und könnt diese nicht delegieren. Schritt 6 und 7 könnt Ihr von einem Abrechnungszentrum erledigen lassen – oder Ihr macht sie auch selbst und spart, wie in unserem Beispiel, bares Geld. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung Schritt 1 | Verordnungseingang dokumentieren Mit dem Smartphone oder Tablet könnt Ihr die Verordnung ganz einfach abfotografieren bzw. einscannen. Das Praxisverwaltungssystem speichert die Verordnung ab. Ihr könnt sie dann immer wieder ansehen und bearbeiten. Schritt 2 | Verordnung auf Gültigkeit prüfen Ist die Verordnung hochgeladen, führt das Praxisverwaltungssystem in unserem Beispiel einen automatischen Verordnungs-Check durch. Fehlerhaft ausgefüllte Felder oder fehlende Angaben erkennt die Software und macht Euch darauf aufmerksam, wenn die Arztpraxis die Verordnung ändern muss. Kann Euer PVS keinen automatischen Verordnungs-Check durchführen, müsst Ihr diesen natürlich trotzdem durchlaufen: Sind die Angaben auf der Verordnung vollständig? Sind sie plausibel? Kann die Behandlung direkt beginnen oder muss die Verordnung vorab geändert werden? Für diesen Abgleich könnt Ihr immer den Heilmittelkatalog und die Heilmittel-Richtlinie heranziehen. Tipp: Damit Ihr am Tag des ersten Termins eines Patienten direkt mit der Behandlung beginnen könnt, lasst Euch die Verordnung vorab per E-Mail zuschicken, in den Briefkasten werfen oder abgeben. So geht Ihr sicher, dass Ihr korrekt abrechnet. Wer von Euch KIM, den Nachrichtendienst in der Telematikinfrastruktur, nutzt, ist hier im Vorteil. Denn mithilfe von KIM könnt Ihr selbst eine Verordnung ganz einfach und schnell an die Arztpraxis schicken – mit der Bitte um Korrektur. Schritt 3 | Zuzahlung und Ausfälle berechnen Zuzahlung Zum Abrechnungsprozess gehört auch, dass Ihr die Zuzahlung korrekt ermittelt, die Eure Patient:innen leisten müssen. Bei klassischen 6er- oder 10er-Verordnungen ist das ganz einfach – das übernimmt Eure Software. Bei Blankoverordnungen in der Ergo- und Physiotherapie ist die Berechnung der Zuzahlung etwas komplizierter, aber auch hier rechnet Euch Euer PVS die Zuzahlung korrekt aus. Zuzahlungsmanagement ohne Stress Es gibt einen ganz klaren Zuzahlungsprozess, den Ihr in Eurem Praxisverwaltungssystem genau dokumentiert. Beim ersten Termin heißt es: „Hallo Frau Schmidt, Ihre Zuzahlung beträgt 77,90 Euro. Wollen Sie diese direkt begleichen?“ Zahlt Frau Schmidt nun gleich, müsst Ihr eine Rechnung bzw. Quittung ausstellen. Möchte die Patientin die Zuzahlung nicht leisten, sprecht Ihr sie beim zweiten Termin erneut an. Ihr setzt die Zuzahlung also auf Widervorlage. Zahlt sie beim zweiten Termin die Zuzahlung wieder nicht, erhält sie eine Zuzahlungsaufforderung. Diese gilt als Mahnung. Das ist der Moment, ab dem Ihr mit dieser Patientin nicht mehr über die Zuzahlung sprechen müsst. Zahlt Frau Schmidt die Zuzahlung bis zum Ende der Behandlung nicht, erstellt Ihr einen sogenannten Mahnungsnachweis – „Zuzahlung verweigert“. Damit übergebt Ihr den Prozess der Zuzahlung an die Krankenkasse weiter, die sich nun darum kümmern muss, von Frau Schmidt die 77,90 Euro zu erhalten. Ausfallgebühr Sagt ein Patient einen Termin kurzfristig ab – weniger als 24 Stunden vorher– oder erscheint einfach nicht zu seiner Behandlung, könnt Ihr eine Ausfallgebühr in Rechnung stellen – so ist es in § 615 im BGB geregelt. In Eurem PVS könnt Ihr die Ausfallgebühr managen und die entsprechende Höhe eintragen. Wichtig: Klärt Eure Patient:innen vor der ersten Behandlung über die Ausfallgebühr und deren Höhe auf. Sie kann die Höhe der Vergütung betragen, die Ihr erhalten hättet, wenn der Patient den Termin wahrgenommen hätte. Ihr könnt aber auch eine pauschale Ausfallgebühr definieren. Am Ende erstellt Euch Euer PVS dann eine Ausfallgebühr-Rechnung, die Ihr den Patient:innen aushändigt. Weitere Informationen zum Thema „Ausfälle“ findet Ihr auch in unserem Themenschwerpunkt 5.2023: www.up-aktuell.de/ausfaelle Schritt 4 | Fristen prüfen Bevor Ihr eine Verordnung in die Abrechnung gebt, müsst Ihr die Fristen prüfen und mögliche Fristüberschreitungen dokumentieren, kommentieren und heilen. Die Fristüberschreitungen müssen immer auf Papier dokumentiert werden. Schritt 5 | Abrechnung vorbereiten Wenn Ihr abgeschlossene Verordnungen abrechnen möchtet, sammelt Ihr diese, bereitet sie zur Abschlussprüfung vor und gebt sie anschließend zur Abrechnung frei. Schritt 6 | Sammel-Rechnungen zusammenstellen Das ist der erste Schritt, den Abrechnungszentren für Euch übernehmen können. Wenn Ihr nun selbst abrechnen möchtet, erstellt Ihr eine Rechnung an die jeweilige Krankenkasse. Das geschieht vollautomatisch über das PVS. Dieses erkennt, an welche Krankenkasse welche Rechnung erstellt werden muss. Die Verordnungen müssen zudem vor der Abrechnung „taxiert“ werden. Dazu gehören drei wichtige Punkte hinten auf die Verordnungen: Euer Institutionskennzeichen (IK), eine Belegnummer, die die Software generiert und eine Rechnungsnummer. Die Verordnungen werden dann gemäß Transportbegleitzettel an die verschiedenen Datenannahmestellen der Krankenkassen geschickt. Hinweis: Ihr rechnet nicht mit jeder einzelnen Krankenkasse ab. Die Datenannahmestellen kümmern sich um die Abrechnung verschiedener Krankenkassen. Die größte Datenannahmestelle ist DAVASO. DAVASO rechnet für fast 50 Krankenkassen ab. Eure Software weiß, welche Krankenkasse über welche Datenannahmestelle abrechnen lässt. Sie ordnet also alle abrechenbaren Verordnungen direkt den passenden Datenannahmestellen zu und rechnet auch direkt aus, wie hoch die Summe ist, die Ihr mit jeder Krankenkasse bzw. Datenannahmestelle abrechnet. In der Abbildung seht Ihr für jede Datenannahmestelle bzw. Krankenkasse, wie viele Verträge, also Verordnungen, Ihr gerade abrechnen könnt. Über die DAVASO könnt Ihr hier beispielsweise aktuell zwei Verordnungen der TK im Wert von insgesamt 302,49 Euro abrechnen. Ihr wählt an dieser Stelle also einfach aus, welche Abrechnung Ihr hier starten wollt. Insgesamt gibt es rund 14 Datenannahmestellen, inkl. der Direktannahmestellen von einzelnen Kassen wie der AOK Nordost. Das sind die vier größten Datenannahmestellen: DAVASO, BITMARCK, T-Systems und Mobil ISC Schritt 7 | Rechnungen an Krankenkassen senden Schritt Nummer sieben ist der zweite Schritt, den Abrechnungszentren für Euch übernehmen können. Mit einem Klick auf „Verträge abrechnen“ startet Ihr die Abrechnung. Die Daten werden automatisch an die Datenannahmestellen geschickt und gleichzeitig druckt Euch das PVS (z.B. buchnerFLOW) die passenden Begleitzettel aus. Dann Ihr müsst nur noch die dazugehörigen Verordnungen samt Begleitzettel per Post ebenfalls an die Datenannahmestellen schicken. Im Schnitt habt Ihr mit etwa vier bis fünf Datenannahmestellen zu tun. Das bedeutet, statt des einen Umschlags an das Abrechnungszentrum müsst Ihr fünf an die jeweiligen Datenannahmestellen schicken. Das ist doch überschaubar, oder? Hinweis: Die Abrechnungszentren machen nichts anderes. Sie öffnen den Umschlag, den Ihr per Post an sie geschickt habt, sortieren den Inhalt und schicken dann die Verordnungen an die jeweiligen Datenannahmestellen der Krankenkassen. Das könnt Ihr mithilfe Eures PVS auch selbst. Schritt 8 | Zahlungseingänge steuern Nun habt Ihr alle Rechnungen an die Krankenkassen geschickt und wartet auf den Geldeingang. Die Vergütung von den Krankenkassen muss innerhalb von 21 Tagen nach Rechnungseingang auf Eurem Praxiskonto ankommen. Die Zahlungsziele der Abrechnungs dienstleister liegen zwischen ein bis zwei Tagen und 28 Tagen. Ihr müsst jetzt schauen, wann Ihr bisher das Geld von Eurem Abrechnungszentrum erhalten habt, und ob Ihr beim Selbstabrechnen mit dem neuen Zahlungseingang nach 21 Tagen finanziell klarkommt. Falls ja, wunderbar. Dann passt alles. Falls nein, habt Ihr verschiedene Optionen. Eine Möglichkeit ist dass Ihr in Intervallen abrechnet, zum Beispiel im 14-Tage-Takt oder nach Kassenarten: Woche 1: AOK Woche 2: vdek Woche 3: BKK, LKK Woche 4: sonstige Oder Ihr rechnet ab, wenn Ihr eine bestimmte Abrechnungssumme erreicht habt: Durch diese Intervall-Abrechnungen habt Ihr einen kontinuierlichen Geldeingang auf Eurem Konto, sodass in der Regel keine Überbrückung mithilfe eines Dispos notwendig ist. Und wenn doch, ist die Summe geringer. Schritt 9 | Zahlungseingänge kontrollieren Ein ganz wichtiger Schritt ist, dass Ihr regelmäßig schauen müsst, ob Eure Vergütung auf dem Praxiskonto angekommen ist. Ein großer Vorteil vom Selbstabrechnen ist, dass die Zahlungen einzeln auf Eurem Praxiskonto ankommen – transparent und übersichtlich. So könnt Ihr direkt sehen, welche Krankenkasse pünktlich gezahlt hat, ob es zu einer Absetzung gekommen ist usw. Eure Vergütung kommt zudem 1-zu-1 bei Euch an. Zusatzaufwand bei der Prüfung: Abrechnungszentrum überweist Gesamtsumme Rechnet Ihr mit einem Abrechnungszentrum ab, sieht das ganz anders aus. Das Abrechnungszentrum überweist eine Gesamtsumme. Darin enthalten sind Eure Vergütungen von den verschiedenen Krankenkassen. Davon hat das Abrechnungszentrum dann die Bearbeitungsgebühr samt Mehrwertsteuer abgezogen. Das hat folgende Nachteile für Euch: Ihr habt ohne weitere Schritte keinen Überblick darüber, welche Verordnungen bezahlt wurden. Kam es zu einer Absetzung, ist das für Euch auch sehr schwer nachzuvollziehen, da die Abrechnungszentren oft erst Monate später die Vergütungen zahlen – eben auch die, bei denen es Absetzungen gab. Hinweis: Es gibt Abrechnungszentren, die bei Eurer Vergütung in Vorleistung gehen. Sie zahlen Euch beispielsweise sieben Tage nach Erhalt der Abrechnungsunterlagen Euer Geld aus, auch wenn die Krankenkasse dann noch gar nicht bezahlt hat. Setzt die Krankenkasse dann jedoch eine Verordnung ab, zieht das Abrechnungszentrum Euch in einer der folgenden Auszahlungen die entsprechende Summe ab. Die Gesamtsumme, die Euch Euer Abrechnungszentrum überweist, ist daher nicht immer die Summe, die Ihr im Vormonat abgerechnet habt. Das macht es noch aufwändiger, die Zahlungen genau nachzuvollziehen. Der Zeitaufwand, um genau zu kontrollieren, was Euch das Abrechnungszentrum überwiesen hat, ist viel größer als beim Selbstabrechnen fünf Umschläge an die Datenannahmestellen zu schicken. Schritt 10 | Absetzungen bearbeiten Setzt eine Krankenkasse eine Verordnung ganz oder teilweise ab, müsst Ihr diese bearbeiten. Diesen Schritt kann Euch auch kein Abrechnungszentrum abnehmen. Rechnet Ihr über Abrechnungszentren ab, kommen die Absetzungen in der Regel erst sehr viel später bei Euch an, gerne drei bis fünf Monate nach der Abrechnung. Achtung: Ab dem Tag, an dem Ihr von Eurem Abrechnungszentrum über eine Absetzung in Kenntnis gesetzt wurdet, habt Ihr einen Monat Zeit, um Widerspruch einzulegen. Rechnet Ihr selbst ab, bekommt Ihr innerhalb der 21 Tage auch die entsprechenden Absetzungen. Das heißt, Ihr könnt viel schneller auf Absetzungen reagieren, vor allem, wenn sie unberechtigt sind. So erhaltet Ihr nicht nur schneller das Geld, das Euch zusteht, sondern könnt den Krankenkassen auch die 40 Euro Bearbeitungsgebühr und die Verzugszinsen umgehend in Rechnung stellen. Mit Eurem PVS könnt Ihr die Absetzungen digital bearbeiten. Ihr tragt einfach ein, welche Leistungen Ihr erneut in Rechnung stellen wollt und startet das Korrekturverfahren ganz einfach online. Fazit: Mehr Geld mit wenig Aufwand Damit haben wir jetzt einmal den gesamten Abrechnungsprozess durchgespielt. Und wie Ihr sehen könnt, gibt es beim Selbstabrechnen nur zwei zusätzliche Schritte, für die Ihr jetzt noch viel Geld an Euer Abrechnungszentrum zahlt. Unser Tipp daher: Wagt den Schritt, rechnet selbst ab, spart Geld und verlangt von den Krankenkassen für ungerechtfertigte Absetzungen Bearbeitungsgebühr und Verzugszinsen. Hörtipp Stephan Helmke und Oliver Braasch im up-Podcast Selbst Abrechnen lohnt sich – Wir räumen mit Mythen auf: Unsere Abrechnungsexperten erzählen Euch, warum sie allen Praxisinhaber:innen empfehlen, selbst abzurechnen. Bei Spotify (https://tinyurl.com/up-p-ab) oder Apple Podcasts (https://tinyurl.com/up-a-sa) könnt Ihr die Folge direkt hören oder den up-podcast abonnieren. Diese Artikel sind außerdem Teil des Themenschwerpunkts: Selbst abrechnen leicht gemacht Fünf Fakten zum Selbstabrechnen Checkliste: Richtig prüfen, sicher abrechnen - Lust auf Selbstabrechnen? Hier gibt es Unterstützung