8 Punkte, wie Ihr von Eurer BWA profitiert

„Wenn es etwas Auffälliges gibt, meldet sich mein Steuerbüro schon“. Dieser Gedanke ist natürlich nicht falsch. Aber jede Praxisinhaberin, jeder Praxisinhaber sollte trotzdem erkennen, ob die Praxis gut läuft. Nicht nur dem Kontostand vertrauen Fehler: „Auf dem Konto ist noch Geld. Dann läuft doch alles glatt.“ Problem: Der Kontostand zeigt nur eine Momentaufnahme. In der BWA findet Ihr die wirtschaftliche Realität und könnt sehen, ob Eure Rücklagen wirklich schwinden, oder ob Zahlungen vielleicht einfach nur später kommen. Besser: Jeden Monat zusätzlich einmal die BWA lesen, dann wisst Ihr, wo Ihr wirklich steht. 2. Umsatz und Gewinn nicht verwechseln Fehler: „Wir haben 30.000 Euro Umsatz gemacht diesen Monat. Das ist mehr als sonst. Es läuft also richtig gut.“ Problem: Der Umsatz ist nicht gleich der Gewinn. Vielleicht wurde eine neue Mitarbeiterin eingestellt, die den Umsatz erhöht. Aber ob ihr Gehalt gerechtfertigt ist, ob sie auch voll ausgelastet ist und den Gewinn erhöht, seht Ihr erst in der BWA. Besser: Umsatzrentabilität prüfen und regelmäßig vergleichen. 3. Die Personalkostenquote im Blick behalten Fehler: „Ich zahle gute Gehälter und bin eine nette Chefin. So fühlen sich meine Mitarbeiter:innen wohl bei mir.“ Problem: Faire Gehälter und eine gute Arbeitsatmosphäre sind natürlich wichtig. Aber für eine wirtschaftlich erfolgreiche Praxis, die das auf Dauer leisten kann, müssen die Zahlen einfach stimmen. Sonst trägt sich die Praxis langfristig nicht. Besser: Die Personalkostenquote monatlich prüfen. So seht Ihr direkt, ob die Auslastung stimmt – und trotzdem könnt Ihr tolle Chef:innen sein. 4. Die BWA regelmäßig ansehen Fehler: „Diese ganzen Zahlen verstehe ich sowieso nicht.“ Problem: Wer nicht genau hinsieht, erkennt die Probleme nicht oder zu spät und kann nicht mehr rechtzeitig gegensteuern. So werden häufig auch falsche Entscheidungen getroffen, die weitreichende wirtschaftliche Folgen haben können. Besser: 30 Minuten im Monat blocken und bei Unklarheiten aktiv auf das Steuerbüro zugehen. 5. Einzelpositionen in der BWA ignorieren Fehler: „Ich schaue nur auf den Gewinn. Wenn der stimmt, reicht mir das an Informationen.“ Problem: Kosten, die Ihr nicht aufdeckt, können langfristig zu einem Problem werden. Beispielsweise, wenn Mitarbeiter:innen nicht ausgelastet sind und zu viele Terminlücken haben oder wenn viele kleinere Kosten wie Strom, Versicherungen und Co. immer weiter steigen. Besser: Auch die kleineren Kosten regelmäßig überprüfen. Lohnt sich ein Stromanbieterwechsel? Sind die Kosten für die Reinigungskraft noch in Ordnung? 6. Rücklagen bilden Fehler: „Es läuft doch gut, da kaufe ich direkt mal eine neue Behandlungsliege und stelle eine Rezeptionskraft ein.“ Problem: Rücklagen sind Euer finanzielles Sicherheitsnetz, z. B. bei eigener Krankheit, Mitarbeiterausfall oder Umsatzschwankungen. Besser: Sprecht mit Eurem Steuerbüro, wie viel Rücklagen für die Größe Eurer Praxis sinnvoll sind. Eine Faustregel besagt: Zwei Monate an Fixkosten solltet Ihr immer auf der hohen Kante liegen haben. 7. Entwicklungen vergleichen Fehler: „Die Zahlen sehen ähnlich aus wie letzten Monat. Es kann also alles so bleiben.“ Problem: Erst im Vergleich mehrerer Monate könnt Ihr Aufwärts- und auch Abwärts-Trends erkennen, wie zum Beispiel schleichende Kostensteigerungen oder eine stetig leicht steigende Personalkostenquote. Besser: Trends über mehrere Monate oder auch mal mit Vorjahreszeiträumen vergleichen. So erkennt Ihr, ob Eure Praxis sich langfristig positiv entwickelt – oder auch einfach auf dem gleichen guten Niveau bleibt. Auch das ist ein großer Erfolg. 8. Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus treffen Fehler: „Ich hätte so gerne größere Praxisräume. Das wird schon gehen. Einfach mal machen.“ Problem: Ohne dass Ihr Eure Zahlen und Euren finanziellen Spielraum kennt, sind solche Entscheidungen ein Glücksspiel. Besser: Mithilfe der BWA könnt Ihr schauen, welche Auswirkungen steigende Kosten auf Eure Zahlen haben. Sprecht bei größeren Investitionen oder einem geplanten Umzug mit Eurem Steuerbüro. Denn natürlich können sich steigende Raumkosten auch positiv auf die Gewinne auswirken, wenn Ihr beispielsweise an dem neuen Standort ein höheres Potenzial für PKV-Patient:innen seht. Tipp: Ihr könnt die BWA auch dafür nutzen, um Euch Ziele für die Zukunft zu stecken und entsprechend zu überprüfen: Bis zum 31. Dezember haben wir eine durchschnittliche Auslastung von xy Prozent und eine Personalkostenquote von xy Prozent. Das gelingt Euch mit der SMART-Methode. Mehr dazu: www.up-aktuell.de/smart Fazit: Kleine Denkfehler können große wirtschaftliche Folgen haben, müssen sie aber nicht. Eure BWA kann Euch dabei helfen, Entscheidungen besser treffen zu können. Natürlich dürft Ihr auch mal ein kalkuliertes Risiko eingehen. Eine neue Mitarbeiterin mit einem Schwerpunkt einzustellen, der eine neue Patientengruppe ansprechen würde und auch ein neuer Standort können die Umsätze und Gewinne steigern, auch wenn die BWA vielleicht sagt: keine weiteren Ausgaben bitte. Bevor Ihr solchen Entscheidungen jedoch trefft, sprecht einmal mit Eurem Steuerbüro. Dies kann Euch beraten. Alle Artikel des Themenschwerpunkts: BWA: Blick in den Rückspiegel zeigt Weg in die Zukunft Eure Praxis in Zahlen - der monatliche Check BWA verstehen - auch ohne BWL-Studium Ein Beispiel aus der Praxis: Vergleich 2023 und 2024 Die wichtigsten Kennzahlen für Eure Praxis Es knirscht in der BWA? Hier sind die Lösungen Checkliste: Startet jetzt mit der BWA in Eurer Praxis