Die wichtigsten Kennzahlen für Eure Praxis

Mit den folgenden Kennzahlen erhaltet Ihr ein klares Bild davon, wie rentabel, effizient und stabil Eure Praxis wirtschaftlich aufgestellt ist. Die Zahlen werden nicht vom Steuerbüro geliefert, aber keine Sorge: Die Berechnungen sind einfacher, als sie auf den ersten Blick wirken. Wir gehen sie hier einmal durch. Hinweis: Eure Kennzahlen sind eine Art Frühwarnsystem. Überprüft sie am besten einmal im Monat und schaut, ob sie noch im Gleichgewicht sind. Falls nicht, habt Ihr direkt die Chance, die Ursachen zu finden und gegenzusteuern. Die Kennzahlen zeigen Euch, … … ob Euer Team ausgelastet ist. … ob Eure Preise zur Kostenstruktur passen. … ob Euer Umsatz passt. … ob Ihr Rücklagen bilden könnt. Diese drei Kennzahlen sind für Heilmittelpraxen wichtig: Personalkostenquote Das ist eine der wichtigsten Kennzahlen Eurer Praxis. Denn das Personal ist in der Regel der größte Kostenfaktor. Die Personalkostenquote zeigt, wie effizient eine Praxis ihre Arbeitskräfte einsetzt. Die Personalkosten werden ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt. Sie berechnet sich wie folgt: Personalkostenquote = (Personalkosten / Gesamtumsatz) x 100 Beispiel: Umsatz im Jahr 2024: 843.257,09 Euro Personalkosten: 371.023,53 Euro Personalkostenquote 2024: 44 Prozent Umsatz im Jahr 2023: 520.712,60 Euro Personalkosten: 198.950,43 Euro Personalkostenquote 2023: 38,2 Prozent Ergebnis: Die Personalkostenkostenquote ist im Vergleich zum Vorjahreszeitraum gestiegen. Sie liegt zwar noch unter der Obergrenze von 49 Prozent, aber viel Spielraum für Gehaltserhöhungen gibt es gerade nicht. Vor Neueinstellungen sollte geprüft werden, ob die Auslastung der Mitarbeiter:innen stimmt, oder ob es irgendwo einen Leerlauf gibt. Zur Orientierung: Die Personalkostenquote sollte immer maximal 49 Prozent betragen. Alles darüber gilt als unwirtschaftlich. Was ist, wenn die Personalkostenquote über 49 Prozent liegt? Prüft, wie hoch die Auslastung je Mitarbeiter:in ist. Guckt nach, ob es viele bezahlte Leerzeiten gibt. Überprüft Eure Terminplanung. Werft einen Blick auf kurzfristige Terminausfälle und ob Ihr dafür eine Ausgefallgebühr in Rechnung stellt. Überlegt, ob Eure Vor- und Nachbereitungszeiten optimierbar sind. Beachtet, dass Ihr in der Regel erst nach drei Monaten sehen könnt, wie sich die Neueinstellung auf die Umsätze auswirkt. Umsatzrentabilität Wie viel bleibt nach Abzug aller Kosten von Eurem Umsatz als Gewinn übrig? Diese Zahl zeigt, wie rentabel Ihr arbeitet. Umsatzrentabilität = (Gewinn / Umsatz) x 100 Beispiel: Gewinn 2024: 289.571,59 Euro Umsatz 2024: 843.257,09 Euro Umsatzrentabilität: 34,3 Prozent Gewinn 2023: 203.234,96 Euro Umsatz 2023: 520.712,60 Euro Umsatzrentabilität: 39 Prozent Ergebnis: Die Umsatzrentabilität ist im Vergleich zum Vorjahr von 39 Prozent auf 34,3 Prozent gesunken. Das zeigt: Die Umsätze sind zwar rasant gestiegen, der Gewinn ist aber nicht mitgezogen. Aber eine Umsatzrentabilität von über 20 Prozent ist nach wie vor sehr gut. Fällt sie unter zehn Prozent, geht Ihr ein wirtschaftliches Risiko ein. Im Schnitt liegen die Quoten von Heilmittelpraxen bei etwa 17 Prozent. Was ist, wenn die Umsatzrentabilität unter zehn Prozent liegt? Ist Euer Umsatz hoch, Euer Gewinn aber niedrig, dann gibt es ein Kostenproblem. Schaut, ob es Optimierungsmöglichkeiten gibt. Ein geringer Gewinn kann auch immer ein Zeichen für zu niedrige Preise oder zu wenig Privatleistungen sein. Überprüft, ob Ihr hier Möglichkeiten habt, Euren Gewinn zu erhöhen. In Physiotherapie-Praxen kann auch die Dauer der Behandlungszeiten Einfluss auf den Gewinn haben. Denn es macht einen finanziellen Unterschied, ob Ihr bei z. B. KG im 15- oder 25-Minuten-Takt arbeitet. Anteil PKV-Umsatz Der Anteil des PKV-Umsatzes hat Auswirkung auf die Rentabilität. Der Umsatz der PKV wird ins Verhältnis zum Gesamtumsatz gesetzt. Anteil PKV-Umsatz = (Umsatz PKV / Gesamtumsatz) x 100 Beispiel: Umsatz PKV 2024: 209.409,14 Euro Gesamtumsatz 2024: 843.257,09 Euro Anteil PKV-Umsatz: 24,8 Prozent Umsatz PKV 2023: 135.088,06 Euro Gesamtumsatz 2023: 520.712,60 Euro Anteil PKV-Umsatz: 25,9 Prozent Ergebnis: Der Anteil des PKV-Umsatzes ist nur ganz leicht gesunken, aber mit circa 25 Prozent ist der Anteil des PKV-Umsatzes sehr gut. Im Schnitt sollte der Anteil in einer Heilmittelpraxis mindestens 10 Prozent betragen. Was ist, wenn der Anteil des PKV-Umsatzes unter zehn Prozent liegt? Überlegt Euch, wie Ihr mehr Privatpatient:innen gewinnen könnt. Überprüft Eure Privatpreise. Diese sollten über den GKV-Preisen liegen. Einen Überblick bietet Euch die Gebührenübersicht für Therapeuten. Bietet Ihr Selbstzahlerleistungen, Zusatzleistungen im Rahmen einer GKV-Verordnung oder spezielle Kurse an? Kennzahlen regelmäßig überprüfen Erstellt Euch eine Excel-Tabelle und tragt dort die wichtigsten Kennzahlen ein. Schon nach drei Monaten könnt Ihr Trends erkennen – gerade, wenn es Veränderungen gab, wie eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Schwerpunkt. Plant dafür 30 Minuten im Monat als festen Termin ein. An diesem fiktiven Beispiel seht Ihr, wie einfach Ihr Euch ein kleines Kennzahlen-Dashboard anlegen könnt. Eine einfache Excel-Tabelle reicht völlig aus. Wie Ihr sehen könnt, geht es dieser Praxis sehr gut. Sie hat eine niedrige Personalkostenquote, eine gute Umsatzrentabilität und einen hohen Teil an PKV-Umsätzen. Im August hat die Praxisinhaberin einen neuen Mitarbeiter eingestellt, der zunächst einmal einge- arbeitet werden musste. Aber scheinbar erfolgreich. Die Personalkostenquote blieb stabil, die Umsatzrentabilität ist gestiegen und auch der Anteil des PKV-Umsatzes hat sich verbessert. Ein schneller Blick auf diese Tabelle zeigt: Alles in Ordnung, die Entscheidungen, die getroffen wurden, wirken sich positiv auf die Praxis aus. Weiter so. Alle Artikel des Themenschwerpunkts: BWA: Blick in den Rückspiegel zeigt Weg in die Zukunft Eure Praxis in Zahlen - der monatliche Check BWA verstehen - auch ohne BWL-Studium Ein Beispiel aus der Praxis: Vergleich 2023 und 2024 8 Punkte, wie Ihr von Eurer BWA profitiert Es knirscht in der BWA? Hier sind die Lösungen Checkliste: Startet jetzt mit der BWA in Eurer Praxis