Es knirscht in der BWA? Hier sind die Lösungen

Kennzahlen zu erheben und zu beobachten, ist wichtig. Aber was ist, wenn Ihr feststellt, dass die errechneten Quoten nicht im Bereich der Norm liegen? Wir zeigen Euch hier, wie Ihr die Personalkostenquote, Umsatzrentabilität und den Anteil der PKV-Umsätze verbessern könnt. zu hohe Personalkostenquote Ihr werft einen Blick auf Eure BWA, tragt die Daten in Eure Tabelle ein und stellt fest: Die Personalkostenquote liegt bei über 50 Prozent. Oh Schreck. Was steckt dahinter? Die Personalkosten- quote zeigt, dass Eure Mitarbeiter:innen für Ihre Gehälter zu wenig Umsatz erwirtschaften. Nun kann es zum einen sein, dass die Gehälter einfach zu hoch sind, was jedoch selten der Fall sein wird. Weitere Optionen? Produktive Stunden erhöhen Vor- und Nachbereitungszeiten, Teammeetings, Besprechungen und Zeit für Konsultationen sind alles Zeitslots, in denen Eure Therapeut:innen und Ihr kein Geld verdient. Es sind unproduktive Stunden. Schaut Euch einmal an, wie viele dieser Stunden Ihr in der Woche dafür aufwendet und versucht, diese zu reduzieren bzw. die Zeiten an den Patient:innen zu erhöhen. Oft reicht schon der Dreh an kleinen Stellschrauben, um die Umsätze der einzelnen Mitarbeiter:innen zu erhöhen. Eine genaue Erklärung findet Ihr auch im Themenschwerpunkt 2.2023: „Gehälter für Mitarbeiter und Praxisinhaber richtig kalkulieren“ (www.up-aktuell.de/gfm) im Artikel „Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen – Idee 2: Produktive Stunden erhöhen“ (www.up-aktuell.de/pse) Auslastung erhöhen Jenny arbeitet als Physiotherapeutin und hat aktuell eine Auslastung von 92 Prozent. Das klingt viel. In der Physiotherapie können jedoch Auslastungsquoten von 95 Prozent und mehr erreicht werden, weil es keine Vor- und Nachbereitungszeiten gibt, die außerhalb der Therapie stattfinden müssen. Jenny hat immer wieder mit Terminabsagen zu kämpfen. Keine Therapie, kein Geld. Mithilfe von Terminerinnerungen könnt Ihr die Termintreue erhöhen. Auch ein Therapiekonzept und die Berechnung einer Ausfallgebühr, wenn die Termine nicht 24 Stunden vorher abgesagt werden, erhöhen die Auslastung. Wer es schafft, die Auslastung seiner Mitarbeiter:innen hoch zu halten, erhöht auch deren Umsätze und senkt somit die Personalkostenquote. Mehr dazu findet Ihr im Artikel „Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen – Idee 4: Auslastung erhöhen“ (www.up-aktuell.de/aeh) 2. zu geringer Anteil an PKV-Patienten Ihr seid eigentlich gut ausgelastet, aber Ihr stellt fest, dass der Anteil an PKV-Umsätzen knapp unter 10 Prozent liegt. Huch, das muss sich ändern. Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten: Privatpreise erhöhen Hier gilt: Lasst Euch nicht von Patient:innen und der PKV verunsichern. Eure Privatpreise kalkuliert ganz alleine Ihr. Die Privatpreise sollten immer höher sein als die der GKV – in der Regel gilt für Privatpreise der 1,4- bis 2,3-fache Satz der GKV-Preise. Mehr dazu findet Ihr auch in der Gebührenübersicht für Therapeuten sowie im Themenschwerpunkt 2.2022 „Mit höheren Preisen zum Erfolg“ (www.up-aktuell.de/privat-preise) Privatpatient:innen gewinnen Das ist oft nicht ganz einfach und kommt auch auf den Standort Eurer Praxis an. Ihr könnt natürlich schauen, dass Ihr bewusst Leistungen anbietet, die die PKV in der Regel übernimmt und besondere Angebote in Euer Portfolio aufnehmen. Ein weiterer Service wäre, besondere Behandlungszeiten, z. B. früh am Morgen oder später am Abend anzubieten – für Berufstätige und eben auch Privatpatient:innen. Selbstzahlerleistungen anbieten Leider scheuen sich viele Therapeut:innen davor, ihren Patient:innen Selbstzahlerleistungen anzubieten, obwohl sie dadurch die Therapie und auch die Ergebnisse ver- bessern können. Ein sportlicher Patient nach Kreuzbandriss freut sich vielleicht, wenn ihm seine Physiotherapeutin im Rahmen seiner GKV-Verordnung 20 zusätzliche Minuten anbietet – eben auf Privatrechnung. Auch Kurse, Gruppenveranstaltungen und Beratungen zählen zu Selbstzahlerleistungen. Mehr dazu im Themenschwerpunkt 12.2022: „Private Zusatzleistungen“ (www. up-aktuell.de/pz) 3. zu niedrige Umsatzrentabilität Ihr arbeitet und arbeitet, aber irgendwie bleibt am Ende trotzdem kaum Gewinn übrig, von dem Ihr gut leben und mit dem Ihr gut wirtschaften könnt. Auch hier sind die Gründe vielfältig. Wenn Ihr die beiden oberen Punkte auf Kurs haltet, ist bereits eine gute Grundlage gelegt. Passen Gewinne und Umsätze weiterhin nicht zusammen, solltet Ihr einen Blick auf Eure Kosten werfen. Fixkosten reduzieren Schaut Euch die Gehälter an: Passen sie zum branchenüblichen Durchschnitt in Eurer Region? Hier kann Euch der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit weiterhelfen: web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas. Dort könnt Ihr überprüfen, ob Ihr passende Gehälter zahlt und ihn bei Neueinstellungen und Gehaltsgesprächen berücksichtigen. Aber auch Eure Miete, Kosten für Versicherungen, Goodies für Eure Mitarbeiter:innen, Strom, Internet und Co. solltet Ihr regelmäßig überprüfen und im Zweifel anpassen, wenn Ihr feststellt, dass Eure Kosten zu hoch sind. Über das Jahr gerechnet kann sich das lohnen. Alle Artikel des Themenschwerpunkts: BWA: Blick in den Rückspiegel zeigt Weg in die Zukunft Eure Praxis in Zahlen - der monatliche Check BWA verstehen - auch ohne BWL-Studium Ein Beispiel aus der Praxis: Vergleich 2023 und 2024 Die wichtigsten Kennzahlen für Eure Praxis 8 Punkte, wie Ihr von Eurer BWA profitiert Checkliste: Startet jetzt mit der BWA in Eurer Praxis