Steuerlich relevante E-Mails müssen bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden, nicht jedoch ein sogenanntes „Gesamtjournal“, das vom Steuerpflichtigen erst noch erstellt werden müsste und auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) kürzlich bestätigt (Az. XI R 15/23).
Im vorliegenden Fall hatte sich ein Unternehmen im Rahmen einer Außenprüfung geweigert, das komplette Datenarchiv einschließlich eines Gesamtjournals mit sämtlichen je gesendeten oder empfangenen Mails herauszugeben, wie es die Finanzverwaltung verlangt hatte.
Nicht alle E-Mails unterliegen der Vorlagepflicht
Der BFH entschied, dass E-Mails durchaus Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne des § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) sein können, wenn sie der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung von Handelsgeschäften dienen. Damit unterlägen sie der Vorlagepflicht nach § 147 Abs. 6 AO.
Die Münchner Richter:innen betonten aber auch das sogenannte „Erstqualifikationsrecht“ von Steuerpflichtigen: Ein Unternehmen dürfe selbst entscheiden, welche E-Mails steuerlich relevant sind, und irrelevante Nachrichten aussortieren.
Forderung eines Gesamtjournals überschreitet Befugnisse der Finanzverwaltung
Eine Verpflichtung, ein vollständiges Gesamtjournal mit der kompletten Korrespondenz bereitzustellen, bestehe daher nicht, erklärte der BFH. Dafür fehle eine gesetzliche Grundlage. Das geforderte Gesamtjournal müsse erst erstellt werden und würde Informationen enthalten, die kein Steuerpflichtiger aufbewahren müsse. Dies überschreite die Befugnisse der Finanzverwaltung, erklärten die obersten Steuerrichter:innen ihre Entscheidung.
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