Mini-Meetings statt Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche einmal pro Jahr – das ist die Regel in vielen Therapiepraxen. Aber passt das überhaupt zu Chef:in und Team? Nein, fand Cordula von Hacht und hat sich in ihrer Logopädie-Praxis für einen anderen Weg entschieden: Mini-Meetings. Was dahintersteckt, erzählt sie im Gespräch mit Björn Schwarz, Betriebswirt und buchner-Praxisberater. Cordula, wir kennen uns nun schon viele Jahre. In einem unserer Gespräche hast Du mir erzählt, dass Du beim Thema Mitarbeitergespräche einen ganz anderen Weg gehst, als den, den wir normalerweise kennen. Das fand ich total spannend. Wie ist es dazu gekommen? Früher habe ich klassische Mitarbeitergespräche mit Stärken-Schwächen-Profil gemacht. Nicht wirklich aus Überzeugung, sondern weil ich einfach dachte, das macht eine gute Chefin eben so. Ich habe aber recht schnell festgestellt, dass das nicht zu uns passt. Die Atmosphäre während der Mitarbeitergespräche war einfach anders. Ich fand das schwierig, denn eigentlich soll sich in diesem Gespräch ja widerspiegeln, was unseren Kontakt an sich ausmacht. Mit steigender Anzahl an Mitarbeitenden und kleinen und großen To-dos auf meiner Liste ist mir dann klar geworden: Ich brauche eine andere Form. Mir war es wichtig, dass ich den Kontakt zu den einzelnen Mitarbeiterinnen halte. Ich konnte mich schon immer auf mein Bauchgefühl verlassen und manchmal hatte ich das Gefühl, gar nicht zu wissen, wie es einer Mitarbeiterin gerade geht, weil wir in den letzten zwei oder drei Wochen kaum geredet hatten. Dabei ist es so wichtig, auch mal innezuhalten und Raum zu geben, für Sorgen und Bauchschmerzen, neue Ideen, Anerkennung, Lob oder auch Kritik. Gab es noch weitere Gründe? Ja, ein weiterer Punkt war meine eigene Entlastung. Sobald ich die Praxis betreten habe, kamen ganz viele Fragen: „Hast Du mal eben …?“- „Kannst Du mal kurz …?“ – „Weißt Du noch, wo …?“ Bei den vielen Fragen konnte ich gar nicht mehr unterscheiden, was nun wichtig war. Was war wirklich eine kurze Frage mit schneller Antwort und was nur die Spitze eines Eisbergs? Da musste ich also auch für mich sorgen und etwas ändern. Aus dem Bauchgefühl ist eine Struktur geworden. Du hast mir erzählt, Ihr nennt das Mini-Meetings. Was bedeutet das? Wie genau kann ich mir so ein Mini- Meeting vorstellen? Ich habe mir überlegt, dass es viel zu stressig ist, wenn ich ständig im Kopf behalten müsste, wann ich wie mit wem zuletzt gesprochen habe. Darum habe ich mir eine Struktur überlegt: Ich führe die Mini-Meetings so, dass ich für jede Mitarbeiterin exklusiv 15 Minuten pro Woche Zeit habe. Das heißt, zu diesem festen Zeitpunkt haben sie und ich jede Woche 15 Minuten Zeit und Ruhe zu zweit. Und das mache ich nun schon mittlerweile seit gut zehn Jahren. Die Mini-Meetings haben einen festen Anfang und ein festes Ende. Wenn wir merken, dass wir gerade an einem Thema dran sind, das mehr Zeit braucht, verlängern wir entweder oder wir verabreden uns für ein weiteres Mini-Meeting. Wenn nötig, machen wir ein Big-Meeting daraus – denn die gibt es bei uns auch. Das Mini-Meeting kann also auch so eine Art Sprungmarke sein. Wenn Ihr feststellt, die Viertelstunde reicht nicht, Ihr seid da an einem wichtigen Thema dran und benötigt mehr als die 15 Minuten, dann besteht immer die Chance zu sagen, wir nehmen uns dafür mehr Zeit – und zwar nicht nur ein- oder zweimal im Jahr, sondern dann, wenn es nötig ist? Ja, genau. Jetzt habe ich kurz nachgerechnet: 15 Minuten pro Mitarbeiterin pro Woche sind bei acht Mitarbeiterinnen zwei Stunden. Dazu kommen noch Vor- und Nachbereitungszeit. Das ist nicht wenig. Lohnt es sich denn, so viel Zeit zu investieren? Es braucht diese Zeit. Wenn ich sie mir nicht nehme, entsteht Sand im Getriebe. Es würde mir nicht nur der Kontakt und die Nähe zu den Mitarbeiterinnen fehlen. Es gäbe auch in anderen Bereichen negative Folgen, etwa bei betriebswirtschaftlichen Themen wie Auslastung, Praxisorganisation und Zeitmanagement. Die Zeit, die ich mir für die Mini-Meetings sowie die Vor- und Nachbereitung nehme, ist also sehr gut investiert. Wenn ich mit anderen Praxisinhaberinnen und -inhabern spreche, höre ich oft: „Für Führung habe ich gar keine Zeit. Ich muss ja auch noch arbeiten!“ Bei Dir habe ich den Eindruck, dass Du Führung als Deine Arbeit anerkennst. Führung kostet Zeit. Ich nehme das sehr ernst, es macht mir Spaß und ich sehe auch, was dabei herauskommt. Darum ist es fast eher so, dass ich aufpassen muss, noch genug zu behandeln. Denn ich möchte auf keinen Fall zu wenige Patient:innen logopädisch behandeln. Schließlich spreche ich mit meinen Mitarbeitenden auch zum Beispiel über schwierige Situationen im Praxisalltag, im Umgang mit Patientinnen und Patienten und supervidiere sie inhaltlich. Da wäre es hinderlich, wenn ich nicht mehr selbst behandeln würde. Dennoch nimmt die Führungsrolle einen sehr großen Stellenwert ein und das ist auch alternativlos. Lass uns die Mini-Meetings mal genauer anschauen. Wie läuft das im Detail ab? Zu unserer festen Struktur gehört es, dass wir pünktlich anfangen und auch pünktlich Schluss machen. Das ist wichtig, denn nach der Viertelstunde wartet vielleicht schon die nächste Patientin. Der Rahmen muss also verlässlich sein. Außerdem gehört immer ein Rückblick auf die Vorwoche dazu. Gab es irgendwelche chronischen Absager im Plan, gab es eine unangenehme Situation wegen einer Ausfallrechnung, wie ist die Auslastung, wie sieht es bei den Überstunden aus etc.? Da das zur wöchentlichen Routine gehört, fällt das aber nicht wahnsinnig ins Gewicht. Ansonsten bietet das Mini-Meeting einen Rahmen für alles. Alle Fragen, die mir sonst auf meinem Weg von der Praxistür bis zum Schreibtisch um die Ohren fliegen würden, haben hier ihren Raum. Das heißt natürlich nicht, dass mich meine Mitarbeitenden zwischendurch nicht mehr ansprechen dürfen, sondern es ist eher so, dass die Mitarbeiterinnen sich denken: „Ach, das kann ich sie ja im Mini-Meeting fragen.“ Und umgekehrt habe ich immer die Möglichkeit, wenn ich zwischen Tür und Angel etwas gefragt werde, zu entscheiden, ob ich jetzt gerade dafür Zeit habe oder lieber sage: „Hat es Zeit, wenn wir uns das übermorgen zusammen im Mini-Meeting anschauen?“ So fühlt sich die Mitarbeiterin mit ihrer Frage gesehen, auch wenn ich in diesem Moment gerade keine Zeit habe. Kannst Du uns Beispiele geben, für Dinge, die Ihr in Mini-Meetings besprecht? Das kann wirklich alles Mögliche sein: „Ich habe drei Verordnungen, die verknüpfen sich in der Software nicht.“ – „Ich habe hier eine Verordnung und weiß nicht, ob sie so richtig ist.“ –„Ich bin mir unsicher, wann ich eine Therapie beenden kann.“ – „Ich würde gerne eine längere Reise machen und dafür ein Überstundenkonto anlegen.“ Es gibt nichts, was in einem Mini-Meeting nicht thematisiert werden darf. Ein wichtiger Aspekt von Mitarbeitergesprächen ist das Feedback. Um dem Struktur zu geben, wird häufig ein Stärken-Schwächen-Profil genutzt. Fehlt Dir diese Struktur für Feedback in den Mini-Meetings? Wie hast Du sie ersetzt? Explizit ersetzt habe ich sie nicht. Das liegt auch daran, dass Stärken-Schwächen- Profile mir selten das zeigen, was ich eigentlich erfahren möchte. Wenn es darum geht, Anerkennung und Kritik – positive wie negative – zu vermitteln, geschieht das auch in den Mini-Meetings. Nur eben nicht so geplant wie in einem jährlichen Mitarbeitergespräch. Durch die Mini-Meetings kann ich viel direkter auf aktuelle Situationen reagieren. Wenn mir eine Mitarbeiterin zum Beispiel erzählt, wie sie in dieser Woche mit einer Herausforderung umgegangen ist, kann ich direkt reagieren und sagen „Super, das hast du wirklich toll gemacht.“ Ich finde, das ist viel wichtiger als mich Monate später hinzusetzen und zu überlegen, was die Mitarbeiterin im ganzen letzten Jahr Großartiges getan hat. Ich weiß, dass sie ganz viel gut gemacht hat, aber das kann ich mir über einen so langen Zeitraum ja gar nicht alles merken. Nun sind wir in der Mitarbeiterführung zum Glück weg von Sprüchen wie „Nicht gemeckert, ist gelobt genug“. Stattdessen gilt: „Danken ist das neue Loben“. Ich kann mir vorstellen, dass das für Dich als Chefin viel einfacher ist, wenn Du Dich einmal pro Woche mit Deinen Mitarbeiterinnen triffst. Genau, es braucht diese Kontinuität. Unser Mini-Meeting ist einfach ein fester Bestandteil der Woche. Außerdem entsteht für beide Seiten nicht der Stress, den es früher gab, wenn eine Mitarbeiterin um ein Gespräch gebeten hat – oder umgekehrt. Da geht ja auf beiden Seiten sofort das Gedankenkarussell los. So etwas möchte ich hier für niemanden haben. Ich möchte, dass niemand Angst vor Gesprächen hat. Miteinander sprechen soll Spaß machen und Verbindung schaffen. Cordula, vielen Dank für das Gespräch. Zur Person Cordula von Hacht ist Gründerin und Inhaberin des COLOGIUM in Hamburg. Gemeinsam mit ihrem achtköpfigen Team arbeitet die Logopädin dort seit vielen Jahren. Darüber hinaus engagiert sie sich im Netzwerk Kindertherapie, fördert interdisziplinäre Zusammenarbeit und praxisnahe Weiterbildung und ist auch als Dozentin sowie Coach tätig.