Dienstwagen: Wie man die Nutzung nachweist

vom: 18.09.2006

In welchen Fällen muss ein Praxisinhaber die Nutzung seines Dienstwagens in welchem Umfang nachweisen? Das Bundesministerium für Finanzen klärt auf.

Aufgrund der Änderung des Gesetzes “zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltung” ist die pauschale Ermittlungsmethode für die private Kraftfahrzeugnutzung (1%-Regelung) nur noch anwendbar, wenn das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Der Praxisinhaber muss den entsprechenden Nachweis erbringen.
Wie dieser Nachweis zu erbringen ist, hat jetzt das Bundesministerium für Finanzen in einem Schreiben vom 7. Juli 2006 (IV B2 – S 2177 – 44/06) näher erläutert. Es zeigt sich, dass das Nachweisverfahren nicht so kompliziert sein wird, wie befürchtet:
Eine betriebliche Nutzung liegt vor,
bei Fahrten, die in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb oder Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen.

Zur Nachweispflicht:

“Der Umfang der betrieblichen Nutzung ist vom Steuerpflichtigen darzulegen und glaubhaft zu machen. Dies kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Auch die Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen können zur Glaubhaftmachung geeignet sein. Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (i.d.R. 3 Monate) glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes aus.”
Weiter heißt es: “Auf einen Nachweis der betrieblichen Nutzung kann verzichtet werden, wenn sich bereits aus Art und Umfang der Tätigkeit des Steuerpflichtigen ergibt, dass das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird.” Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Dienstwagen überwiegend für Hausbesuche im Einsatz ist. Oder: Auf einen Nachweis kann man auch verzichten, wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis mehr als 50% der Jahreskilometerleistung ausmachen.
Wenn der Nachweis (zum Beispiel über das Fahrtenbuch über 3 Monate) einmal erbracht wurde und keine gravierenden Änderungen vorliegen, so wird auch für die folgenden Veranlagungszeiträume von einer betrieblichen Nutzung ausgegangen.
Das Überlassen eines Dienstautos auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Praxisinhaber (Arbeitgeber) immer eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar.

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