Ausgabe up 1-2017 | Rubrik Praxisführung

up|Umfrage: Wie hältst du’s mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

vom: 22.12.2016

Wie intensiv soll ich neue Mitarbeiter einarbeiten? Darüber diskutieren nicht nur Chefs von Heilmittelpraxen immer wieder.

Für die einen erleichtert eine Einweisung eindeutig die Zusammenarbeit und verhindert Fehler. Andere lassen neue Kollegen lieber ins kalte Wasser springen – auch, um dabei Zeit und Geld zu sparen. Deshalb fragen wir Praxisinhaber in ganz Deutschland: „Wie hältst Du es mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?“

Vorgehen 1: Für so etwas habe ich keine Zeit.

Meine Praxis ist voll ausgelastet, die Warteliste drei Seiten lang. Deswegen benötige ich ja neue Arbeitskräfte. Wie und wann soll ich sie dann bitteschön noch einarbeiten? Bisher haben das alle anderen auch so geschafft. Ein kurzer Sprung ins kalte Wasser, nette Kollegen, die bei Bedarf gern weiterhelfen und dann klappt das.

  • Vorteil

    Ohne Einarbeitungszeiten geht auch kein Verdienst des Praxisinhabers oder des zuständigen Mitarbeiters verloren. Und der neue Kollege packt direkt mit an. Vor allem kleinere Praxen belastet eine Einarbeitung wirtschaftlich enorm – das bleibt ihnen so erspart.

  • Nachteile

    Neue Mitarbeiter, die nicht genau wissen, wie der Hase läuft, machen eher Fehler. Sie verhalten sich oft anders, als Praxisinhaber es gerne hätten. Solche kleinen Ungereimtheiten können zu Ärger mit Patienten und Kassen führen – und so auch finanzielle Folgen haben. Außerdem sind zahlreiche Nachfragen vorprogrammiert.

Vorgehen 2: Eine Stunde Einführung muss reichen! Es haben doch alle eine Ausbildung genossen und bringen genügend Berufserfahrung mit!

Ich passe bei der Wahl meiner Mitarbeiter gut auf, also muss ich sie später nicht groß einarbeiten. Die Therapie am Patienten können die Therapeuten schon. Ich stelle sie schließlich nur ein, wenn sie eine qualifizierte Ausbildung genossen haben. Meine Rezeptionsfachkräfte sind ebenfalls gut ausgebildete Fachkräfte. Neue Therapeuten führe ich einmal durch die Praxis und erkläre Ihnen, wie sie Praxisprogramm und PC benutzen – dann kann es auch schon losgehen!

  • Vorteile

    Wer sich im Vorfeld klare Gedanken bei der Wahl seiner Angestellten macht, hat später weniger zu tun. Gut ausgebildetes Personal mit entsprechender Berufserfahrung benötigt meist weniger Zeit, um sich einzugewöhnen. Außerdem wissen die qualifizierten Mitarbeiter, was sie tun und können von Anfang an mit anpacken.

  • Nachteile

    Auch die qualifiziertesten neuen Mitarbeiter kennen die Eigenheiten, die Prozesse und Vorgaben einer Praxis anfangs nicht. Früher oder später tappen sie deswegen in Fallen und machen Fehler. Das kann glimpflich ausgehen – oder gravierende Folgen für die Praxis haben. Wenn jeder nur nach seinen eigenen Vorstellungen arbeitet, ist es zudem schwierig, den Pateinten ein einheitliches Bild der Praxis zu vermitteln.

Vorgehen 3: Das handhabe ich ganz unterschiedlich, je nach Vorbildung, Alter und Position der neuen Arbeitskraft.

So etwas kann ich nicht verallgemeinern. Wie intensiv ich jemanden einarbeite, hängt von vielen Dingen ab: von den Aufgaben, die die Stelle mit sich bringt, der Ausbildung der Arbeitskraft und ihrer Berufserfahrung. Junge Berufsanfänger arbeite ich ein und betreue sie, dann werden sie fix zu produktiven Mitarbeitern. „Alte Hasen“ kommen auch ohne große Einführung schnell zurecht.

Für Positionen mit weniger komplexen Aufgaben genügt auch eine kurze Einweisung. Einem Mitarbeiter, der ausschließlich den Trainingsbereich betreuen soll, zeige ich nur schnell Trainingsabläufe und Geräte.

  • Vorteil

    Wer Mitarbeiter ihren Fähigkeiten und ihrer Position entsprechend einweist und betreut, kann sie gezielt fördern. So schöpfen Praxischefs ihr Potenzial voll aus und lassen ihnen gleichzeitig von Anfang an Wertschätzung zukommen.

  • Nachteil

    Manchmal benötigen auch „alte Hasen“ etwas Einarbeitung in die Besonderheiten der Praxis (siehe Nachteile von Vorgehen 2). Außerdem besteht die Gefahr, dass neue Mitarbeiter sich unterschiedlich gewürdigt fühlen. Wenn die Chefin manchen Kollegen mehr Zeit widmet als anderen, kann das zu Reibereien im Team führen.

Vorgehen 4: Einarbeitung schützt vor Fehlern und späterem Stress im Praxisalltag. Dafür kann man schon mal ein bis zwei Tage einplanen.

Wir betreuen jeden Mitarbeiter in seinen ersten zwei Tagen sehr intensiv. Dazu wenden wir ein konkretes Vorgehen mit Checklisten an. Unsere neuen Mitarbeiter konnten bisher immer ab dem dritten Arbeitstag bereits voll mithelfen. Sie lernen den Betrieb schnell kennen und machten deswegen nur selten Fehler.

  • Vorteile

    Eingearbeitete Mitarbeiter kennen sofort die Spielregeln und müssen nicht ständig nachfragen. Fehler wie beispielsweise falsche Eingaben in die Praxissoftware unterlaufen ihnen selten. Außerdem wissen sie, wie die Praxis Verordnungsprüfung, Zuzahlung und Umgang mit Ausfallgebühren handhabt – was teuren Missgeschicken vorbeugt. Sie können sich zudem schnell in das Praxisteam integrieren. Das verschafft der Praxis ein einheitlicheres Image.

  • Nachteile

    Eine intensive Einarbeitung kostet Geld. In den ersten zwei Tagen sind neue Kollegen quasi unproduktiv. Zudem investiert dann immer mindestens ein anderer Mitarbeiter oder der Inhaber Zeit, in der er selbst keine Patienten behandeln kann. Dabei geht der Praxis Umsatz verloren.

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