Ausgabe up 02-2017 | Rubrik Praxisführung

up|Umfrage: Wie hältst du’s mit abgelaufenen Verordnungen?

vom: 26.01.2017

Das Telefon klingelt, am Ende der Leitung ist ein aufgeregter Kassenpatient. Er will dringend einen Termin haben. Auf die Frage, von wann seine Verordnung ist, kramt er diese erst einmal unter verlegenem Nuscheln hervor – woraufhin sich herausstellt,  dass das Ausstellungsdatum schon mehr als 14 Kalendertage zurückliegt.

Damit ist die Verordnung gemäß Heilmittel-Richtlinie abgelaufen, also ungültig. Therapeuten können auf unterschiedliche Weise mit dieser Situation umgehen. Wir haben Praxisinhaber in ganz Deutschland gefragt: „Wie hältst Du es mit abgelaufenen Verordnungen?“

Vorgehen 1: Wer sich nicht an Fristen hält, der muss eben noch einmal zurück zum Arzt.

Manche Patienten lernen es nie. Wenn sie Therapie auf Kosten der Kasse haben wollen, dann müssen sie eben auch rechtzeitig kommen. Solche verspäteten Verordnungen nehme ich ganz bestimmt nicht an, sondern schicke den Patienten direkt zurück zum Arzt.

  • Vorteil

    Indem eine Therapiepraxis Patienten zurück zum Arzt schickt, geht sie auf Nummer sicher. So besteht keine Gefahr, eine Absetzung wegen verspätetem Behandlungsbeginn zu kassieren und es fällt keine Arbeit mit lästigen Korrekturen an. Außerdem merkt der Arzt, wie schlampig sein Patient mit Verordnungen umgeht – vielleicht ermahnt er ihn und es hat für beide einen Erziehungseffekt.

  • Nachteile

    Manche Patienten reagieren beleidigt, wenn Therapeuten sie so sehr in die Pflicht nehmen. Bei ihnen kommt es nicht gut an, wenn eine Praxis sie in „ihrer Not“ zum Arzt zurückschickt. Dieser „Nicht-Service“ könnte sich schnell im Ort oder Stadtviertel herumsprechen, wenn der Patient darüber am Stammtisch meckert.

Vorgehen 2: Das muss der Arzt (er)klären.

Der Arzt ist in der Pflicht, die Verordnung formal korrekt auszufüllen und Patienten über die Spielregeln der Heilmittel-Verordnung aufzuklären. Warum können Ärzte das ihren Patienten eigentlich nicht richtig erklären? Naja, nicht mein Problem. Dann muss der Arzt das eben ändern. Lieber Patient, sagen wir dann, da hat dein Arzt dich wohl nicht richtig informiert!

  • Vorteile

    Hier wird klar, in wessen Verantwortung die Aufklärung der Patienten liegt, nämlich in der der Ärzte. Damit ist die Schuldfrage auch für Patienten geklärt: Nicht die Therapiepraxis ist böse, weil sie die Verordnung nicht annimmt. Der Arzt hat sie nicht richtig aufgeklärt.

  • Nachteile

    Vermutlich reagieren die meisten Ärzte nicht besonders erfreut, wenn ihnen dieselbe Therapiepraxis ständig Patienten zur Verordnungskorrektur zurückschickt. Wenn die Patienten sich dann auch noch beklagen, der Therapeut hätte gesagt, ein vernünftiger Arzt kläre direkt über Fristenregelungen auf, schafft das ein schlechtes Klima zwischen Arzt und Heilmittelerbringer.

Vorgehen 3: Was nicht passt, wird passend gemacht.

Das ist ja alles nur blöde Formsache, wen interessiert das schon. Ich schreibe beim ersten Behandlungsdatum einfach ein passendes Datum rein und trage die weiteren Termine entsprechend nach. Und schon habe ich kein Problem mehr. Als wenn das irgendjemanden interessieren würde…

  • Vorteil

    Wenn wir Fristen auf dem Papier einhalten, haben wir die Heilmittel-Verordnung auch formal korrekt abgearbeitet und können sie abrechnen. Eine Absetzung wegen Fristüberschreitung haben wir also nicht zu befürchten.

  • Nachteil

    Wer ein falsches Behandlungsdatum auf einer Verordnung dokumentiert, begeht Betrug – und kann entsprechend bestraft werden. Es gibt zahlreiche Fälle, in denen solche Umdatierungen aufgeflogen sind. Das passiert zum Beispiel, weil Therapeuten aus Versehen einen Sonntag oder einen Krankenhaustag als fiktives Behandlungsdatum eintragen. Es passiert, weil ein Patient oder ein ehemaliger Mitarbeiter die Praxis bei der Krankenkasse anschwärzt. Es passiert, weil die Krankenkassen-Computersysteme die Verordnungsmuster immer besser auf Plausibilität prüfen können. Wenn es dann auffliegt, muss die Praxis die Vergütung zurückbezahlen, zusätzliche eine Vertragsstrafe berappen und mit einer Anzeige wegen Betrugs rechnen.

Vorgehen 4: Fristenprobleme kenne ich in meiner Praxis nicht.

Meine Patienten sind sich darüber im Klaren, dass sie etwas von mir wollen und dass wir hier in der Praxis Probleme gemeinsam mit ihnen angehen. Deswegen achten meine Patienten penibel auf die Einhaltung der Fristen – im eigenen Interesse, denn sonst ist Behandlung zu Ende oder sie müssen noch einmal zum Arzt! Jeden neuen Patienten informieren meine Mitarbeiter und ich noch vor und auch während seiner Behandlung ausführlich darüber.

  • Vorteile

    Gut aufgeklärte Patienten sind selbstständiger und tragen aktiv dazu bei, Fristüberschreitungen zu vermeiden. Das hilft dabei, Absetzungen zu vermeiden und steigert die Therapiequalität. Denn wer Verantwortung für seine Fristen übernimmt, versteht vermutlich auch, dass Therapie nicht einfach nette Entspannung ist, sondern auch Einsatz vonseiten der Patienten fordert.

  • Nachteile

    „Oberlehrerhaftes“ Verhalten gegenüber dem Patienten kommt nicht gut an. Und wenn die Sympathie gegenüber der Therapeutin sinkt, kann sich das auch negativ auf Therapieeffekt und Compliance auswirken. Praxischefs sollten sich also gut überlegen, welche Informationen sie und ihre Mitarbeiter an die Patienten weitergeben.

Vorgehen 5: Datums- oder Fristen-Probleme gibt es nicht, wenn man weiß, wie das Spiel funktioniert.

Mal ehrlich: es gibt kein Problem mit Fristen. Es gibt nur Therapeuten, die zu bequem sind, sich mit den Spielregeln der GKV-Abrechnung zu beschäftigen. Als up-Leser weiß ich doch, wie ich solche Verordnungen einfach nach telefonsicher Rücksprache mit der Arztpraxis selbst korrigieren und abrechnen kann.

  • Vorteile

    Wer weiß, wie er abgelaufene Verordnungen selbst korrigieren kann, spart viel Zeit. Da Heilmittelpraxen Ärzte so nicht wegen jeder Kleinigkeit um eine Korrektur bitten müssen, beeinflusst das auch das Arzt-Therapeuten-Verhältnis positiv.

  • Nachteile

    Der einzige Nachteil an diesem Lösungsvorschlag ist der Unglaube, mit dem manche Therapeuten auf ihn reagieren. „Ich kann mir nicht vorstellen, dass wir solche Probleme selbst lösen dürfen“, denken offenbar einige Kollegen und schicken jede Fristüberschreitung lieber weiter zum Arzt zurück. Die Ärzte sind dann genervt und machen sich ein schlechtes Bild von Heilmittelerbringern. Dass es auch Therapeuten gibt, die versuchen, ihnen die Korrekturarbeit geschickt abzunehmen, rückt in den Hintergrund.

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  • Im besten Fall kann ich innerhalb der 14 Kalendertage den ersten Termin vergeben. Wenn das nicht der Fall ist, dann lasse ich die VO entsprechend verlängern auf den späteren Behandlungsbeginn. Das wird dem Pat. erklärt, der versteht das und nimmt uns die Arbeit ab.
    Nur in seltenen Fällen datiere ich ein Datum vorher. ( war früher ehr üblich, ich weiß, aber man lernt dazu, und geht kein Risiko mehr ein)
    Die Patienten sollen am besten noch am Verordnungs Ausstellungs Tag anrufen oder eine e Mail schreiben, wegen dem ersten Termin.

  • Der Passus 5 ist in meinen Augen nicht korrekt: In Ostdeutschland sind ca. 80-85% aller Patienten bei der AOK versichert und ein Blick (oder mehrere) in den Rahmenvertrag besagt, dass bei jedweder Änderung und sei sie noch so klein das Rezept dem Vertragsarzt zur Korrektur vorzulegen ist – mit Unterschrift, Datum und Stempel! Die DEVK-Kassen sehen das entspannter, da genügt oft eine Dokumentation des Heilmittelerbringers, aber das ist leider nur eine geringe Zahl von Patienten. VG

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