Ausgabe up 5-2018 | Rubrik Kommunikation

Jetzt mit der Planung starten: Mit fünf Fragen zum perfekten Sommerfest

vom: 20.04.2018

Was die Weihnachtsfeier im Dezember ist zur Jahresmitte das Sommerfest. Es steht alle Jahre wieder an und kommt doch plötzlich und überraschend. Alle, die sich noch keine großen Gedanken um die Sommersause gemacht haben, können mit diesen fünf W-Fragen jetzt in die Planung einsteigen.

Wer feiert mit?

Bevor Sie sich Gedanken um die Location oder sonstige Rahmenbedingungen machen, stellt sich die Frage, für wen das Sommerfest eigentlich sein soll. Feiern nur die Praxismitarbeiter, oder vielleicht auch deren Familien oder soll es vielmehr eine Veranstaltung auch für die Patienten werden und auf die Praxis und ihr Angebot aufmerksam machen?
Bei einem Sommerfest / Tag der offenen Tür / einer Marketing-Veranstaltung findet das Ganze natürlich in den Praxisräumen und – wenn möglich – im Garten bzw. auf dem Hof statt. Feiert hingegen nur ein kleines Team gemeinsam, lädt der Praxisinhaber vielleicht zum Essen ein oder organisiert ein gemeinsames Grillfest.

Wann wird gefeiert?

Im großen Stil: Das klassische Sommerfest findet natürlich in den Sommermonaten statt. Dann stehen die Chancen für schönes Wetter gut, es ist am Abend noch lange hell. Möchten Sie das Ganze mit einem Tag der offenen Tür verbinden, sollte es aber nicht unbedingt während der Schulferien stattfinden. Denn dann sind viele potentielle Gäste im Urlaub. Überlegen Sie, ob Sie nicht lieber in den Spätsommer oder den frühen Herbst ausweichen. Dann könnte aus dem Sommer- auch ein Oktoberfest werden. Achten Sie bei der Terminauswahl auch darauf, dass nicht gerade große Konkurrenzveranstaltungen in der Nähe stattfinden.

Unter uns: Bei einer kleinen Feier im Team suchen Sie den Termin am besten gemeinsam aus: Es wird sich sicher ein Datum finden, an dem (fast) alle Zeit haben und es auch in den Praxisablauf passt. Wenn Sie planen, die Feier außerhalb der Praxis zu veranstalten und einen Tisch reservieren oder Veranstaltungsort buchen müssen, hilft es bei der Planung noch einen oder zwei Austauschtermine zu haben, falls der gewünschte Ort sehr gefragt ist.

Wie wird gefeiert?

Im großen Stil: Essen und Getränke, ein hübsches Ambiente und auch ein wenig Musik dürfen natürlich nicht fehlen. Wie wäre es mit einem Motto für die Veranstaltung? Für einen Termin im Herbst bietet sich natürlich das Oktoberfest an. Sind Sie auf die Behandlung von Kindern spezialisiert, sollte das Motto natürlich kindgerecht sein und auch etwas zur Unterhaltung der Kleinen vorsehen. Es kann aber auch zum Fachgebiet der Praxis passen. Podologen laden beispielsweise ein zu „Barfuß oder Lackschuh“ – wer das eine oder andere trägt, bekommt eine kleine Belohnung.

Unter uns: Beim Sommerfest des Praxisteams sollen sich alle wohlfühlen. Lassen Sie doch die Mitarbeiter Vorschläge machen. Der gemeinsame Grillabend oder das Picknick könnten ebenfalls unter einem Motto stehen. Ob Aladdin, 80er Jahre oder Andalusien – der Phantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Dekoration, Essen und Musik richten sich dann natürlich nach dem Motto.

Wie auf die Feier hinweisen?

Im großen Stil: Auf jeden Fall sollten Sie bald den Termin festlegen und ihn publik machen: Aushang in der Praxis, Hinweis auf der Website und den Sozialen Medien, ggf. Zeitungsanzeigen oder eine Mitteilung an die lokalen Medien, mit der Bitte auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. Haben Sie eine bestimmte Zielgruppe im Auge: Dann sorgen Sie dafür, dass sie von Ihrer Veranstaltung erfährt. Legen Sie Flyer im Fitnessstudio aus oder im Beauty-Salon um die Ecke, bei Ärzten oder im örtlichen Gesundheitszentrum.

Unter uns: Halten Sie den Termin im Praxiskalender fest und erinnern Sie die Mitarbeiter ggf. nochmals daran, falls Sie den Tag des Sommerfestes schon frühzeitig festgelegt haben. So gerät der Termin nicht in Vergessenheit. Als kleinen Spaß können Sie auch aus einem alten Maßband einen Countdown-Kalender basteln. Noch 43 Tage bis zum Sommerfest – dann beginnen sie bei 43 Zentimetern und schneiden bis zum großen Tag täglich einen Zentimeter ab. Zu albern? Dann schicken Sie eine Rundmail, in der Sie den Termin einfach nochmal bestätigen.

Was ist sonst noch zu tun?

Im großen Stil: Sichten Sie Ihr Werbematerial: Sind noch ausreichend Visitenkarten da? Ist der Flyer auf dem aktuellen Stand? Können alle Mitarbeiter mögliche Fragen beantworten oder braucht ein neuer Kollege vielleicht noch ein wenig Unterstützung? Legen Sie auch fest, welche Praxisbereiche zugänglich sein sollen und welche nicht.

Unter uns: Falls Sie einen Tisch oder eine Location reserviert haben, lassen Sie sich das nochmal bestätigen. Planen Sie ein Picknick im Freien, schadet es nicht, eine Alternative zu haben, falls es regnet. Praxisinhaber können das Sommerfest auch nutzen, um noch eine kleine Überraschung für die Mitarbeiter zu organisieren und Ihnen so für ihren täglichen Einsatz für die Praxis zu danken.

Checkliste Sommerfest:

  • Termin festgelegt und angekündigt
  • Location ausgewählt und ggf. reserviert
  • Essen und Getränke bestellt/aufgeteilt, wer was mitbringt
  • Alternativen für Veganer/Vegetarier/Gäste mit Lebensmittelallergien
  • Tische, Stühle, Geschirr, etc. besorgt
  • Notfallplan steht (z. B. bei Regen)
  • Dekoration und Unterhaltungsprogramm vorbereitet (Musik, o. ä.)

Alles abgehakt? Dann kann die Feier losgehen… Wir wünschen Ihnen viel Spaß dabei!

Bildnachweis: Fotolia.com: Sandra Cunningham

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Themen: Alle Artikel, Thema Kommunikation, Thema Kommunikation mit Mitarbeitern, Thema Kommunikation mit Patienten, Thema Praxisführung, Thema Tipp zur Praxisführung
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  • Mein Unternehmen möchte auch ein großes Sommerfest ausrichten und zumindest der Termin steht schon. Der nächste Punkt auf Ihrer Checkliste ist als Nächstes an der Reihe. Wir müsse noch die perfekte Location finden und reservieren. Ihr Artikel steigert die Vorfreude schon jetzt!

  • Ich liebe Sommerfeste einfach. Da hat jeder Spaß ob Kind, Eltern oder Hund. Die vorgeschlagenen Punkte sind wirklich gut. Ich finde das es noch ein paar Dinge zu ergänzen gibt. Das Essen ist immer wichtig und auch die Musik plus Aktivitäten. Man muss sich überlegen welche Zielgruppe man erreichen möchte und wen man da beschäftigt. Ein kleiner Tipp für eine Aktivität ist das Bier-Kästen stapeln wofür man einen Kran ausleiht und Halterungen. Das kommt bei uns immer richtig gut an.

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