FAQ Dokumentation/Berichte/Videos/Fotos

vom: 08.05.2018

Hier sind die wichtigsten Fragen und Antworten zur Therapiedokumentation und -berichten, sowie Video und Fotoaufnahmen.
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Brauche ich eine schriftliche Genehmigung, wenn ich aus therapeutischen Gründen Videos von Patienten mache?

Ja, Sie sollten sich entweder bereits beim Abschluss des Behandlungsvertrages eine entsprechende Einwilligung einholen oder dies spätestens, wenn Sie die Fotos/Videos anfertigen nachholen.

Reicht es, wenn ich die Videos auf einem USB Stick in einem abschließbaren Schrank lagere?

Die Lagerung in einem verschließbaren Schrank genügt in der Regel.

Wenn ein Patient nach 2 Jahren seine Berichte haben möchte, darf ich ihm diese per E-Mail senden oder gibt es da datenschutzrechtliche Bedenken?

Sie können Berichte per E-Mail versenden, wenn der Patient dem Versand ausdrücklich (am besten schriftlich) zustimmt.

Was mache ich, wenn ein Privat-Patient der DS Verordnung nicht zustimmt. Was passiert dann mit der Rechnung? Kann ich diese dann trotzdem dem Steuerberater vorlegen? Wie verhalte ich mich dann? Ich muss doch die Rechnung versteuern.

Der Steuerberater ist selbst auch der Verschwiegenheit unterworfen. Sie müssen sich jedoch bei ihm informieren, was er konkret zum Schutz Ihrer Daten unternimmt und ob er seine Mitarbeiten alle der Verschwiegenheit unterworfen hat.

Dürfen Mitarbeiter im Pflegeheim Patientendaten/ Behandlungsdokumentation der gemeinsamen ‚Patienten‘ einsehen?

Streng genommen müssen die Patienten die Einsichtnahme durch Pflegepersonal ausdrücklich zustimmen.

Kann ein Kunde/Patient mit seiner Unterschrift bestätigen, dass seine Daten nicht in einer bestimmten Frequenz gelöscht werden müssen?

Sie müssen sich an die gesetzlichen Bestimmungen halten. Die besagen, dass Sie Patientendaten mindestens 10 Jahre aufbewahren müssen. Eine vorherige Löschung ist (auch auf Wunsch des Patienten) nicht möglich. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist zu prüfen, ob die Daten für die Behandlung noch benötigt werden. Ist dies nicht der Fall, dürfen die Daten nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Patienten weiterhin gespeichert werden. Ohne Einwilligung würde in derartigen Fällen die Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung fehlen.

Sind besondere Vorkehrungen o.ä. zu treffen wenn ich einen Praktikanten kurzzeitig in meiner Praxis habe? Einsicht in private/patientenbezogene Daten hat dieser ebenso wie meine Mitarbeiter.

Der Praktikant sollte bei Ihnen eine Datenschutzerklärung unterzeichnen. Damit bestätigt er, dass er die Daten vertraulich behandelt und nicht nach außen trägt. Außerdem muss geprüft werden, ob er tatsächlich den Zugriff zum vollen Programm und zu allen Daten benötigt. Ist dies nicht erforderlich, sollte eine Rechtebeschränkung erfolgen.

Wie ist es wenn ich einen Therapiebericht an den Arzt schicke?

Eine Einwilligung vom Patienten benötigen Sie nicht, da die Übermittlung an den Arzt durch den Behandlungsvertrag abgedeckt ist. Der Übertragungsweg muss aber sicher sein, damit Daten nicht in falsche Hände gelangen.

Darf ich Rezepte von Patienten / Hausbesuchspatienten in der Arztpraxis weiterhin abholen?

Ja, wenn dies mit dem Patienten so abgesprochen ist und Sie sicherstellen können, dass das Rezept unterwegs nicht verloren geht oder Dritte auf sonstige Weise Kenntnis vom Inhalt erlangen können.

In unserer Praxis haben wir eine Gerätefläche, da haben wir Selbstzahler die trainieren und Patienten die mit einem Rezept kommen. Auf der Fläche steht ein Schank mit den Trainingsplänen + Diagnose, der nicht abschließbar ist. Das heißt, wir müssen jetzt von allen eine schriftliche Einwilligung holen?

Diese Daten dürfen nicht frei zugänglich sein. Wenn der Schrank nicht unter permanenter Aufsicht und Kontrolle eines Mitarbeiters ist, sollten Sie für die Zukunft dafür sorgen, dass der Schrank verschließbar wird. Sonst könnte jeder Dritte beliebig auf die Daten zugreifen. Eine Einwilligung in die Aufbewahrung in einem nicht abschließbaren Schrank wäre möglich, ist aber aus Datenschutz-Sicht keine geeignete organisatorische/technische Maßnahmen zum Schutz der Daten.

In den Rahmenverträgen der Krankenkassen steht eine Aufbewahrungspflicht von drei Jahren. Wie kommt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren zustande?

Die Aufbewahrungspflicht ist in dem Patientenrechtegesetz (§630f BGB) geregelt. Das BGB hat Vorrang vor den vertraglichen Regelungen der Kassen und Verbände.

Darf ich dem Arzt noch einen Therapiebericht schreiben?

Selbstverständlich. Dies ist vom Behandlungsvertrag und den gesetzlichen Dokumentationspflichten gedeckt.

Ist es ok, Verordnungen zu Hausbesuchen zur Unterschrift mitzunehmen? Sind diese auf der Fahrt ausreichend geschützt?

Patientenunterlagen und Heilmittelverordnungen dürfen nur in verschließbaren Taschen transportiert werden. Bitte nie Heilmittelverordnungen oder Patienteninformationen offen im Auto liegen lassen. Niemand darf sie von draußen durch die Scheibe lesen können. Selbstverständlich ist das auch das Auto beim Verlassen ordnungsgemäß zu verschließen.

Ist die Videoüberwachung (im Flur-Anmeldung) ohne Aufzeichnung und Ton erlaubt? Z.B. wenn ich mich in Behandlung befinde und alleine mit dem Patient in der Praxis bin. Da möchte ich sicher sein, dass sich niemand Fremdes in der Praxis im Plan etwas anschaut (obwohl wir immer Bestellbuch haben). Sollte ich da die Einwilligung von jeden einzelnen Patient einholen?

Für die Videoaufzeichnung ist es unerheblich, ob diese mit oder ohne Ton erfolgt, oder ob die Aufzeichnungen gespeichert werden. Die Videoaufzeichnung an sich ist keine geeignete Maßnahme, um den Zugriff auf Daten zu verhindern. Denn der tatsächliche Zugriff durch Fremde kann allein durch die Überwachung nicht verhindert werden. Nutzen Sie dennoch die Videoaufzeichnung, so muss dies bereits im Eingangsbereich ausdrücklich und hinreichend gekennzeichnet sowie Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen benannt werden.
Die Einwilligung in die Videoaufzeichnung kann zudem erst erfolgen, nachdem der Patient den überwachten Bereich bereits betreten hat. Als Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung kommt eine Einwilligung daher in der Regel nicht in Betracht.

Dürfen beim Durchführen von Rehasportkursen die Ordner mit den Unterschriftenlisten zu Beginn der Kurse am Empfangsbereich liegen, damit die Teilnehmer unterschreiben können?

Falls es eine Unterschriftenliste gibt, sind auf dieser nur Name und Unterschrift, keine weiteren Felder mit persönlichen Kontaktdaten – dann gibt es nichts dagegen einzuwenden.

Darf ich eine Verordnung zur Änderung einen Arzt per Post schicken? Ist das sicher oder muss ich jetzt jede Verordnung persönlich zur Änderung vorbeibringen?

Sie dürfen auch weiterhin postalische Übertragungen vornehmen, sofern der Anbieter seriös ist.

Wir haben in unserem Privat-Haus einen Büroraum. Müssen hier auch die Schränke abschließbar sein oder reicht es, wenn der Raum bei „Nichtnutzung“ abgeschlossen ist?

Sie sollten auch Zuhause die gleichen oder ähnliche Sicherungsmaßnahmen wie in der Praxis ergreifen. Wenn Sie jedoch garantieren können, dass das Verschließen des Raumes genügt, um den Zugriff auf die Daten zu verhindern, benötigen Sie nicht zwangsweise einen abschließbaren Schrank.

 

 

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