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So kalkulieren Sie Ihren Stundensatz jetzt ganz einfach selbst!

Wissen Sie schon, ab wann Sie kostendeckend arbeiten?

So kalkulieren Sie Ihren Stundensatz jetzt ganz einfach selbst!

Die Dauer der Leistungserbringung spielt bei Heilmittelerbringern eine wichtige Rolle. Zwar gehört die Angabe der Leistungsdauer nur bei der Stimm-, Sprech- und Sprachtherapie sowie der Lymphdrainage ausdrücklich zur Bezeichnung des Heilmittels. Aber es gibt auch für alle anderen Heilmittel-Therapien Zeitkorridore, die über Verträge mit Kassen und Patienten festgelegt sind. Das bedeutet, dass Therapeuten letztlich Leistungszeit in Rechnung stellen. Für ihr wirtschaftliches Überleben ist dabei wichtig, dass sie für diese Zeit mehr berechnen können, als ihnen Kosten entstehen. Mit unseren Excel-Tabellen für Physio-, Ergotherapie und Logopädiepraxen können Sie jetzt ganz einfach Ihren individuellen Stundensatz berechnen.

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Wer seinen Stundensatz kennt, ist klar im Vorteil.

Die Preisgestaltung in Heilmittelpraxen wird in der Regel von außen gesteuert: Erstattungsvorgaben der Krankenkassen (GKV und PKV) und der Beihilfestellen werden als gegeben hingenommen. Mit dieser Bezahlung versuchen die meisten Therapeuten irgendwie auszukommen. Eine Kalkulation, inwieweit mit den vorgegebenen Summen überhaupt eine Kostendeckung zu erreichen ist, fehlt in vielen Praxen. Und wirtschaftlich notwendige Preisanpassungen bei Privatpatienten werden nicht durchgeführt, aus Angst Patienten durch Preiserhöhungen zu verlieren.

Tatsächlich ist es aber gar nicht so aufwendig, die eigenen Kosten für eine Stunde Therapie zu ermitteln. Der Aufwand für die Datenbeschaffung ist überschaubar und oft reichen auch schon allgemeine Branchen-Durchschnittswerte, um eine gute Grundlage für die Kalkulation der eigenen Praxis zu erhalten. Das schafft nicht nur betriebswirtschaftliche Sicherheit sondern fördert auch die persönliche Zufriedenheit.

Basis der Berechnung ist eine Einzelpraxis mit GKV-Zulassung

Um die Kalkulation für den jeweiligen Fachbereich für Sie zu vereinfachen, haben wir jeweils Excel-Tabellen für Logopädie, Physiotherapie und Ergotherapie erstellt. Unsere Kalkulations-Tools gehen davon aus, dass grundsätzlich die jeweiligen Zulassungsvoraussetzungen der GKV erfüllt sind: Anforderungen an die räumliche Mindestgröße, an die Ausstattung sowie an die Verfügbarkeit des Praxisinhabers in Vollzeit.

Diese Standardgrößen sind alle erfasst. Sie müssen nur noch die Angaben mit den Werten Ihrer eigenen Praxis vergleichen und Abweichungen eingeben. Zusätzliche Mitarbeiter oder Investitionen, Zertifikatserweiterungen sowie größere Räume und höhere Mieten können Sie bei Bedarf problemlos ergänzen.

In drei Schritten zum Stundensatz

Schritt 1: Produktive Arbeitszeit ermitteln

In der Tabelle Stunden wird ermittelt, wie viele produktive Stunden in Ihrer Praxis überhaupt erbracht werden können. Mit produktiven Stunden ist hier die Zeit gemeint, die man als Therapeut gegenüber einem Patienten oder einer Krankenkasse abrechnen kann.

Zeit, die Sie mit Aufräumen, Abrechnung oder allgemeiner Praxisverwaltung verbringen, sind demzufolge keine produktiven Stunden und müssen bei der Berechnung des Stundensatzes abgezogen werden. Das bedeutet, dass die Kosten der Verwaltungszeiten durch die produktiven Stunden mit erarbeitet werden müssen.

Beispiel:

Für das Saubermachen und Aufräumen braucht Praxisinhaberin Anja jeden Tag eine Stunde. In dieser Zeit kann Anja nicht therapieren, also mit ihrer Arbeitsleistung kein Geld verdienen. Deshalb handelt es sich bei dieser Tätigkeit um »unproduktive« Zeit. Obwohl es natürlich notwendig ist, die Praxis sauber zu machen.

Um die Arbeitszeit zu berechnen, kalkuliert man die Jahresarbeitszeit einer Vollkraft. Dazu werden von den 365 Tagen im Jahr die Wochenenden und Feiertage ebenso abgezogen wie Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungstage. Die so errechneten Arbeitstage ergeben zusammen mit der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit die Arbeitsstunden im Jahr (A 10). Davon abgezogen
werden müssen die Zeiten, die als Arbeitszeit gelten, jedoch nicht für die Therapie genutzt werden. Das wird in Wochenstunden je Mitarbeiter angegeben (A 11). Im Ergebnis erhält man die produktiven, also abrechenbaren Therapiestunden je Mitarbeiter (A 12).

Beispiel:

In einer Praxis mit sechs Mitarbeitern findet wöchentlich eine Teamsitzung in der Arbeitszeit statt, die ca. 1,5 Stunden dauert. Das bedeutet, dass hier jede Woche nicht produktive Zeit von neun Stunden (6 mal 1,5) anfällt. Denn in dieser Arbeitszeit der Mitarbeiter können keine abrechenbaren Behandlungen erbracht werden.

Die Gesamtproduktivität der Praxis kann unter (B) festgelegt werden. Zwei angestellte Vollzeitkräfte würden in Zeile (B4) mit »2« eingetragen, eine Halbtagskraft mit 0,5.

Beispiel:

Hat ein Mitarbeiter zusätzlich zu seiner Therapie eine Leitungsfunktion übernommen, wird er nicht voll für Therapie zur Verfügung stehen. Bei z. B. einem geschätzten Anteil von zehn Prozent Leitungsarbeit, würde man für die Fachliche Leitung dann einen Wert von 0,9 eingeben (B 2).

Ähnlich gelagert ist der Fall, wenn Praxischefin Anja mit fünf Mitarbeitern viel mehr Arztkontakte pflegen und andere administrative Aufgaben erledigen muss als in der Startphase, in der sie nur für sich sorgen musste. Realistisch betrachtet hat ein Chef bei fünf Vollzeitkräften nur noch 70 Prozent seiner Zeit für Therapie zur Verfügung, der Wert in Zeile (B 1) wäre dann 0,7.

Die Gesamtproduktivität der Praxis gibt an, wie viele Stunden Therapie die Praxis im Jahr abrechnen kann. Immer vorausgesetzt, alle Termine können vergeben werden und alle Patienten nehmen die vereinbarten Termine war. Normalerweise würde man Patienten, die vereinbarte Termine nicht rechtzeitig absagen, eine Ausfallgebühr in Rechnung stellen. Wenn man darauf verzichtet, sinkt die Auslastung (C 1) und die effektiv abrechenbaren Stunden reduzieren sich noch einmal.

Beispiel:

Wenn ein Therapeut jeden Tag acht Behandlungseinheiten erbringen kann und fünf Tage in der Woche arbeitet, dann können 40 Einheiten abgerechnet werden. Bei zwei Absagen können nur noch 38 Therapien abgerechnet werden, die Auslastung beträgt nur noch 95 Prozent.

Schritt 2: Gesamtkosten ermitteln

Jetzt geht es darum, die gesamten Kosten der Praxis zu ermitteln. Das haben wir für Sie in der Tabelle Gesamtkosten entsprechend vorbereitet. Dabei haben wir alle Kosten einer »Ein-Personen-Praxis« gemäß den Zulassungsvoraussetzungen der GKV ermittelt. Zu den Kosten des Unternehmers (D 1) haben wir lediglich eine Reinigungskraft als Personalkosten berücksichtigt (D 2). Die Raumkosten orientieren sich an den in den Zulassungsbedingungen genannten Flächen. Ein Auto wird hier mit aufgeführt, um die Zulassungsverpflichtung zur Durchführung von Hausbesuchen erfüllen zu können (D 5). Die Abschreibung bildet den Werteverlust des Inventars in den Jahren zwei bis vier gemäß Zulassungsvoraussetzungen ab.

Beispiel:

Bei der Berechnung des kalkulatorischen Unternehmerlohns neigen die meisten Existenzgründer dazu, sich selbst nicht angemessen zu vergüten. In unserer Tabelle haben wir den monatlich notwendigen Unternehmerlohn mit rund 4.000 Euro angesetzt. Dieser Betrag setzt sich aus den durchschnittlichen Lebenshaltungskosten gemäß Statistischem Bundesamt, dem Beitrag für freiwillig in der GKV Versicherte und einer realistischen, privat finanzierten Altersvorsorge zusammen, die davon ausgeht, dass zum Zeitpunkt des Ruhestands inflationsbereinigte 70 Prozent des vorherigen Nettoeinkommens zur Verfügung stehen müssen. Diese Werte können sicherlich kurzfristig um 10 bis 20 Prozent unterschritten werden, sind aber mittel- bis langfristig die Untergrenze für die Berechnung des kalkulatorischen Unternehmerlohns.

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten kann auch auf vorhandene Ist-Daten z. B. des Vorjahres zurückgegriffen werden. Allerdings muss man dann bedenken, dass in den vom Steuerberater übermittelten Daten kein Unternehmergehalt berücksichtigt wird.

Schritt 3: Stundensatz kalkulieren

Wenn man die Gesamtkosten durch die Anzahl der produktiven Stunden teilt, dann weiß man, was eine produktive Stunde in der eigenen Praxis kostet. In der Tabelle Stundensatz kann man diesen Wert als Netto-Stundensatz einfach ablesen (E 3). In diesen Kosten ist allerdings noch kein Gewinn berücksichtigt. Deswegen kann man einen prozentualen Gewinnaufschlag eingeben (E 4) und erhält dann mit dem Brutto-Stundensatz (E 5) die tatsächlichen Kosten je produktiver Arbeitsstunde.

Beispiel:

Darf man als Therapeut einen „Gewinnaufschlag“ berechnen? Der Gewinn ist der Preis für das Risiko, das ein Praxisinhaber beispielsweise eingeht, wenn er einen Mietvertrag für seine Praxisräume über zehn Jahre abschließt, ohne zu wissen, ob in zehn Jahren die Kassen überhaupt noch für Therapie zahlen. Außerdem hat der Praxisinhaber eigenes (oder geliehenes) Geld in die Praxisausstattung investiert, das in irgendeiner Form verzinst werden muss. Genau dafür dient der Gewinnaufschlag.

Es gilt: Je größer das Risiko, desto höher der Aufschlag. Das ist wie bei einem Sparbuch – null Risiko wird aktuell auch gar nicht verzinst, hohes Risiko entsprechend höher. Wenn beispielsweise eine ganz normale Hausbank schon neun Prozent Zinsen für einen Überziehungskredit verlangt, ist klar, dass der Gewinnaufschlag in der Therapiepraxis mindestens 15 bis 17 Prozent betragen muss.

Heilmitteltherapie ist chronisch unterbezahlt

Wer die Preise je Therapieminute, die mit der GKV angerechnet werden können, kennt (siehe www.up-aktuell.de/themenliste/themen/2013/12/der-grose-aufpreis-irrtum-24047.html), der kann sofort erkennen, dass die von uns hier vorsichtig kalkulierten Kosten durch die GKV-Honorare nicht gedeckt sind. Faktisch verlieren viele Therapiepraxen bei jeder Behandlung eines Kassenpatienten Geld, teilweise sogar viel Geld.

Der erste Schritt zur Veränderung ist sicherlich, dass Sie sich selbst klar machen, wie hoch die Kosten je Therapiestunde eigentlich in Ihrer Praxis sind. Und dann dafür sorgen, dass Sie wenigstens Ihre Kosten pro Stunde wieder erwirtschaften.

Service

Die Kalkulationstabellen können up | plus-Kunden kostenfrei hier als Download der Woche oder bei der Hotline 0800-9477360 abrufen oder im www.buchner-shop.de downloaden.

Am 27.1.2014 findet um 19 Uhr ein kostenloses Online-Seminar für up-Abonnenten statt. Anmeldung bei der Hotline.

 

Fotocredit: Fotolia K. & U. Annas

 

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