Rezeptionsfachkraft gesucht!

Einfach mal den Köder auswerfen und schauen, wer so anbeißt. Wer auf diese Weise auf die Suche nach einer Rezeptionsfachkraft geht, überlässt das Ergebnis dem Zufall. Passende Bewerber können zuschnappen – oder auch nicht. Deutlich effizienter gestaltet sich die Mitarbeitersuche, wenn Ihre Stellenanzeige genau die Menschen anspricht, die Ihrem Wunschbewerber entsprechen. Wir zeigen, wie Sie diesen definieren und auf Basis dessen eine passende Stellenanzeige erstellen. Schritt 1: Wunschbewerber definieren 1.1 Ziel festlegen Machen Sie sich zunächst bewusst, welches Ziel Sie mit der Einstellung einer Rezeptionsfachkraft verfolgen. Möchten Sie, dass sich Ihre Therapeuten um keine Rezeptionsaufgaben mehr kümmern müssen, sondern sich ausschließlich auf die Behandlung der Patienten konzentrieren? Oder ist Ihr Ziel, die Patientenzufriedenheit und -bindung zu verbessern? Vielleicht möchten Sie auch ganz speziell die Terminvergabe und -organisation optimieren, weil es in diesem Bereich einfach nicht reibungslos läuft. Oder aber Sie selbst möchten bestimmte Aufgaben delegieren – etwa das Rechnungsmanagement – und benötigen dafür eine erfahrene Rezeptionsfachkraft. 1.2. Tätigkeiten beschreiben Auf Basis des Ziels erstellen Sie nun eine Liste mit den Tätigkeiten, für die Sie die Rezeptionsfachkraft einstellen. Benennen Sie die Aufgaben nicht nur, sondern beschreiben Sie auch, was der neue Mitarbeiter ganz konkret zu tun hat. Hier ein paar Beispiele: Rezeptionsmanagement: Termine vergeben unter Berücksichtigung der optimalen Auslastung, Aufnahme von neuen Patienten, Beschwerdemanagement (Entgegennehmen, Aufarbeiten, Verbesserungen einführen), … Organisationsmanagement: allgemeine Bürotätigkeiten wie Post bearbeiten und Kopien anfertigen, Materialbestellung, … Verordnungsmanagement: Kontrolle von Verordnungen, Kommunikation mit Krankenkassen und Ärzten, … Abrechnungsmanagement: Überprüfen aller Zahlungseingänge und -ausgänge, Führen des Kassenbuchs, Abrechnung aller Leistungen, … 1.3 Anforderungsprofil erstellen Erstellen Sie eine Liste, welche formalen (bspw. Abschluss), fachlichen (bspw. Umgang mit einer bestimmten Software) und persönlichen Fähigkeiten (bspw. Soft Skills wie Konfliktfähigkeit) ein Bewerber mitbringen muss und welche wünschenswert sind (Mehr dazu auch hier). Wichtig hierbei ist, dass die Anforderungen in einem realistischen Verhältnis zur ausgeschriebenen Stelle stehen. Entscheidungsmatrix als Hilfestellung Ihnen fällt es schwer zu definieren, welche Fähigkeiten ein Bewerber unbedingt mitbringen muss und welche „nur“ wünschenswert sind? Dann kann eine Entscheidungsmatrix helfen: Die Matrix besteht aus den vier Spalten: Anforderungen, sehr wichtig, wichtig und wünschenswert. In die Spalte Anforderungen tragen Sie nun alle Fähigkeiten ein, die ein Bewerben mitbringen muss oder sollte – etwa Ordnungssinn, Loyalität, Selbstständigkeit, Berufserfahrung, Fachwissen zu Gesetzen und Verordnungen, EDV-Kenntnisse, etc. Nun gewichten Sie die Fähigkeiten nach ihrer Wichtigkeit. Alle Anforderungen, bei denen Sie das Kreuz bei sehr wichtig gesetzt haben, müssen Bewerber erfüllen. Jene mit Kreuz bei wichtig sind von Vorteil, aber keine Pflicht. Wünschenswerte Anforderungen sind die Kirsche auf der Torte. Arbeitsplatzbeschreibung sorgt für Klarheit Sie haben sich viele Gedanken dazu gemacht, welcher Bewerber am besten zu Ihnen passt und welche Aufgaben der neue Mitarbeiter übernehmen soll. Nutzen Sie diese Überlegungen nicht nur für die Suche einer Rezeptionsfachkraft, sondern erstellen Sie auf Basis dessen auch eine detaillierte Arbeitsplatzbeschreibung. Sie ist eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag und steckt die Rahmenbedingungen fest. Die Arbeitsplatzbeschreibung beinhaltet folgende Elemente: Bezeichnung der Stelle (bspw. Rezeptionsfachkraft) Name des neuen Mitarbeiters Unterstellung (Name des Praxisinhabers) Überstellung (bei Rezeptionskräften in der Regel nicht relevant) Verantwortlichkeiten der Stelle Aufgaben und Kompetenzen Besonderheiten/besondere Befugnisse (etwa Einblicke in vertrauliche Informationen) Vertretungsregelungen Unterschrift aller Parteien Tipp: Ein Muster für die Arbeitsplatzbeschreibung können Sie hier herunterladen. Schritt 2: Die perfekte Stellenanzeige Eine gute Stellenanzeige besticht nicht durch besondere Kreativität. Viel wichtiger ist, dass sie übersichtlich gestaltet ist und alle wichtigen Informationen auf einen Blick sichtbar sind. Preisen Sie zudem nichts an, was Sie nicht halten können, verkaufen Sie den Arbeitsplatz aber auch nicht unter Wert. Und: Achten Sie darauf, dass die Ansprache Ihrer Praxiskultur entspricht. Duzen Sie Mitarbeiter und Patienten, sollte Sie auch potenzielle Mitarbeiter per Du ansprechen. Hier kommen weitere Tipps zum Aufbau einer perfekten Stellenanzeige: 1. Jobtitel Formulieren Sie diesen so präzise wie möglich. Dem Leser soll auf Anhieb klar werden, um welche Art von Stelle es sich handelt. Nutzen Sie dafür beispielsweise Bezeichnungen wie Empfangsmitarbeiter, Rezeptionsfachkraft oder Aushilfe für die Rezeption. Auf englische Begriffe sollten Sie genauso verzichten wie auf kreative Bezeichnungen, etwa „Rezeptionsprofi“. Ergänzen Sie den Titel um die Angabe (m/w/d) sowie zu wann die Stelle zu besetzen ist. 2. Einleitungstext Stellen Sie hier Ihre Praxis kurz vor. Heben Sie insbesondere Ihre Unternehmenskultur und Alleinstellungsmerkmale hervor. Was macht Ihre Praxis anders als andere? Haben Sie sich auf eine Behandlungsmethode oder eine Zielgruppe spezialisiert? Ist Ihre Praxis in letzter Zeit gewachsen? Dann sagen Sie das und zeigen Sie auf, wie Ihre Mitarbeiter davon profitiert haben. So machen Sie sich als Arbeitgeber interessant – Stichwort Arbeitgebermarke (Mehr dazu im Artikel „Employer Branding als Mitarbeitermagnet“, up-Ausgabe 11-2020). 3. Tätigkeitsprofil Hier gehen Sie auf die Aufgaben ein. Konzentrieren Sie sich auf die fünf bis sechs wichtigsten und beschreiben Sie diese kurz. Achten Sie auch hier auf Übersichtlichkeit, indem Sie Aufzählungszeichen nutzen. Wichtig ist zudem, die Tätigkeiten realistisch zu beschreiben. Tipp: Passen Sie die Ausführungen der Aufgaben an die Position an. Suchen Sie eine Aushilfe für die Rezeption, reichen kurze, präzise Beschreibungen vollkommen aus. Wenn Sie den Empfang mit einer Vollzeitkraft besetzen möchten und die Person auch Aufgaben übernehmen soll, die über einfache Rezeptionstätigkeiten hinaus gehen, führen Sie die Tätigkeiten etwas detaillierter aus – etwa in Form eines typischen Tagesablaufs. 4. Anforderungsprofil Legen Sie fest, welche Anforderungen ein Bewerber erfüllen muss und welche er erfüllen sollte. Etwa eine bestimmte Ausbildung, Berufserfahrungen, Kenntnisse (Fachkenntnisse und Soft Skills). Achten Sie darauf, dass die Anforderungen zu den Aufgaben passen. Wenn Sie eine spezielle Fähigkeit wünschen, etwa Wissen zu einer Software, sollte sich diese auch im Tätigkeitsprofil wiederfinden. Tipp: Je allgemeiner die Rezeptionsaufgaben, desto eher kommen auch Branchenfremde für die Stelle infrage – etwa ausgebildete Bürokaufleute. Nehmen Sie einen entsprechenden Hinweis mit auf. 5. Mehrwerte hervorheben Warum sollten sich die Bewerber gerade für Ihre Praxis entscheiden? Führen Sie Mehrwerte auf, die Sie Ihren Mitarbeitern bieten – etwa überdurchschnittliche Bezahlung, Weiterbildungsangebote, Teambuildingmaßnahmen, Homeoffice oder subventionierte Sportangebote. Wichtig: Vermeiden Sie hier unbedingt Floskeln wie „Teamgeist“ und „gute Arbeitsatmosphäre“. 6. Call-to-Action Machen Sie potenziellen Bewerbern die Kontaktaufnahme so einfach wie möglich. Nennen Sie am Ende der Anzeige den Namen der Praxis und die Adresse sowie einen klaren Ansprechpartner inklusive Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Geben Sie zudem an, bis wann die Bewerbung eingereicht werden und auf welchem Wege dies geschehen soll – ob digital oder per Post. Tipp: Hängen Sie in jedem Fall auch in Ihrer Praxis ein Gesuch aus, um Patienten darauf aufmerksam zu machen. Viele finden auf diesem Weg zu einer neuen Rezeptionsfachkraft! Diese Artikel gehören zum Schwerpunkt Rezeptionsfachkraft: Themenschwerpunkt 3.2021: Rezeptionsfachkraft Mehr als die nette Stimme am Telefon: Wie Rezeptionsfachkräfte zum Praxiserfolg beitragen können Wann rentiert sich ein Mitarbeiter am Empfang? So ermitteln Sie, ob sich eine Rezeptionsfachkraft für Sie lohnt „Es lohnt sich, Rezeptionsfachkräfte wertzuschätzen“ – Interview mit Brigitte Harste Rezeption im Homeoffice: Rechtliche Regelungen und Umsetzung