Zuzahlung organisieren

Das Thema Zuzahlung ist Heilmittelerbringern leidlich bekannt. Mit dem Start der neuen Versorgungsverträge ist nun zum Inkasso noch das Exkasso hinzugekommen. Und natürlich gelten für die einzelnen Berufsgruppen etwas unterschiedliche Regeln. Wir geben Ihnen einen Überblick und Tipps, wie Sie geschickt mit der Zuzahlung umgehen. Inkasso: Zuzahlung einziehen Die Zuzahlung kann ganz einfach ablaufen. Sie fordern den Patienten dazu auf, er bezahlt, sie dokumentieren, stellen eine Quittung aus, fertig. Wird die Verordnung wie geplant umgesetzt, hat der Patient genau den richtigen Betrag gezahlt, es wird also kein Exkasso fällig. Doch so problemlos läuft es nicht immer. Abbildung 1 zeigt auch, wie der Forderungsprozess abläuft, wenn der Patient eben nicht sofort zahlt. Zuzahlungszeitpunkt Wann ist eigentlich der richtige Zeitpunkt, um Patienten um die Zuzahlung einzufordern? Für Logopäden und Podologen ist nichts vertraglich festgelegt. Sie können die Zuzahlung zu einem beliebigen Zeitpunkt einnehmen. Bei Ergo- und Physiotherapeuten regeln die Verträge, dass die Zuzahlung am Tag der ersten Behandlung fällig wird. Es gibt aber keine Strafe, wenn das nicht umgesetzt wird, wie aus dem Fragen-Antworten-Katalog hervorgeht (Ergo: https://tinyurl.com/5n879x34; Physio: https://tinyurl.com/2p9874u9). Erst die Zahlungserinnerung … Theoretisch reicht es aus, wenn Sie den Patienten zunächst mündlich dazu auffordern, die Zuzahlung zu entrichten. Besser ist, dies schriftlich zu tun. Denn so ist der Weg nachweisbar. Schnell und einfach geht das, wenn Sie einen Vordruck verwenden, den Sie nur noch ausfüllen müssen. … dann die Mahnung Zahlt der Versicherte die Zuzahlung trotz Aufforderung bis zum nächsten Termin bzw. spätestens bis zum Ende der Behandlungsserie nicht, kommt ein Mahnungsnachweis zu der Verordnung in die Patientenakte und wird bei der Abrechnung mit der Krankenkasse der Verordnung beigefügt. Denn mit dem Mahnungsnachweis dokumentiert der Leistungserbringer, dass er seiner Pflicht die Zuzahlung einzuziehen nachgekommen ist. Dann hat die Krankenkasse gemäß § 43 Abs. 1 Satz 2 SGB V die Zuzahlung einzuziehen. Sie rechnen dann das Brutto-Honorar komplett mit der GKV ab, ohne den Zuzahlungsbetrag abzuziehen. Dabei wenden Sie Schlüssel 2 (= keine Zuzahlung trotz schriftlicher Zahlungsaufforderung) an und hängen den Mahnnachweis an. Nicht vergessen: Quittungspflicht! Geleistete Zuzahlungen müssen Sie dem Patienten quittieren. Die Quittung ist wegen der Exkasso-Pflicht wichtig. Weisen Sie die Patienten darauf hin, diese aufzubewahren. Logopäden: Eine zu viel geleistete Zuzahlung ist auf Aufforderung zurückzuerstatten. Eine Änderung muss auf der Originalquittung vermerkt werden. Podologen: Die zu viel geleistete Zuzahlung ist zurückzuerstatten. Die Quittung muss entsprechend geändert oder ausgetauscht werden. Wer auf wen zukommt, ist hier nicht geregelt. Ergotherapeuten: Hier gilt das Gleiche wie bei den Podologen. Ergotherapeuten müssen aber zudem auf den Anspruch auf Erstattung der zu viel geleisteten Zuzahlung hinweisen, z.B. auf dem Anmeldebogen. Physiotherapeuten: Zuzahlungen sind zurückzuerstatten. Nach Rückgabe der Originalquittung muss eine neue ausgestellt werden. Wer auf wen zukommt, ist nicht geregelt. Achtung: Physiotherapeuten müssen auf der Quittung auf den Exkasso-Anspruch hinweisen. Exkasso: Rückzahlung der Zuzahlung Endet die Behandlung vorzeitig oder hat der Patient aus anderen Gründen zu viel Zuzahlung geleistet, steht ihm eine Rückerstattung zu. Diese kann per Überweisung erfolgen – das ist am einfachsten. Tipp: Nehmen Sie die Kontodaten des Patienten zum Zweck der Rückerstattung direkt bei der Anmeldung auf. Denken Sie an den entsprechenden Hinweis zum Exkasso und zum Datenschutz. Alternativ kann der Patienten die Rückerstattung in bar erhalten. Tipp: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie die Aus- und Einbuchung am besten im Kassenbuch dokumentieren. Anpassung oder Austausch der Quittung bei fehlendem Original Unabhängig davon, welchen Weg der Rückerstattung Sie wählen, müssen Sie die Originalquittung der Zuzahlung anpassen bzw. austauschen. Doch oft haben Patienten das Original nicht mehr. Dann gehen Sie so vor: Einfachste Lösung: Quittungskopie hinterlegen und Rückzahlungsbeleg quittieren lassen: Sie hinterlegen direkt bei Zuzahlung eine Kopie der Quittung in der Patientenakte (digital oder in Papierform). Kommt es zum Exkasso ohne Originalquittung, vermerken Sie Änderungen auf der Kopie bzw. Sie tauschen die Kopie gegen die neue Quittung aus. Von der Änderung bzw. der neuen Quittung hinterlegen ebenfalls eine Kopie in der Kartei. Zusätzlich lassen Sie den Patienten einen Rückzahlungsbeleg für die Akte bzw. die Abrechnungsunterlagen unterzeichnen. Tipps, wie Sie den Exkasso-Prozess vermeiden Zuzahlung so spät wie möglich einziehen, im Idealfall erst, sobald die Zuzahlungshöhe möglichst sicher ist. Es besteht aber die Gefahr, dass der Aufforderungsprozess bei der Abrechnung noch nicht beendet ist. Bei eher unzuverlässigen Patienten und Zuzahlungsverweigerern den Zuzahlungsprozess nach § 43c SGB V nutzen. Zuzahlung nachberechnen im Korrekturverfahren Wenn die Abrechnung schon unter Abzug der Zuzahlung bei der Krankenkasse eingereicht wurde, der Patient aber nicht zahlt, können Selbstabrechner das Korrekturverfahren (VK 03) nutzen, um der Krankenkasse den Zuzahlungsbetrag nachträglich in Rechnung zu stellen. Das Verfahren erfolgt auf elektronischem Weg, eine Kopie der schriftlichen Zahlungsaufforderung wird als Anlage mitgeschickt. Erfolgt die Abrechnung über ein Abrechnungszentrum, erhalten Sie ein Formular, dass Sie ausfüllen und ebenfalls eine Kopie der schriftlichen Zahlungsaufforderung beifügen. Wichtig: § 18 Abs. 5 der Versorgungsverträge legt fest, dass der Zeitraum für die Nachberechnung von nicht gezahlter Zuzahlung nach Ablauf von neun Kalendermonaten endet. Diese Artikel gehören auch zum Themenschwerpunkt „Lifehacks rund um die Versorgungsverträge“: Themenschwerpunkt 4.2022: Lifehacks rund um die Versorgungsverträge Änderungsmöglichkeiten in der Therapie nutzen Leistungsbeschreibungen im Kontext des Praxisalltags Minutenpreise: Welche Behandlungen lohnen sich? Vergütungsanhebungen angemessen weitergeben? Neue Verträge = Neue Fristen Forderungen, Behandlungsbeginn und Aufbewahrung