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Die richtige Urlaubsvertretung finden

Urlaubsplanung für die Praxis Teil 2:

Die richtige Urlaubsvertretung finden

Bleibt die Anzahl der zu versorgenden Patienten auch während der Urlaubszeit konstant, müssen Praxisinhaber für eine dauerhafte Versorgung der Patienten auf hohem Niveau sorgen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine geeignete Vertretung für die Praxis zu finden. Genauso wichtig ist aber auch die richtige Patientenkommunikation über einen Therapeutenwechsel. Mit diesen Tipps gelingt es Praxisinhabern ohne großen Aufwand, die Nachfrage nach Therapie jederzeit auf professionell höchstem Niveau zu bedienen.

Wer kann die Patienten weiterbehandeln?

Die richtige Urlaubsvertretung finden
© Robert Kneschke – Fotolia.com

Die unkomplizierteste Form der Vertretung ist die Verteilung der Patienten im eigenen Team. Dazu wird geprüft, welche Patienten in der Urlaubszeit in eine Therapiepause geschickt und welche auf die verbleibenden Kollegen verteilt werden können. Achten Sie darauf, dass die übernehmenden Kollegen auch über die notwendige Qualifikation für die Therapie verfügen.

Reichen die Kapazitäten der eigenen festen Mitarbeiter nicht aus, können die Spitzenzeiten mit freien Mitarbeitern abgefangen werden. Das ist zwar etwas teurer als der Einsatz von Festangestellten, aber dafür fällt der Umsatz nicht ganz weg und die Patienten sind versorgt. Praxisinhaber sollten darauf achten, dass die freien Mitarbeiter schon vor dem eigentlichen Einsatz einmal die Praxis, deren standardisierten Abläufe und die Kollegen kennenlernen.

Die dritte Möglichkeit ist der Austausch von Therapeuten aus befreundeten Praxen. Dabei kommen Kollegen aus Praxen anderer Stadtteile oder Orten zum Einsatz. Die Kollegen arbeiten ganz normal im Rahmen ihrer Anstellung bei ihrem eigentlichen Arbeitgeber stundenweise in der Vertretungspraxis. Die befreundete Praxis schreibt im Anschluss der Vertretungspraxis eine Rechnung, entsprechend der vereinbarten Bedingungen. Diese Methode bietet den Vorteil, dass die eingesetzten Therapeuten auch während des Einsatzes in der  Vertretungspraxis weisungsgebunden sind und somit einfacher zu führen sind als freie Mitarbeiter. Wenn die Standardabläufe in Anmeldung, Therapie und insbesondere Therapiedokumentation der beiden Praxen synchronisiert sind, braucht sich der Gasttherapeut nicht einmal lange einzuarbeiten.

Therapeutenwechsel als Qualitätssicherungs-Maßnahme

Praxisinhaber müssen sich nicht nur um eine adäquate Vertretung kümmern, sondern auch den Patienten auf diese vorbereiten. Durch ein gutes Erwartungsmanagement kann man bei den Patienten für gleichbleibend hohe Zufriedenheit sorgen. Oft erfolgt zu Beginn einer Behandlungsserie der Hinweis, dass es im Laufe der Behandlung vorkommen kann, dass ein anderer Therapeut eine Behandlungseinheit übernimmt. Es werde aber alles in der Praxis dafür getan, dass genau das nicht passiert. Muss dann tatsächlich einmal ein Kollege einspringen, so stellt sich bei dem Patienten das negative Gefühl ein, ausgerechnet bei ihm passiere ein Therapeutenwechsel. Was bereits befürchtet wurde, tritt also ein. Diese negative Erwartungshaltung kann man in eine positive umwandeln. Erklären Sie dem Patienten bei Behandlungsbeginn, dass aus Qualitätssicherungsgründen in jedem Behandlungsfall zwei verschiedene Therapeuten eingesetzt werden. Kommt es dann tatsächlich zu einem Therapeutenwechsel, ist der Patient darauf vorbereitet und freut sich über die Qualitätssicherungsmaßnahme der Praxis. Bleibt es bei einem Therapeuten in einem Behandlungsfall und der Patient fragt nach dem weiteren Therapeuten, dann entschuldigt man sich mit dem Hinweis, dass es diesmal leider nicht geklappt hat.

Keine Vertretung ohne lückenlose Therapiedokumentation

Patienten reagieren zuweilen genervt, wenn sie nicht immer bei „ihrem“ Therapeuten bleiben. Und das mit gutem Grund. Häufig ist der Patient nämlich gefordert, dem neuen Therapeuten noch einmal ganz von vorne zu erzählen, was denn mit ihm los und warum er in der Therapie ist. Auch die anschließende Behandlung scheint in den Augen des Patienten überhaupt nichts mit dem zu tun zu haben, was bisher geschehen ist. Das muss nicht sein. Eine stringente und standardisierte Dokumentation sorgt dafür, dass jeder behandelnde Therapeut schnell den aktuellen Befund erfasst, die Ziele des Patienten und des Kollegen kennt, über den bisherigen Verlauf informiert ist und ziemlich genau weiß, was die nächsten Schritte in der geplanten Behandlung sind. So hat der Patient durchgehend den Eindruck, dass er mit seinen Zielen stets im Mittelpunkt der Behandlung steht – egal bei welchem Therapeuten.

Service: up-premium plus Kunden können kostenlos eine Exeltabelle zur automatischen Berechnung der Urlaubsplanung bei der Hotline 0800-9477360 anfordern.

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