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Reihe: Methoden für die Mitarbeiterführung

Führungsmethode: Arbeitstreffen strukturieren

Regelmäßige Arbeitstreffen mit dem kompletten Praxisteam sind wichtig, etwa um sich gegenseitig auf den aktuellen Stand zu bringen, um komplexe Fälle zu besprechen, um Praxisabläufe zu optimieren und vielleicht auch um die Stimmung zu checken – sprich schlichtweg, um Team und Praxis noch erfolgreicher zu machen. Damit Sie zu hilfreichen Ergebnissen gelangen können, ist es nötig, Besprechungen gut vorzubereiten.
Führungsmethode: Arbeitstreffen strukturieren
© SrdjanPav

Wenn Sie ein Arbeitstreffen organisieren, müssen Sie wissen, worauf zu achten ist. Besprechungen kosten eine Menge Geld, denn hier treffen sich kompetente Fachleute, die während dieser Zeit nicht im Tagesgeschäft arbeiten können. Wenn Sie sich für ein Arbeitstreffen entscheiden, müssen Sie dem Treffen also eine Struktur geben. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit für einen produktiven Verlauf mit einem guten Ergebnis am Ende, das Sie, Ihr Team und die Praxis weiterbringt.

Hinweis: Nicht alle der beschriebenen Schritte müssen zwingend bei jeder Besprechung durchlaufen werden. Es empfiehlt sich aber, den kompletten Ablauf wenigstens einmal durchzuspielen. Auf diese Weise stoßen Sie vielleicht auf offene Fragen, die Sie vorab klären müssen und auf Punkte, bei denen Sie Unterstützung benötigen. Diese können Sie dann rechtzeitig organisieren.

Mit dieser Methode

  • sorgen Sie für zufriedene Teilnehmer bei einer Besprechung.
  • erledigen Sie die gestellte Aufgabe besser.
  • schaffen Sie einen professionellen Rahmen für die gemeinsame Arbeit im Besprechungsteam.
  • arbeiten Sie effektiv und zielorientiert.

Benötigtes Material: Flipchart, eine Tafel oder ein Notizblock, Moderationsmaterial.

Info: Die Vorbereitung nimmt in der Regel ungefähr die doppelte Zeit der geplanten Besprechungsdauer in Anspruch. Wer routiniert vorbereitet, schafft es im Verhältnis eins zu eins. Wer weniger Zeit benötigt, übersieht vermutlich etwas.

Achtung!
Eine schlecht vorbereitete Besprechung lässt sich nicht entschuldigen! Die negative Wirkung ist enorm, denn Sie haben viele Zuschauer.

Grundsätzlich gilt:
Führen Sie kein Arbeitstreffen ohne Agenda durch. Legen Sie immer den inhaltlichen Ablauf fest, ebenso das Ziel des Treffens. Planen Sie die zeitliche Dauer sinnvoll. Überlegen Sie, welche Personen teilnehmen sollen: Sollen nur die Mitarbeiter dabei sein? Muss jeder aus dem Praxisteam anwesend sein? Ist es sinnvoll, weitere Gäste einzuladen, die zum Treffen beitragen können? Bereiten Sie außerdem das nötige Material für die Moderation vor und bestimmen Sie, wie die Moderationsform aussehen soll.

Ein Arbeitstreffen besteht aus fünf Phasen. Der Ablauf jeder Phase lässt sich auf jeden Fall immer planen und vorbereiten.

So sehen die Phasen aus

Phase 1 – Anfang

Das Arbeitstreffen beginnt. Der Fokus liegt auf den Teilnehmern. Sie begrüßen sie und stellen sie vor, oder die Teilnehmer übernehmen das selbst. Jeder äußert sich zu seiner Motivation für das Dabeisein bei der Besprechung und nennt persönliche Erwartungen.

Phase 2 – Orientierung

Weiterhin stehen die Teilnehmer im Mittelpunkt. Sie als Gastgeber erklären das Ziel des Meetings und stellen die Agenda vor. Diese verabschieden Sie gemeinsam mit den Teilnehmern. Danach legen Sie die Art und Weise fest, wie sich jeder beteiligen darf, kann und soll. Außerdem vereinbaren Sie die Dokumentationsform, etwa als schriftliches Protokoll oder als Videoaufzeichnung – je nachdem, welche Möglichkeiten bestehen.

Phase 3 – Agenda/Inhalte

Nun richtet sich der Fokus auf das Thema der Besprechung, auf den Inhalt oder die Inhalte. Sie lassen jeden zu Wort kommen und sammeln Ideen und Gedanken. Sie bemühen sich, alle wichtigen Aspekte des Themas zu erfassen, die für die Praxis eine Rolle spielen. Danach analysieren und bewerten Sie gemeinsam jedes Detail und bringen es in den Gesamtkontext. Hierbei treffen Sie Entscheidungen darüber, was wesentlich ist, welche Punkte zielführend sind und welche aktuell nicht.

Tipp: Visualisieren Sie konsequent. So sortieren Sie alle erwähnten Punkte und die Teilnehmer behalten den Überblick. Halten Sie außerdem jeden Teilnehmer aktiv und wechseln Sie die Methode.

Phase 4 – Zusammenfassung

Alle wichtigen Details und Stichpunkte sind genannt. Nun richten Sie zusammen mit allen Teilnehmern den Fokus auf die Ergebnisse. Fassen Sie zusammen, stellen Sie Verbindungen zwischen einzelnen Punkten her und formulieren Sie die Schwerpunkte. Treffen Sie anhand der Ergebnisse die jetzt nötigen Entscheidungen, zum Beispiel zum weiteren Vorgehen. Zuletzt fassen Sie den Verlauf der Besprechung zusammen.

Phase 5 – Abschluss

Zum Schluss legen Sie den Fokus wieder auf die Teilnehmer. In einer Feedback-Runde hat jeder Gelegenheit, sich zu dem Arbeitstreffen zu äußern – etwa zur Organisation oder auch zu den Inhalten. Als Gastgeber bedanken Sie sich für den Termin, die Zusammenarbeit und das Mitwirken jedes einzelnen. Wichtig: Gehen Sie mit einem guten Gefühl auseinander! Klären Sie gegebenenfalls noch strittige Punkte und nehmen Sie Kritik an.

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