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Rein in die Praxis

Der Countdown läuft

Die letzten Schritte bis zu Praxiseröffnung
Pläne sind nur graue Theorie. Doch sobald die ersten Verträge unterschrieben sind, gibt es kein Zurück mehr. Deine Planung steht, der Mietvertrag ist unterzeichnet, die Finanzierung geklärt, dann geht es jetzt darum, noch die letzten Schritte zu erledigen, damit der Praxisbetrieb bald starten kann.
Der Countdown läuft
© andresr,happymoon77

Schritt 1: Eröffnungstermin festlegen und Projektplan erstellen

Wann öffnest Du die Türen für die ersten Patienten? Was muss bis dahin noch alles erledigt werden? Um die Übersicht zu behalten, hilft – wie immer – ein Plan. Mach Dir einen Projektplan, in den Du alle Punkte einträgst, die noch erledigt werden müssen, und auch den Zeitraum, in dem sie erledigt werden. Dann trägst Du die einzelnen Aufgaben ein: Umbau/ Renovierung der Praxisräume, Praxisausstattung, Zulassung, Marketing, Eröffnungsfeier. Die einzelnen Punkte kannst Du noch weiter aufschlüsseln, z. B. so: Praxisausstattung: Bedarfsliste erstellen, Lieferanten suchen, Preise vergleichen, bestellen, Lieferzeitpunkt, Aufbau/Installation.

Tipp: Wenn Du eine grobe Vorstellung davon hast, wann ein realistischer Eröffnungstermin ist, lege diesen fest und versuche, Dich daran zu halten und Terminabweichungen zu vermeiden. Das schafft Verbindlichkeit und hilft Dir dabei, den Termin nicht immer wieder zu verschieben

Schritt 2: Versicherungen abschließen

Manche Versicherungen sind vorgeschrieben, andere empfehlenswert und wieder andere einfach nur unnötig. Ein guter Versicherungsberater (siehe unten) hilft Dir hier weiter. Frage bei Deinem Berufsverband nach, ob es dort Vereinbarungen zu Gruppenverträgen gibt, von denen Du profitieren kannst. In Anschluss findest Du eine Übersicht von Pflichtversicherungen und freiwilligen Versicherungen, die Du zusätzlich abschließen solltest. Das ist eine allgemeine Übersicht. Lass Dich zudem individuell beraten.

Pflichtversicherungen
Berufshaftpflicht
Krankenversicherung (gesetzlich oder privat)
Pflegeversicherung (gesetzlich oder privat)
Rentenversicherung / private Altersvorsorge
Freiwillige Versicherungen
Berufsunfähigkeitsversicherung
Krankenzusatzversicherung
Krankentagegeldversicherung
Praxisausfallversicherung
Praxisinhaltsversicherung
Rechtsschutzversicherung

Diese Versicherungs-„Berater“ gibt es

Versicherungsvertreter:

  • Abhängig von seinem Arbeitgeber (Versicherung)
  • Verkauft nur Produkte einer Versicherung

Mehrfachagenten:

  • Haben mehrere Versicherungen im Angebot
  • Sind aber nicht vollkommen marktneutral

Versicherungsmakler:

  • Unabhängige Beratung, da Makler nicht an ein Unternehmen gebunden sind
  • Vollkommen marktneutral; bieten zahlreiche Versicherungen an

Versicherungsberater:

  • Berät, schließt aber in der Regel keine Versicherungen ab
  • Ist marktneutral und unabhängig

Schritt 3: Praxiszulassung beantragen

Wenn Du gesetzlich versicherte Patienten behandeln und die Behandlung mit der GKV abrechnen möchtest, brauchst Du dafür eine Zulassung. Beantrage diese so früh wie möglich, sodass die Zulassung pünktlich zur Praxiseröffnung erfolgt. Ansprechpartner sind die Arbeitsgemeinschaften (ARGEn) in dem Bundesland, in dem die Praxis ist. Die Mitarbeiter sind in der Regel gut erreichbar und beantworten Deine Fragen. Die jeweiligen Kontaktdaten und weitere Informationen findest Du hier: www.zulassung-heilmittel.de/argen

Institutionskennzeichen (IK)

Zur Abrechnung mit den Sozialversicherungsträgern benötigt die Praxis ein sogenanntes Institutionskennzeichen (IK). Weitere Informationen sowie den Antrag auf Vergabe eines IK findest Du hier: www.dguv.de/arge-ik

Berufsgenossenschaft hat besondere Anforderungen

Für die Behandlung von Patienten der Unfallversicherung gelten weitere Zulassungsvoraussetzungen. So müssen etwa Physiotherapeuten, die in § 2 Abs. 2 Satz 2 der BG-Vereinbarung genannten Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört u. a. mindestens sechs Monate Erfahrung in der Behandlung Unfallverletzter und Berufskranker in den Bereichen Chirurgie, Orthopädie oder Neurologie.

Privatpatienten

Für Patienten, die privat versichert sind, gelten keine besonderen Zulassungsvoraussetzungen. Denn hier ist nicht die Versicherung der Vertragspartner der Praxis, sondern der Patient selbst. Dieser lässt sich die Behandlungskosten dann von seiner Versicherung erstatten.

Tipp: Mach Dir von allen Anmeldungen Kopien bzw. speichere Sie auf Deinem Rechner ab und notiere Dir, wann Du sie verschickt hast. So behältst Du den Überblick und kannst nachhaken, wenn die Antwort ungewöhnlich lange auf sich warten lässt.

Schritt 4: Anmelden, anmelden, anmelden

  • Finanzamt
    Melde Dich bei Deinem zuständigen Finanzamt. Hier erhältst Du eine Steuernummer und ein Formular, in dem Du geplante Umsätze und Gewinne eintragen musst. Dein Steuerberater hilft Dir dabei.
  • Berufsgenossenschaft
    Praktisch alle Selbständigen im Gesundheitswesen müssen sich bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege anmelden. Das geht ganz einfach online.
  • Gesundheitsamt
    Die Praxiseröffnung kündigst Du schriftlich bei Deinem örtlichen Gesundheitsamt an. Lege einen Nachweis über Deine Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung bei.
  • Arbeitsamt
    Wenn Du Angestellte beschäftigen möchtest, musst Du Dich bei der Bundesagentur für Arbeit melden, um eine Betriebsnummer zu erhalten.
  • Rundfunkbeitrag und GEMA
    Auch in der Praxis wird der Rundfunkbeitrag fällig – unabhängig davon, ob dort nun Radio und Fernseher laufen oder nicht. Die Höhe des Beitrags richtet sich dabei nach der Anzahl der Mitarbeiter. Bei bis zu neun Beschäftigten zahlst Du einen Drittelbetrag. Das sind aktuell 6,12 Euro/Monat. Mehr dazu auf www.rundfunkbeitrag.de
    Eine gute Nachricht: Wenn Du im Wartezimmer Musik abspielst, musst Du dafür keine GEMA Gebühren zahlen. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass es sich dabei nicht um eine vergütungspflichtige öffentliche Wiedergabe im Sinne des Urheberrechtsgesetzes (§ 15 Abs. 3 UrhG) handelt.
  • Ordnungsamt
    Hier kannst Du nachfragen, ob es möglich ist, vor der Praxis Behindertenparkplätze ausweisen zu lassen.
  • Berufsverband
    Es gibt keine Kammer für Therapeuten, wie etwa für Ärzte, und damit auch keine Zwangsmitgliedschaft. Du kannst freiwillig Mitglied in einem der Berufsverbände werden, wenn Dich deren Angebot überzeugt.

Schritt 5: Den Alltag planen

Bevor sich die Praxistüren für den Alltagsbetrieb öffnen, solltest Du natürlich auch einen Plan davon haben, wie Deine Praxis organisiert ist. Hast Du Antworten auf diese Fragen:

Abläufe in der Praxis

  • Welche Praxissoftware möchtest Du nutzen?
  • Wie läuft die Abrechnung?
  • Wer kümmert sich um das Terminmanagement?
  • Wer ist für Bestellungen zuständig?
  • Wie sieht das Qualitätsmanagement aus?

Privatpreise und Selbstzahlerleistungen

  • Sind die Preise festgelegt?
  • Was ist das Zahlungsziel?
  • Wie ist das Vorgehen, wenn Rechnungen nicht pünktlich beglichen werden?
  • Ist die Teilnahme am Lastschriftverfahren vorbereitet?

Abrechnung

  • Wer kümmert sich um die Abrechnung (Du selbst oder ein Abrechnungszentrum)?
  • Wann wird abgerechnet?
  • Wie ist das Zuzahlungsmanagement organisiert?
  • Wie sieht es mit der Ausfallgebühr und entsprechenden Hinweisen aus?
  • Wer prüft Verordnungen?
  • Worauf müssen Verordnung tatsächlich geprüft werden?

Therapiemanagement

  • Welche Dokumentation ist nötig?
  • Wie erfolgt die Dokumentation?
  • Ist die Übergabe von Patienten problemlos möglich, wenn z. B. ein Therapeut erkrankt?

Buchhaltung

  • Wer kümmert sich um die Buchhaltung – Steuerberater oder Du selbst?

Corporate Design

up|unternehmen praxisGanz wichtig für die Außenwirkung der Praxis ist das Corporate Design. Vom Schild an der Eingangstür über die Website, Flyer, Briefpapier, Visitenkarten etc. sollte alles einem einheitlichen Design folgen, sodass jeder Deine Praxis sofort (wieder)erkennt. Auch die Gestaltung der Praxisräume und die Arbeitskleidung sollten sich daran orientieren.

Zum Corporate Design gehören eine durchgehende Farbgebung, einheitliche Typographie und natürlich das Praxis-Logo. Wenn Du nicht gerade grafisch besonders begabt bist, hol Dir professionelle Hilfe, denn Dein Corporate Design sollte sich im Idealfall für lange Zeit nicht mehr ändern.

Schritt 6: Die Praxis bekannt machen

Damit Deine Praxis wirtschaftlich erfolgreich wird, musst Du Deine Leistungen verkaufen. Besonders rentabel sind Privat- und Selbstzahlerleistungen. Überlege Dir also, welche Zielgruppe Du ansprechen möchtest, welche Leistungen für diese Zielgruppe interessant sind und wie Du sie erreichen kannst.

Tipp: Frühzeitig anfangen

Nutze bereits die Umbauphase, um auf Deine Praxis aufmerksam zu machen, mit Plakaten in Deinen Fenstern, Flyern, Posts auf Deinen Social Media-Kanälen etc. Frag auch bei der lokalen Presse an, ob man nicht einen Bericht über Dich machen möchte. Das ist kostenlose Werbung, Du solltest allerdings eine Geschichte anbieten können. ‚Therapeut X eröffnet Praxis Y‘ ist langweilig. ‚Vom Kongo an die Weser‘ liest sich da schon besser – natürlich nur, wenn Du tatsächlich z. B. einen Freiwilligendienst in Afrika absolviert hast und jetzt in Bremen eine Praxis eröffnest.

Arztakquise

Ärzte dürfen ihren Patienten bestimmte Therapeuten empfehlen – wenn diese danach fragen und natürlich nicht gegen Geld. Manche Ärzte geben Patienten eine Liste mit drei oder vier Praxen an die Hand, die die verordnete Therapie anbieten. Noch besser: Du hast ein Alleinstellungsmerkmal,
also eine Behandlung, die es nur in Deiner Praxis gibt. Dann kann er Dich direkt empfehlen – vorausgesetzt, dass er Dich, Deine Praxis und vor allem Deine Leistungen überhaupt kennt. Suche also das Gespräch, mach Dir Notizen zu wichtigen Punkten und bereite eine Erinnerungsstütze für den Arzt vor, die Du in der Praxis lassen kannst. Die Ergebnisse des Termins notierst Du Dir, sodass Du später darauf zurückgreifen kannst, um Dich z. B. auf ein weiteres Gespräch vorzubereiten.

Eröffnungsfeier

Auch die Praxiseröffnung kannst Du nutzen, um Dich bekannter zu machen. Verbinde damit – wenn möglich – einen Tag der offenen Tür, sodass sich Patienten auch gleich bei Dir umschauen können. Poste Bilder und Videos auf Deinen Social Media-Kanälen und bitte Freunde und Bekannte, diese zu teilen. Vielleicht schaffst Du es, ein lokal bekanntes Gesicht, den Bürgermeister, einen Sportler o. ä., davon zu überzeugen, bei Deiner Eröffnung vorbeizuschauen. Das erhöht natürlich die Aufmerksamkeit.

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