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Praxisorganisation in Corona-Zeiten: Teil 2 – Checkliste

Patienten- und Personalmanagement optimal steuern
Nicht nur durch erhöhte Hygienemaßnahmen reduzieren Sie das Risiko einer Ansteckung mit dem Coronavirus für sich selbst, Ihre Mitarbeiter und Ihre Patienten, auch das Anpassen von Abläufen und räumliche Veränderungen können effektiv dazu beitragen. In den folgenden Checklisten haben wir für Sie wichtige Aspekte zum Patienten- und Personalmanagement aufgeführt. Nutzen Sie diese, um Ihre bereits etablierten Maßnahmen abzugleichen. So wissen Sie genau, an welchen Stellschrauben Sie vielleicht noch drehen müssen, um Ihre Praxis noch sicherer zu machen.
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1. Patientenmanagement

Abläufe anpassen
  • Kein Patient betritt auf eigene Faust die Praxis. Die Praxistür ist stets geschlossen und die Patienten müssen klingeln, um hereingelassen zu werden. An der Tür ist ein Schild mit einem entsprechenden Hinweis angebracht.
  • Alle Patienten tragen einen Mund-Nasen-Schutz, wenn die Abstandsregel von eineinhalb Metern nicht eingehalten werden kann. Als Praxisinhaber können Sie auch ein generelles Tragen des Schutzes anordnen.
  • Damit Sie Patientenströme besser lenken können, ist der Empfangsbereich dauerhaft besetzt.
  • Alle Patienten sind darüber informiert, dass Begleitpersonen nur in dringenden Fällen mit in die Praxis dürfen, etwa Eltern oder jene von Patienten mit Handicap.
  • Die Therapeuten holen die Patienten an der Tür ab und begleiten sie direkt ins Behandlungszimmer.
  • Sollte es doch einmal zu Wartezeiten kommen, bitten Sie die Patienten, draußen zu warten.
  • Für Risikogruppen haben Sie Sonderbehandlungszeiten eingeführt, etwa direkt morgens oder abends, um das Risiko einer Ansteckung auf ein Minimum zu reduzieren. Zudem bieten Sie verstärkt Videotherapien an.
Räumliche Veränderungen
  • Wenn möglich, führen Sie einen getrennten Ein- und Ausgang ein.
  • Alle Mitarbeiter lassen so wenig Gegenstände wie möglich offen herumliegen, um eine Kontamination durch Patienten zu vermeiden.
  • Der Wartebereich ist abgesperrt. Gleiches gilt für die Spielecke, sofern vorhanden.
  • Wenn Sie eine Trainingsfläche haben, lassen Sie immer nur eine begrenzte Anzahl an Personen in den Bereich, um den Mindestabstand von eineinhalb Metern zu gewährleisten. Ggf. haben Sie Geräte von der Fläche genommen, um die Abstandsregel einhalten zu können.
  • Durch Markierungen am Boden und das gezielte Platzieren von Möbeln lenken Sie die Patienten auf kürzestem Weg durch die Praxis.
  • Auch in Trainingsräumen und am Empfang sind entsprechende Markierungen zu finden, um die Abstandsregeln einzuhalten. Zusätzlich haben Sie Hinweisschilder aufgestellt.
  • Am Empfangstresen ist für die Mitarbeiter ein Spuckschutz angebracht.
Patientenkommunikation
  • Ihre Patienten werfen Verordnungen in den Briefkasten.
  • Sie kommunizieren bevorzugt via Telefon, E-Mail und SMS.
  • Alle Patienteninformationen verbreiten Sie auch auf der Praxiswebsite und in den sozialen Medien, wenn Sie dort vertreten sind.
  • Auch über Aushänge zu den neuen Verhaltensregeln in der Praxis (z. B. Händedesinfektion), informieren Sie die Patienten. Diese sind gut sichtbar im Eingangsbereich angebracht.
  • Sie kommunizieren offensiv, dass Ihre Praxis trotz Corona offen ist.
  • Sie erkundigen sich nach dem Grund, wenn Patienten absagen, und reagieren entsprechend. Wenn die Patienten etwa die Praxis wegen einer möglichen Ansteckung nicht betreten möchten, weisen Sie auf die umfangreichen organisatorischen und Hygienemaßnahmen hin.
  • Sie suchen gemeinsam nach Lösungen, etwa mehr Hands-off- und/oder Videotherapien oder eine verringerte Therapiefrequenz mit einem höheren Anteil an Eigentherapie zu Hause.
  • Um die Aufenthaltszeit im Empfangsbereich zu verringern, lassen Sie neuen Patienten Anmelde- bzw. Patientenfragebogen vorab per E-Mail zukommen, mit der Option, ihn eingescannt zurückzusenden oder zum ersten Termin mitzubringen. So verringern Sie die Verweildauer am Empfang.
  • Sie rufen Patienten am Vortrag des ersten Termins an und fragen konkret nach, ob in letzter Zeit ein Coronatest stattgefunden hat, sie unter Quarantäne stehen oder sie Erkältungssymptome haben.

2. Personalmanagement

  • Sie haben ein neues Schichtsystem eingeführt, beispielsweise Früh- und Spätdienst oder A- und B-Teams, die sich tageweise abwechseln. Auf diese Weise reduzieren Sie das Ansteckungsrisiko und können den Praxisbetrieb aufrecht halten, sollte es zu einer Corona-Infektion kommen. Das jeweils unbeteiligte Team kann weiterarbeiten, auch wenn die anderen in Quarantäne sind.
  • Es gibt getrennte Pausenzeiten, für die Sie Verhaltensregeln aufgestellt haben: Benutztes Geschirr sofort abwaschen bzw. in die Spülmaschine räumen, möglichst nur aus geschlossenen Behältern trinken, Abstand von eineinhalb Metern zwischen den Stühlen etc.
  • Wenn es sinnvoll ist, haben Sie einen Samstagsdienst eingeführt. So können Sie die geringere Auslastung, bedingt durch eine begrenzte Anzahl an Patienten, etwas ausgleichen und Minusstunden bei den Mitarbeitern reduzieren.
  • Es gibt immer ausreichend Wechselkleidung für die Mitarbeiter.
  • Sie halten Ihre Mitarbeiter zu allen Entwicklungen stets auf dem Laufenden und beziehen sie in die Planung mit ein. So mindern Sie Ängste und fördern den Zusammenhalt im Team.
  • Sie haben ein einheitliches Vorgehen festgelegt, wie sich Mitarbeiter zu verhalten haben, wenn im gleichen Haushalt eine Person Erkältungssymptome aufweist.

Außerdem interessant:

Praxisorganisation in Corona-Zeiten: Teil 1 – Hygiene

Praxisorganisation in Corona-Zeiten: Teil 3 – Termine

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