Ausgabe up 08-2017 | Rubrik Praxisführung

up|Umfrage: Wie hältst du’s mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

vom: 25.07.2017

Praxisinhaber können nicht davon ausgehen, dass Berufseinsteiger und Wiedereinsteiger alles von Anfang an reibungslos hinbekommen. Auch „alte Hasen“, die zum Team hinzustoßen, benötigen unter Umständen eine Einführung in die Unternehmenskultur und die Abläufe der Praxis.Jeder handhabt die Einarbeitung unterschiedlich, deshalb haben wir diesmal Praxisinhaber und leitende Angestellte gefragt: Wie hältst du’s mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Vorgehen 1: Einarbeitung ist bei uns Chefsache

Damit es möglichst schnell rund läuft im Praxisalltag, ist eine ausführliche Einarbeitung essentiell. Aus diesem Grund nehme ich mir als Chef auch entsprechend viel Zeit. Ich erkläre alles Wichtige und sorge dafür, dass neue Kollegen die Praxis kennenlernen. Kleinere Aufgaben und Prozesse erläutern dann die jeweiligen Fachleute in der Praxis.

  • Vorteil

    Es lohnt sich durchaus, Zeit in die Einarbeitung neuer Arbeitskräfte zu investieren. Denn schlecht eingearbeitete Mitarbeiter können die Praxis im besten Fall nur etwas zusätzlichen Arbeitsaufwand, im schlimmsten Fall aber auch viel Geld kosten – etwa, wenn es wegen Formfehlern auf dem Rezept zu Absetzungen durch die Kasse kommt.

  • Nachteil

    Einarbeitung zur Chefsache zu machen bedeutet auch, dass andere wichtige To-dos liegen bleiben könnten. Hier müssen Praxisinhaber abwägen und gegebenenfalls Aufgaben delegieren.

Vorgehen 2: Einarbeitung? Dafür haben wir gar keine Zeit

Ich halte Einarbeitung für wichtig und würde mir auch gern entsprechend Zeit dafür nehmen. Allerdings sind wir ein sehr kleines Team, bei dem alle voll mit anpacken müssen. Es sind also einfach keine Kapazitäten für große Anleitungen frei.

  • Vorteil

    Therapeuten sind zum Glück sehr empathische Menschen. Dementsprechend werden die „alten Hasen“ im Team vermutlich dennoch versuchen, die fehlende Einarbeitung durch eine gute kollegiale Zusammenarbeit aufzufangen. Gerade in kleinen Teams ist schließlich jeder darauf angewiesen, dass er sich auf die Zuarbeit der anderen verlassen kann.

  • Nachteil

    Die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters wird auf diese Weise langsam und nur Schrittweise vonstattengehen. Dass im hektischen Alltag kleinere oder größere Fehler entstehen, ist dementsprechend nicht auszuschließen.

Vorgehen 3:  Das ist doch vergeudete Zeit

Einarbeitung? Das ist doch vergeudete Zeit – schwimmen lernt man schließlich auch am besten, wenn man ins kalte Wasser geschmissen wird. In der Zeit, in der die Einarbeitung stattfinden würde, kann der neue Kollege doch schon richtig mit anpacken.

  • Vorteil

    Gute neue Mitarbeiter sind vermutlich auch in der Lage sich, selbst die notwendigen Informationen zu beschaffen und sich einzuarbeiten. Da sie hierbei auf die Hilfe ihrer Kollegen angewiesen sind, kommen sie unter Umständen direkt mehr ins Gespräch und bauen schneller ein kollegiales Verhältnis zu ihnen auf.

  • Nachteil

    Eine gute Einarbeitung sorgt nicht nur dafür, dass sich Abläufe früher reibungslos gestalten und das Risiko sinkt, dass die Praxis Geld durch ungültig abgerechnete Verordnungen verliert. Sie trägt auch dazu bei, dass Prozesse eingehalten werden. Wenn dahingegen jeder arbeitet, wie er es für richtig hält, kann das schnell zu Unmut unter den Kollegen führen.

Vorgehen 4:  Bei uns bekommt jeder neue Mitarbeiter einen Paten an die Seite gestellt

Einarbeitung ist ein langwieriger Prozess und häufig haben Neuzugänge auch nach einem halben Jahr noch kleinere Fragen. Aus diesem Grund bekommt bei uns jeder neue Kollege einen erfahrenen Mitarbeiter als „Paten“ an die Seite gestellt.

  • Vorteil

    Durch eine Patenschaft fühlen sich auch die „alten“ Mitarbeiter für die neuen Kollegen verantwortlich. So entstehen gleich die ersten kollegialen Beziehungen. Die Hemmschwelle nimmt ab und die Kommunikation wird leichter. Und wenn der „Pate“ sorgfältig ausgewählt ist, kann er die Einarbeitung oft genauso gut durchführen wie der Chef.

  • Nachteil

    Wenn ein Verantwortlicher für „den Neuen“ benannt ist, könnte das im schlimmsten Fall dazu führen, dass alle anderen Kollegen sich nicht verantwortlich fühlen, den neuen Mitarbeiter zu unterstützen. Außerdem geben Chefs so die Kontrolle über die Einarbeitung aus der Hand – was schief gehen kann, wenn der „Pate“ keine Motivation hat, zu sehr im Stress ist oder sich generell mit dem Erklären und Anleiten schwertut.

Vorgehen 5: Bei uns durchläuft jeder ein einwöchiges Praktikum vor seinem ersten Arbeitstag

Einarbeitung findet bei uns in einem einwöchigen Praktikum vor dem ersten Arbeitstag statt. So lernen die neuen Mitarbeiter gleich alle Kollegen kennen und können bei ihnen hospitieren. Die Praxisabläufe trainieren wir den Neuen also durch „Learning by Doing“ im Vorfeld an.

  • Vorteil

    Nach einer intensiven Woche sind oft die wichtigsten Fragen geklärt und der neue Mitarbeiter kann ab dem ersten eigentlichen Arbeitstag voll mitarbeiten. Er kennt die wichtigsten Praxisabläufe und die neuen Kollegen.

  • Nachteil

    Solch eine „Eingewöhnungs-Woche“ kann unter Umständen ein falsches Gefühl der Sicherheit auf Seiten des Chefs und der Kollegen vermitteln. Sie stellen dann vielleicht zu hohe Erwartungen an den neuen Therapeuten. Es ist sinnvoll, allen Beteiligten klar zu machen, dass neue Mitarbeiter auch über das Praktikum hinaus noch Fragen haben und Fehler machen können. Außerdem kann es sein, dass ein neuer Therapeut es nicht einsieht, unbezahlt eine Woche früher anzufangen – dann kostet diese Methode unter Umständen noch zusätzliches Gehalt oder scheitert von vornherein und sorgt so für Spannungen.

Vorgehen 6: Unsere Mitarbeiter arbeiten sich über eine Checkliste selbstständig ein

Bei uns bekommt jeder neue Mitarbeiter eine Einarbeitungs-Checkliste an die Hand. Im ersten Monat planen wir ihn noch nicht voll ein, sondern stellen ihm ein paar Stunden wöchentlich zur Verfügung, in denen er die Liste abarbeiten kann. Für den Praxisablauf relevante Dinge, wie die Einführung in die Praxissoftware, erledigen wir am ersten Tag.

  • Vorteil

    Durch eine solche Checkliste ist der neue Mitarbeiter für seine Einarbeitung direkt mit verantwortlich. Das führt dazu, dass er schneller in Kontakt mit den Kollegen kommt. Außerdem ermöglicht dieses Vorgehen ihm, die Einarbeitung in seinem eigenen Lerntempo anzugehen.

  • Nachteil

    Wer Checklisten herausgibt, muss auch dafür sorgen, dass sie abgearbeitet werden. Es reicht also nicht, eine solche Liste auszuhändigen. Chefs müssen schließlich auch wissen, wozu sie ihren neuen Therapeuten schon einsetzen können. Sie sollten ihn also trotzdem begleiten und regelmäßig den Fortschritt seiner Einarbeitung überprüfen.

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