Mit Betriebsausgaben die Steuerlast senken

Alle Jahre wieder muss die Erklärung für das vergangene Steuerjahr beim Finanzamt eingereicht werden – eine lästige Pflicht, die sich auch lohnen kann. Aber welche Betriebsausgaben können Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber steuerlich geltend machen, um ihre Steuerlast zu mindern? Nach dem Einkommensteuergesetz § 4 Abs. 4 sind Betriebsausgaben „Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“. Grundsätzlich muss also ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen den Ausgaben und der Praxis bestehen. Diese Betriebsausgaben dürfen vom Gewinn abgezogen werden. Andere Betriebsausgaben sind jedoch nicht oder nur begrenzt abziehbar. Unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben Die unbeschränkt abziehbaren Betriebsausgaben dürfen in voller Höhe abgesetzt werden, weil sie ausschließlich dem Betrieb dienen. Dazu gehören beispielsweise die Miete für die Praxis, die Personalkosten, betriebliche Versicherungen wie die Betriebshaftpflichtversicherung, Beiträge an Berufsverbände und Beratungskosten, aber auch Kosten für Marketing und Werbung sowie Ausgaben für Festnetz und Internet in der Praxis. Auch Arbeitskleidung kann zu den Betriebsausgaben gehören, aber nur, wenn es sich dabei um typische Berufskleidung handelt. Normale Jeans und T-Shirts zählen nicht dazu – es sei denn, das Logo der Praxis ist aufgedruckt. Dann wird die Kleidung möglicherweise vom Finanzamt anerkannt. Ebenso können die Kosten für Fort- und Weiterbildung steuerlich abgesetzt werden, genauso Fachbücher und -zeitschriften oder die Kosten für die Teilnahme an Messen, Tagungen und Kongressen. Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben Obwohl diese in den Bereich der Betriebsausgaben gehören, wird ihre Abzugsfähigkeit durch gesetzliche Vorschriften (insbesondere § 4 Abs. 5 und § 12 EStG) eingeschränkt. Sie dürfen nur teilweise abgesetzt werden, da sie auch den Privatbereich des Steuerpflichtigen berühren. Dazu zählt u. a. der Firmenwagen, der in den meisten Fällen auch privat genutzt wird und daher versteuert werden muss. Das Gleiche gilt für das privat genutzte Handy und Telefon, für die nur 50 Prozent der Kosten angesetzt werden dürfen. Auch für Bewirtungskosten und Geschäftsessen darf nicht der volle Betrag abgesetzt werden, lediglich 70 Prozent, der Rest ist privat. Ist das Arbeitszimmer der berufliche Mittelpunkt, können die Kosten anteilig zur Wohnfläche steuerlich abgesetzt werden. Wer kein häusliches Arbeitszimmer besitzt, kann die Homeofficepauschale als Betriebsausgabe angeben. Sie wurde mit dem Jahressteuergesetz 2022 für 2023 und Folgejahre von bisher 120 Tagen (max. 600 Euro) auf 210 Tage (max. 1.260 Euro) erweitert. Nicht abziehbare Betriebsausgaben Ausgaben für den privaten Lebensunterhalt bzw. die private Lebensführung, wie Lebensmittel oder Bekleidung, gehören zu den nicht abziehbaren Betriebsausgaben. Das gilt auch für Geschenke an Geschäftskontakte (Freigrenze lag bis 2023 bei 35 Euro, ab 2024 bei 50 Euro) und Mitarbeiter:innen (Freigrenze liegt bei 60 Euro). Und natürlich dürfen auch Strafzettel oder Bußgelder für Geschwindigkeitsüberschreitungen nicht steuerlich geltend gemacht werden. Abschreibungen hängen vom Wert ab Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können sofort als Betriebsausgaben komplett abgeschrieben werden. Die Wertgrenze ist mit dem Wachstumschancengesetz auf 1.000 Euro erhöht worden. Für Gegenstände über 1.000 Euro gelten unterschiedliche Regeln. Einige werden über drei Jahre, andere bis zu zehn Jahren abgeschrieben. Solche betrieblichen Investitionen können beispielsweise ein PC und Software sein sowie neue Therapieliegen. Grundsatz der Angemessenheit beachten Bei allen Ausgaben sollten Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber stets darauf achten, dass sie in Art und Höhe angemessen sind. Nur zwei Beispiele: Der Füllfederhalter von Montblanc für 1.200 Euro mag für den CEO eines Großkonzerns angemessen sein, nicht aber für einen Freiberufler mit einem Jahresumsatz von 60.000 Euro. Und der Ferrari eines Tierarztes ist kein angemessenes Firmenfahrzeug, wie der Bundesfinanzhof (BFH) schon vor Jahren entschied. Umfassende Dokumentation der Belege Es lohnt sich, die Grundprinzipien der Betriebsausgaben zu verstehen: Der Staat will Unternehmer unterstützen, aber nicht die private Lebensführung oder den privaten Luxus finanzieren. Daher sind nur Betriebsausgaben, die zu 100 Prozent betrieblichen Zwecken dienen, auch zu 100 Prozent absetzbar. Wer also mit Betriebsausgaben seine Steuerlast mindern will, kann auf eine umfassende Dokumentation durch Belege oder eine Buchhaltungssoftware nicht verzichten. Im Zweifel hilft der Steuerberater weiter – seine Beratungskosten zählen übrigens auch zu den Betriebsausgaben.