„Den Umsatz machen unsere Therapeuten und wir Rezeptionskräfte sorgen für den Ertrag“

Christiane Maár arbeitet in einem Therapiezentrum mit 45 Therapeutinnen und Therapeuten aus der Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie. Sie ist in Vollzeit für die Abrechnung zuständig. Entsprechend groß sind ihr Wissen und Erfahrungsschatz. Absetzungen kommen bei ihr nur äußerst selten vor, und wenn doch, hat sie erfolgreiche Strategien entwickelt, um darauf angemessen zu reagieren. Wir haben sie nach ihren Erfolgsgeheimnissen gefragt und stellen Euch diese in einer losen Reihe vor. Heute geht es um Mitarbeiterschulung und die rechtlichen Rahmenbedingungen. Christiane, in Eurem Therapiezentrum rechnest Du ab. Worum kümmerst Du Dich sonst noch? Neben der Abrechnung bin ich verantwortlich für die Qualitätssicherung, was den administrativen Bereich der Verordnungen betrifft. In meinen Augen geht das eine nicht ohne das andere, vor allem wenn monatlich so viele Verordnungen anfallen wie bei uns. Was umfasst Eure Qualitätssicherung? Zur Qualitätssicherung gehört bei uns die Einarbeitung neuer Rezeptionskräfte in die Heilmittel-Richtlinie und die Inhalte der Versorgungsverträge. Bei uns durchlaufen sie eine zeitintensive und aufwendige Einarbeitung, die sich für die Praxis am Ende absolut lohnt. Dazu gehören auch regelmäßige Updates, wenn es etwas Neues gibt, wie zum Beispiel zuletzt die Rahmenverträge der DGUV oder Änderungen von Seiten der GKV. Dann bereite ich sie für die Kolleginnen an der Rezeption auf. Außerdem schule ich nach, wenn ich merke, dass wiederholt oder vermehrt die gleichen Fehler auftreten. Neben der Schulung bei uns vor Ort haben wir Anfang 2023 damit begonnen, innerhalb von Athera verpflichtende Online-Kurse für Rezeptionskräfte anzubieten, und wöchentlich drei bis vier Termine abgehalten. Bei etwa 120 Praxen braucht das natürlich auch etwas Zeit. Dabei haben wir die Heilmittel-Richtlinie und die Versorgungsverträge sowie berufsspezifische Anforderungen an die Dokumentation auf der Rückseite der Verordnung erklärt, eben weil sie sich je nach Beruf unterscheiden. Zusätzlich gibt es seitdem alle fünf bis sechs Wochen eine Art Sprechstunde, in der die Kollegen ihre Fragen stellen können. Wie hältst Du Dich selbst auf dem Laufenden? Bei der GKV verändert sich ja glücklicherweise nicht permanent etwas. Abgesehen von kleinen Änderungen ist die Heilmittel-Richtlinie seit Januar 2021 so wie sie ist. Das braucht in der Regel einigen Vorlauf, und es wird in der Branche vorab viel darüber geredet. Auch bei den Versorgungsverträgen ändert sich nur in großen, regelmäßigen Abständen etwas, sodass ich früh genug davon erfahre. Außerdem nutze ich den HMK digital auf meinem Smartphone und lese dort die Überschriften der News. Auf diesem Wege erfahre ich auch das eine oder andere. Und ich recherchiere aktiv, wenn ich zum Beispiel etwas von therapeutischen Kollegen höre. www.praxisfragen.de hilft mir dabei, Hintergründe und Zusammenhänge zu verstehen. Du rechnest sehr erfolgreich die Verordnungen Eures Therapiezentrums ab, heißt, Eure Absetzungsquote liegt unter einem Prozent. Was ist Dein Geheimnis? Ich halte mich an die Heilmittel-Richtlinie und die gültigen Versorgungsverträge inklusive aller Anlagen. Denn alle Anforderungen stehen ja irgendwo und sind kein geheimes Wissen. Ich mache zwar die finale Prüfung der Verordnungen, aber der Erfolg beginnt ja schon vorher und ist das Ergebnis des ganzen Teams. Der Dreh- und Angelpunkt ist die fortwährende Schulung der Mitarbeiter. Wir haben hier einen sehr kleinteiligen Einarbeitungsleitfaden, um überhaupt erstmal den rechtlichen Rahmen für die Heilmittelverordnungen abzustecken. In der Heilmittelbranche sind die Rezeptionskräfte fast ausschließlich Quereinsteiger wie ich, sodass sie bei uns erstmal zwei Wochen hinten im Büro die Heilmittel-Richtlinie und Versorgungsverträge studieren, bevor sie überhaupt die Praxissoftware kennenlernen oder den ersten Behandlungstermin vereinbaren. Letztendlich nehmen wir das Thema Verordnungsprüfung und Abrechnung sehr ernst und sorgen dafür, dass unsere Kollegen kontinuierlich gut geschult sind. Ihnen nur die Heilmittel-Richtlinie mit der Bitte vorzulegen, sich damit zu beschäftigen, würde nicht helfen. Warum ist die Schulung der Mitarbeiter aus Deiner Sicht so wichtig? Ich kann noch so viel Umsatz machen, wenn der Ertrag daraus nicht stimmt, hilft es mir nicht. Ziel einer jeden Praxis muss es sein – und das ist auch unser Ziel – den maximalen Ertrag aus dem generierten Umsatz herauszuholen. Und das geht nur, wenn Du möglichst absetzungsfrei abrechnest. Deshalb musst Du genug Zeit und als Inhaber auch genug Geld investieren, um Deine Leute zu befähigen, korrekt abzurechnen. Tust Du das nicht, darfst Du auch nicht jammern. Es wird noch immer nicht von allen Praxisinhabern erkannt, wie anspruchsvoll diese Arbeit ist und was es am Ende für sie bedeutet. Wenn ich manchmal die Fragen von langjährigen Rezeptionskräften oder Praxisinhabern in Online-Foren lese, kommen mir die Tränen. Ich möchte mal wissen, wie viele Millionen oder Milliarden die gesetzlichen Krankenkassen in den letzten zehn Jahren einbehalten haben, weil viele Praxen nicht in der Lage sind, korrekt abzurechnen. Meiner Ansicht nach müssen viele Rezeptionskräfte besser geschult werden. up-plus hilft Dir bei Abrechnungsfragen weiter Hast Du Fragen zur Abrechnung, Absetzungen, der Heilmittel- Richtlinie etc., dann helfen Dir die Kolleginnen und Kollegen der up-plus-Hotline weiter. Als up-plus- Mitglied hast Du außerdem Zugang zur Wissensdatenbank www.praxisfragen.de. Hier findest Du rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche Antworten auf Fragen, die sich viele Praxisinhaber:innen stellen. Außerdem haben wir viele Vorlagen und Dokumente zum Download für Dich – zum Beispiel Musterwidersprüche bei ungerechtfertigten Absetzungen. Mehr dazu: www.up-plus.de