Fünf Fragen, mit denen Sie Ihre To-do-Liste optimieren

Das Prinzip einer To-do-Liste ist ganz einfach: Man hält seine anstehenden Aufgaben schriftlich fest und erledigt dann eine nach der anderen. Und jedes Mal, wenn man eine Aufgabe durchstreichen kann, tanzen die Endorphine. Allerdings lauern hier auch ein paar Fallstricke. So ist etwa nicht jedes To-do gleich wichtig und manche sollten erst gar nicht auf Ihrer Liste stehen. Wir haben fünf Fragen für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre To-do-Liste zu optimieren: 1. Was ist konkret zu tun? To-dos wie „Praxiskonzept überarbeiten“ oder „Mehr Privatpatienten für die Praxis gewinnen“ sind sehr vage und damit schwer umzusetzen. Setzen Sie sich lieber konkrete Ziele, z. B. „Eigene Seite für die Zielgruppe Privatpatienten auf der Website erstellen“ oder noch genauer „Angebote für Privatpatienten auflisten“. Auf dieser Basis können Sie dann den nächsten kleineren Schritt angehen, um so schließlich das große Vorhaben umzusetzen. 2. Was ist wichtiger? Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Spiegelt sich das in Ihrer To-do-Liste wider? Wenn nicht, ist es höchste Zeit, das zu ändern. Schließlich ist es deutlich wichtiger, die Abrechnung fristgerecht zu erledigen, als neue Post-its zu bestellen oder die Blumen zu gießen. Gerade kleine Aufgaben neigen aber dazu als erstes erledigt zu werden, denn es gibt ein gutes Gefühl, wenn man einen Punkt von seiner Liste streichen kann. Tipp: Um diesen Belohnungseffekt zu erhalten, können Sie größere Aufgaben einfach in kleinere Schritte aufteilen. Benötigen Sie für eine Aufgabe etwas mehr Zeit am Stück, blocken Sie sich diese im Kalender – nur für diese To-dos. Um den Überblick zu behalten ist es auch hilfreich, den Aufgaben Prioritäten zuzuweisen. Wie das funktioniert, lesen Sie hier. 3. Muss ich das wirklich tun? Wenn Sie Ihre To-do-Liste erstellen, prüfen Sie, ob wirklich nur Sie diese Aufgabe erledigen können. Vieles lässt sich an Mitarbeiter delegieren. Legen Sie direkt zwei Listen an. Die eine ist Ihre To-doListe, auf der anderen halten Sie Aufgaben fest, die Sie delegieren – und an wen. Beim Aufgabenmanagement im Team hilft Ihnen die Kanban-Methode. 4. Bis wann? Hat Ihre To-do-Liste auch Aufgaben, die schon seit Monaten mitwandern? Das liegt daran, dass die Deadline fehlt. Setzen Sie also einen Zeitpunkt fest, zu dem Sie diese Aufgabe erledigt haben möchten. Alternativen: Streichen Sie den Punkt oder formulieren Sie ihn so um, dass Sie eine Deadline festlegen können. Tipp: Gerade bei größeren Aufgaben, die etwas mehr Zeit benötigen, ist es hilfreich, neben dem Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt sein muss, auch einen Startzeitpunkt zu notieren. Also nicht nur festzuhalten, wann etwas fertig sein muss, sondern auch, wann Sie mit der Arbeit daran anfangen. So können Sie Ihre Zeit besser planen und haben weniger Stress. 5. Was kann ich von meiner Liste streichen? Wenn Ihre Liste bereits 50 Punkte umfasst und immer nur länger,vaber nie kürzer wird, ist das ebenfalls ein Zeichen, dass es an der Zeit ist, aufzuräumen. Denn eine solche Liste erfüllt ihren Zweck nicht mehr. Sie macht Ihre To-dos nicht übersichtlicher, sondern erreicht das Gegenteil. So können Sie dann vorgehen: Schritt 1 – Überprüfen Sie bei jedem Punkt, ob er es wirklich verdient, auf Ihrer Liste zu stehen. Manche Aufgaben sind vielleicht mittlerweile gar nicht mehr wichtig oder haben sich von selbst erledigt, etwa ein Nachfassen bei einem Arzt, der mittlerweile auf Ihre Nachricht reagiert hat. Schritt 2 – Priorisieren: Erstellen Sie aus der Liste eine Übersicht mit Aufgaben für den Tag und die Woche. So behalten Sie die Übersicht, aber denken Sie daran, bei Aufgaben, die etwas mehr Zeit benötigen, dabei den Startzeitpunkt zu verwenden und nicht nur die Deadline (siehe Frage 4). Außerdem interessant: Brainstorming mal anders TikTok für Einsteiger