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Erwartungen der Angestellten lenken

Auswirkungen der bundeseinheitlichen Höchstpreise - Themenschwerpunkt im Magazin 8-2019

Mit der Einführung der bundeseinheitlichen Preise steigt die Vergütung für therapeutische Leistungen. Da ist es nur natürlich, dass auch die Mitarbeiter ihren Teil vom Kuchen abhaben möchten. Schließlich subventionieren auch sie seit Jahren ein krankendes System mit ihrer Arbeit, haben Schulgeld für ihre Ausbildung bezahlt und finanzieren teilweise auch Fortbildungen aus eigener Tasche. Doch bei allem Verständnis für die angestellten Therapeuten müssen Praxisinhaber nun einen klaren Kopf behalten und vor allem betriebswirtschaftlich denken. Denn nur, weil neue Preise gelten, steht am Monatsende nicht automatisch ein Topf voll Gold vor der Praxistür, der nur darauf wartet, verteilt zu werden.

Auswirkungen der bundeseinheitlichen Höchstpreise
© iStock: ashumskiy

Wenn Ihre Mitarbeiter nun also mit dem Thema Gehaltserhöhung auf Sie zukommen, müssen Sie im Vorfeld für sich Antworten auf zwei grundsätzliche Fragen finden:

  1. Wie viel mehr kann ich meinen Angestellten zahlen?
  2. Wie viel mehr möchte ich meinen Angestellten zahlen bzw. möchte ich überhaupt mehr zahlen und wenn ja, welche Bedingungen sollen daran geknüpft sein?

Was kann ich meinen Angestellten zahlen?

Pauschal lässt sich so einfach keine allgemeingültige Aussage treffen, dafür sind schon allein die Unterschiede bei den Preiserhöhungen in den verschiedenen Bundesländern zu groß. Praxisinhaber in Ländern mit verhältnismäßig hohen Preisen haben einen geringeren Zuwachs als solche, bei denen die Vergütung bislang deutlich unter dem Durchschnitt lag. Hinzu kommen die unterschiedlichen Steigerungen bei den verschiedenen Leistungen – und hier ist natürlich nochmal zu beachten, wie viele dieser Leistungen die jeweilige Praxis überhaupt erbringt.

Umsatzsteigerung ausrechnen

Um für Ihre Praxis herauszufinden, wie viel (mehr) Sie Ihren Mitarbeitern in Zukunft zahlen können, müssen Sie ausrechnen, wie sich der Umsatz der Praxis durch die Preissteigerungen verändern wird. Die neuen mit den alten Preisen zu vergleichen, ist dabei nicht ganz einfach.

Es lässt sich nicht pauschal sagen, die Preise für Physiotherapie sind durch die bundeseinheitlichen Höchstpreise um x Prozent gestiegen. Dafür sind die Ausgangspreise zwischen den Regionen und den einzelnen Leistungen zu unterschiedlich. Auch sind in letzter Zeit viele Preiserhöhungen erfolgt, die aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattgefunden haben. Eine Preissteigerung von neun Prozent im Vergleich zum Vormonat kann also einer Preissteigerung von 18 Prozent im Vorjahreszeitraum entsprechen.

Um nun eine verlässliche Prognose für das zweite Halbjahr 2019 erstellen zu können, nehmen Sie am besten das zweite Halbjahr 2018 als Vergleichszeitraum. Die Menge der Behandlungseinheiten wird im zweiten Halbjahr 2019 voraussichtlich ähnlich der in der zweiten Jahreshälfte 2018 ausfallen. Zudem liegen bereits alle Informationen zu Preisen und Leistungsmengen vor. So lassen sich nach Bundesland und Leistungsart Durchschnittswerte für die Preiserhöhungen abbilden. Die nötigen Zahlen für die einzelnen Bundesländer für die Quartale 2018 liefert das Heilmittelinformationssystem der GKV (GKV-HIS).

Ein Beispiel: Krankengymnastik in Baden-Württemberg

Im zweiten Halbjahr 2018 war laut GKV-HIS in Baden-Württemberg Krankengymnastik (EB) die Behandlung, die den höchsten Umsatz erzielt hat. Er lag bei insgesamt EUR 140.996.000 für 7.448.738 Behandlungseinheiten. Pro Einheit entspricht das also in Baden-Württemberg einem durchschnittlichen Preis von EUR 18,93/Einheit Krankengymnastik.
Gehen wir nun davon aus, dass die Menge an Behandlungseinheiten gleichbleibt, ergibt sich fürs zweite Halbjahr 2019 mit dem neuen Preis für KG von EUR 21,11 eine Umsatzprognose von EUR 157.242.859. Das entspricht einer erwarteten Umsatzsteigerung durch die neuen Preise von 11,52 Prozent.

Mehr dazu finden Sie übrigens auch in „Heilmittelbranche in Zahlen“. up|plus-Kunden können die dazugehörige Excel-Tabelle über die up|plus Hotline anfordern. Die Durchschnittswerte für die einzelnen Länder und Behandlungseinheiten bieten eine gute Orientierung für die zu erwartenden Umsatzsteigerungen. Wer es aber für die eigenen Praxis ganz individuell berechnen möchte, kann die Excel-Tabelle als Vorlage nehmen und die GKV-HIS-Zahlen durch die entsprechenden Daten aus der eigenen Praxisverwaltung ersetzen.

Zeitverzug einkalkulieren

Ebenfalls nicht zu vergessen ist die zeitliche Verzögerung. Denn auch wenn die Preise zum 1. Juli gestiegen sind, schlägt sich das noch nicht sofort in der Abrechnung nieder. Der Grund: Je nach regionaler Preisliste können unterschiedliche Startzeitpunkte für die neuen Preise gelten. Bei manchen entscheidet das Ausstellungsdatum der Verordnung, ab wann die neuen Preise abgerechnet werden können, bei anderen gilt der erste oder letzte Behandlungstermin für die gesamte Verordnung und bei wieder anderen zählt jeder Termin für sich.

Tipp: Mehr dazu und zu anderen Fragen rund um die neuen Preise können Sie im Artikel FAQs: Häufige Fragen und Antworten zu den bundeseinheitlichen Preisen auf www.up-aktuell.de nachlesen.

Hinzu kommt die Zeit bis zur Fertigstellung der Verordnung. Schließlich können bis zu 14 Wochen vergehen, bevor diese komplett erfüllt ist und Sie die erste Behandlung abrechnen. Für den Zeitraum bis zur tatsächlichen Abrechnung veranschlagen Sie noch weitere zwei Wochen, ebenso für die Zeit bis zum Zahlungseingang.

Fazit: Selbst wenn Sie es gern anders hätten, können Sie Ihren Mitarbeitern erst in einigen Monaten höhere Gehälter zahlen. Es sei denn, sie möchten diese irgendwie vorfinanzieren. Kommunizieren Sie dies ruhig offen, denn diese Punkte bedenken viele Angestellte möglicherweise gar nicht bzw. haben überhaupt nicht das entsprechende Hintergrundwissen zu den Abläufen.

Was möchte ich meinen Mitarbeitern zahlen?

Viele Praxisinhaber finden das Gehalt ihrer Mitarbeiter selbst nicht gerecht. Sie würden ihnen gern mehr bezahlen – und auch selbst angemessen verdienen. Dann stellt sich die Frage, wie eine angemessene Bezahlung aussieht. Eine erste Orientierung bietet natürlich die Rechnung von oben. Denn mehr zu bezahlen, als die Preiserhöhungen bringen, wäre ja betriebswirtschaftlicher Irrsinn. Ebenso übrigens, die Umsatzsteigerungen komplett weiterzugeben. Schließlich verdienen auch die Praxisinhaber selbst eine Gehaltserhöhung, es gilt Rücklagen zu bilden und Lücken zu füllen, die sich in der Vergangenheit aufgetan haben, etwa bei der Altersvorsorge.

Zudem können Sie nun vielleicht endlich überfällige Investitionen in die Ausstattung der Praxis angehen, neue Tätigkeitsfelder erschließen oder bestehende weiter ausbauen. Bedenken Sie, dass davon indirekt auch Ihre Mitarbeiter profitieren, denn damit sichern Sie langfristig deren Arbeitsplätze und können den Umsatz der Praxis über einen längeren Zeitraum steigern, sodass auf die Dauer gesehen vielleicht Gehaltserhöhungen möglich sind, die das jetzige Potenzial übertreffen – auch im Zusammenhang mit neuen Aufgaben- und Verantwortungsbereichen für die Mitarbeiter.

Nicht von starker Verhandlungsposition einschüchtern lassen

Dank steigender Vergütung in Kombination mit dem bereits bestehenden und weiter zunehmenden Fachkräftemangel befinden sich angestellte Therapeuten natürlich in einer starken Verhandlungsposition. Gerade erst hat die Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit (Juni 2019) wieder gezeigt, dass es besonders bei den Podologen, Physiotherapeuten und Logopäden deutlich mehr offene Stellen als arbeitssuchende Therapeuten gibt. Aktuell kommen 4,5 freie Stellen auf einen Physiotherapeuten. Bei den Podologen dauert es im Durchschnitt 194 Tage bis eine freie Stelle besetzt werden kann. Und da sind nur die freien Stellen berücksichtigt, die Praxisinhaber der Arbeitsagentur überhaupt melden.

Genug, aber nicht zu viel zahlen

Die Mitarbeiter sitzen bei Gehaltsverhandlungen zweifellos an einem langen Hebel. Dennoch können Sie die Praxis nicht wirtschaftlich zu Grunde richten, nur um keinen Therapeuten zu verlieren. Bei den Gehaltsverhandlungen ist Ihr Ziel, Mitarbeiter an die Praxis zu binden, ohne Ihnen jedoch zu viel zu bezahlen. Die oberste Gehaltsgrenze bietet derzeit der Öffentliche Dienst. Forderungen, die über dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVöD) liegen, sind nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Realistisch betrachtet, werden sich die Gehälter in Zukunft aber wohl in Richtung TVöD entwickeln.

Durchschnittszahlen sind keine Hilfe

Bei der Berechnung der Umsatzprognose für 2019 haben wir bereits erklärt, warum bundesweite Durchschnittswerte nicht sinnvoll sind. Wenn es also heißt, die Preise für Logopädie sind um x Prozent gestiegen, ist das ebenso wenig hilfreich, wie daraus abzuleiten, dass darum auch die Gehälter um x Prozent erhöht werden sollten oder eine allgemeine Zahl für das „richtige“ Gehalt in den Raum zu werfen. Denn auch die Gehälter müssen den regionalen Besonderheiten der Praxis Rechnung tragen, etwa den Standort der Praxis, die Mietkosten, etc. berücksichtigen.

Hinzu kommt die individuelle Leistung der Mitarbeiter. Auch hier ist keinem geholfen – weder Praxisinhabern noch Therapeuten – wenn Sie alle über einen Kamm scheren. Ganz im Gegenteil, gleiche Gehälter können sogar höchst ungerecht sein, wenn eben nicht auch vergleichbare Leistungen erbracht werden.

Mitarbeiter angemessen bezahlen

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht können Sie den Angestellten nur so viel bezahlen, wie diese auch erwirtschaften – abzüglich natürlich der Nebenkosten für Material, Verwaltung, Miete, Marketing u. v. m., die eine Praxis eben so mit sich bringt.

Kommt ein Mitarbeiter nun also mit der Forderung nach einer Gehaltserhöhung auf Sie zu, zücken Sie erneut den spitzen Bleistift und rechnen aus, was dieser Mitarbeiter der Praxis wirklich einbringt und was er Sie kostet.

Berücksichtigen Sie dabei u.a. folgende Punkte:

  • Auslastung: Wie viel Prozent seiner Soll-Arbeitszeit erbringt der Mitarbeiter abrechenbare Leistungen? Also wie viel seiner Arbeit bringt wirklich Geld in die Praxis? Wie viele Ausfälle hat der Mitarbeiter, wie managt er seine Ausfälle? Erscheinen seine Patienten öfter mal nicht zu ihren Terminen?
  • Welche Leistungen erbringt der Mitarbeiter? Hat er beispielsweise besondere Zusatzqualifikationen in Bereichen, die besser vergütet werden, wie zum Beispiel Manuelle Therapie? Oder erbringt er hauptsächlich weniger gut bezahlte Leistungen, wie Manuelle Lymphdrainage?
  • Wieviel bezahlte Arbeitszeit verbringt der Mitarbeiter mit Tätigkeiten, die nicht abrechenbar sind, z.B. Therapieberichte schreiben, Handtücher waschen, Behandlungen vor- und nachbereiten.
  • Weitere Verantwortungsbereiche: Welche sonstigen, betriebswirtschaftlich relevanten Aufgaben übt der Mitarbeiter in der Praxis aus? Hat er beispielsweise die fachliche Leitung über einen bestimmten Bereich?

Dem stellen Sie dann gegenüber, was der Mitarbeiter die Praxis kostet:

  • Das monatliche Brutto-Gehalt – natürlich zzgl. des Arbeitsgeberanteils von etwa 23 Prozent
  • Sonstige einmalige oder unregelmäßige Zahlungen, wie etwa Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, Boni, etc.
  • Kosten für Fort- und Weiterbildungen
  • Nebenkosten der Mitarbeiterverwaltung: Lohnbuchhaltung und Steuerberater

Diese Gegenüberstellung gibt Ihnen einen guten Eindruck davon, wo Sie bei den Gehaltsverhandlungen ansetzen können. Nutzen Sie die Zahlen auch, um Ihren Mitarbeitern die Situation zu verdeutlichen. Denn damit nehmen Sie dem ein oder anderen, der meint in einer anderen Praxis gleich große Gehaltssprünge zu machen, den Wind aus den Segeln. Schließlich ist jede Praxis ein Wirtschaftsunternehmen, das am Ende schwarze Zahlen schreiben muss, wenn es am Markt überleben will.

Hinweis: up|plus-Kunden können über die up|plus-Hotline eine  Exceltabelle anfordern, in der Sie einfach die entsprechenden Werte für die einzelnen Mitarbeiter eintragen und sich so einen schnellen Überblick über Leistung und Kosten verschaffen können.

Ein Geben und Nehmen

Nun geht es beim Betrachten der Zahlen nicht darum, angestellten Therapeuten Gehaltserhöhungen mit allen Mitteln vorzuenthalten. Vielmehr ist es als Praxischef Ihre Aufgabe, mögliche Lohnerhöhungen so zu gestalten, dass beide Seiten davon profitieren.

Ihre Ziele:

  • Mitarbeiter in der Praxis halten
  • Mitarbeiter langfristig an die Praxis binden
  • Mehr Gehalt auch an mehr Leistung knüpfen

Ihr Vorgehen: 

  • Erwartungen der Mitarbeiter lenken
  • Gehaltserhöhungen wirtschaftlich sinnvoll gestalten, sodass möglichst viel Netto vom Brutto übrigbleibt

Mitarbeiter auf den Boden der Tatsachen zurückholen

Um die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter in realistische Bahnen zu lenken, nehmen Sie wieder Ihre Berechnungen zur Hand. Hier haben Sie schwarz auf weiß die Prognose, wie sich der Umsatz der Praxis durch die höheren Preise steigern wird und auch den wirtschaftlichen Beitrag, den Ihr Therapeut in der Praxis leistet. Haben die Mitarbeiter also allzu hohe Erwartungen – etwa weil sie gehört oder gelesen haben, dass manche Preise um bis zu 40 Prozent steigen –, können Sie sie damit zunächst einmal in die Realität zurückholen.

Zeigt sich dennoch Spielraum für eine Gehaltserhöhung, ist nun auch der passende Zeitpunkt, Ihre Erwartungen zu formulieren. Gibt es zum Beispiel noch Luft nach oben, was die Qualität oder Quantität der Arbeit angeht, können Sie dies nun ansprechen. Wie lässt sich etwa die Auslastung des Therapeuten erhöhen oder die Güte seiner Arbeit noch weiter verbessern? Bringen Sie diese Aspekte in die Verhandlungen ein.

Gehaltserhöhung in Stufen

Außerdem stellt sich die Frage, wie die Gehaltserhöhung aussehen soll. Für beide Seiten spricht einiges dafür, nicht direkt um einen größeren Betrag zu erhöhen. Das klingt zwar immer verlockend, führt aber bei der nächsten Gehaltsabrechnung zu enttäuschten Gesichtern, wenn vom vielversprechenden Brutto nur ein Teil tatsächlich beim Therapeuten ankommt. Davon haben dann weder Praxisinhaber noch Mitarbeiter etwas.

Und selbst wenn die Abzüge nicht so hoch ausfallen, verpufft die positive Wirkung bereits nach wenigen Monaten, wenn sich die Mitarbeiter an das höhere Gehalt gewöhnt haben.

Erwägen Sie darum die folgenden Alternativen:

  • Gestaffelte Gehaltserhöhung: Dabei steigert sich das Gehalt schrittweise über mehrere Monate – zum Beispiel alle zwei bis drei Monate über ein halbes Jahr.
  • Erfolgsprämien: Dabei definieren Sie bestimmte Vorgaben und der Mitarbeiter erhält keine Gehaltserhöhung im klassischen Sinn, sondern eben eine Prämie für das Erreichen bestimmter Ziele. Das kann zum Beispiel eine gesteigerte Auslastung oder auch der Verkauf bestimmter Selbstzahlerleistungen sein.
  • Bonus am Jahresende: Ein Bonus als Einmalzahlung am Jahresende hat den Vorteil, dass Sie sich als Praxisinhaber nicht an ein dauerhaft höheres Gehalt binden. Nur wenn die wirtschaftliche Situation es hergibt, wird der Bonus gezahlt. Gleichzeitig bleiben die Mitarbeiter motiviert, weiter zum wirtschaftlichen Erfolg beizutragen.
  • Loyalität belohnen: Beim aktuellen Fachkräftemangel empfiehlt es sich auch, Gehaltserhöhungen so zu gestalten, dass sie Mitarbeiter dazu motivieren, langfristig in der Praxis zu bleiben. Sie können beispielsweise eine jährliche Treueprämie zahlen oder Gehaltserhöhungen daran knüpfen, wie lange die Angestellten schon für Sie arbeiten.

Alternativen zur klassischen Gehaltserhöhung

Es muss nicht immer die Finanzspritze direkt aufs Konto sein. Vielleicht sind andere Alternativen für beide Seiten vorteilhafter:

  • Kosten für Fortbildungen übernehmen
  • Bezahlte Freistellung für Fortbildungszeiten
  • Zusätzliche Urlaubstage
  • Investitionen in die Praxis, die auch die Arbeit der Therapeuten verbessert/erleichtert, zum Beispiel die Traumliege oder besondere Therapiecomputer
  • Mehr Netto vom Brutto (s. Kasten)

Positive Verstärkung

Damit die Mitarbeiter die Gehaltserhöhung noch mehr schätzen und davon maximal motiviert sind, können Sie deren Wahrnehmung positiv verstärken. Etwa indem Sie deren Leistung loben und sagen, wie Sie sich freuen, ihnen nun endlich mehr Gehalt zahlen zu können. Fragen Sie auch nach, welche Pläne die Mitarbeiter haben oder was sie sich nun vielleicht leisten können, was vorher nicht möglich war.

Sind Mitarbeiter mit dem Gehaltsplus nicht zufrieden, ignorieren Sie das nicht, sondern gehen Sie darauf ein. Steuern Sie entgegen, wenn Mitarbeiter den Fokus zu stark auf die Abzüge legen, die sich auf der Gehaltsabrechnung zweifelsohne zeigen werden. Das gehört eben einfach dazu. Lenken Sie die Aufmerksamkeit zurück auf das Mehr an Gehalt und zeigen Sie auch nochmal auf, welche weiteren Leistungen die Mitarbeiter von Ihnen bekommen, etwa Handy oder Tablet, ohne dass darauf Steuern und Sozialabgaben entfallen. Verdeutlichen Sie, wie die Mitarbeiter so bares Geld sparen.

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