17 einfache Planungsinstrumente für Ihre Praxis

17 einfache Planungsinstrumente für Ihre Praxis Planung ist keine Geheimwissenschaft – mit den richtigen Instrumenten und Methoden kann jeder planen. Wir haben für Sie 17 Planungsinstrumente herausgesucht, die sich im Praxisalltag bewährt haben und von Praxisinhabern für gut befunden wurden. Jedes dieser Planungsinstrumente (wir haben diesen Begriff bewusst weit gefasst) kann einzeln und unabhängig vom Rest genutzt werden. Einige ergänzen sich perfekt, andere können sich überlappen. Diese Übersicht dient Ihnen als Werkzeugkasten für die Planung in Ihrer Praxis. Bewertung Wir haben jedes Instrument für Sie bewertet. Die Bewertung „Aufwand“ beschreibt den zeitlichen Einsatz. Der „direkte Nutzen“ zeigt, wie gut das Instrument den Gewinn im Planungszeitraum steigert. Die „Umsetzung“ macht klar, wie die Planung am besten durchgeführt werden kann. Die „weiteren Informationen“ geben Hinweise auf die nächsten zu erledigenden Schritte. Wo stehen wir heute? 1. Branchen-/Marktentwicklungsanalyse Hier geht es um die Skizzierung eines realistischen Bildes der Branche und des Marktes. Prognosen, wie sich der Markt entwickeln wird – mengenmäßig (Umsatz), strukturell (PKV/GKV), rechtlich (Direktaccess), Situation der Zuweiser (Ärzte), Trends, Innovationen, Erfolgsfaktoren der Branche etc. - sind wichtige Informationen, die zusammengenommen eine Prognose für den kommenden Planungszeitraum erlauben. Aufwand: Mittel - Direkter Nutzen: Gering – Umsetzung: Extern delegieren - Weitere Informationen: Spezialdatenbanken im Internet, Praxiscomputer auswerten, praxiswissen24-Hotline fragen, unter Umständen externen Bericht in Auftrag geben. 2. Wettbewerbsanalyse Eine systematische Analyse der aktuellen und potentiellen Wettbewerber gehört in jede Praxis. Dabei werden sowohl direkte und indirekte als auch potentielle Wettbewerber identifiziert. Anschließend wird in einer Wettbewerbsanalyse-Matrix jeder identifizierte Wettbewerber nach festgelegten Kriterien bewertet und der eigenen Praxis gegenübergestellt. Aufwand: Niedrig – Direkter Nutzen: Mittel – Umsetzung: Intern delegieren – Weitere Informationen: Wettbewerbsmatrix bei der praxiswissen24-Hotline anfordern. 3. SWOT – Analyse Dies ist eine erprobte Struktur, um einen umfassenden Überblick über den Status-Quo einer Praxis zu erstellen. Gearbeitet wird mit allen Mitarbeitern (max. 15) oder den Führungskräften in einem eintägigen Workshop oder als „Stillarbeit“ des Chefs. Betrachtet werden die Stärken und Schwächen der Praxis (Innensicht), sowie die Chancen und Gefahren/Risiken, die vom Markt her auf die Praxis zukommen (Aussensicht). Hier fließen auch die Informationen aus anderen Instrumenten (z.B. Wettbewerbsanalyse, eigene Kennzahlen, etc.) mit ein und verdichten sich zu einem sehr genauen Bild der aktuellen Lage der Praxis. Aufwand: Mittel – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern, bei Gruppenarbeit mit externer Moderation - Weitere Informationen: Verschiedenen Definitionen und Erklärungen im Internet, Excel-Datei zur Zusammenfassung bei praxiswissen24-Hotline anfordern. Wo wollen wir hin? 4. Inhabervorgaben Jeder Praxisinhaber hat persönliche Ziele, die selten niedergeschrieben werden und oft „so im Gefühl“ liegen. Aus diesen Zielen kann man konkrete Vorgaben für sein Unternehmen Praxis machen. Wie viel Zeit möchte der Inhaber selbst als Therapeut arbeiten und wie viel Geld wird er dafür entnehmen? Wie viel Zeit steht er als Coach seiner Mitarbeiter zur Verfügung? Und natürlich Zahlen: Wie viel Gewinn soll erwirtschaftet werden? Wie viel Geld steht für welche Investitionen zur Verfügung? Hier geht es also darum, die Erwartungen des Inhabers so zu konkretisieren, dass alle Mitarbeiter eine faire Chance haben, diese Erwartungen auch zu erfüllen. Aufwand: Gering – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern – Weitere Informationen: Im Internet unter „Zielarbeit“ suchen, Coaching für Zielarbeit buchen (buchner consulting), Fragebogen bei praxiswissen24-Hotline anfordern. 5. Praxisleitbild Das Praxisleitbild ist im Idealfall die veröffentlichte Vision des Praxisinhabers. Es ist sinnvollerweise so gestaltet, dass alle Mitarbeiter das Leitbild immer wieder als Richtschnur nehmen können, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen. Idealerweise ist das Leitbild z.B. in Arbeitsverträge integriert und das entsprechende Verhalten wird bei der Mitarbeiterbeurteilung ausdrücklich mit bewertet. Eines der am meist unterschätzen Planungs- und Führungstools. Aufwand: Mittel – Direkter Nutzen: Mittel – Umsetzung: intern, evtl. externe Unterstützung – Weitere Informationen: Schlechte Beispiele zuhauf im Internet, besonders effektiv ist ein Workshop „wertebasiertes Leitbild“, Adressen über praxiswissen24-Hotline. 6. Praxisjahreszielplan Der Jahreszielplan ist die mit allen Mitarbeitern (oder der Führungcrew) vereinbarte Zielplanung für die ganze Praxis. Hier werden konkrete Ziele, Projekte und daraus abgeleitete Aufgaben zusammengefasst. Verantwortliche sind benannt, Enddaten und das Berichtswesen festgelegt. Ein sehr konkreter Fahrplan für das folgende Jahr. Aufwand: Mittel – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern, schneller und besser mit externer Moderation – Weitere Informationen: Zielplanungsformulare bei der praxiswissen24-Hotline anfordern. 7. Marketingplan Der Marketingplan beschreibt die Marketingziele der Praxis, aufbauend auf den vorgelagerten Analysen. Mit Marketing ist allerdings mehr als ein lockerer Werbespruch gemeint, sondern es meint, die Führung einer Praxis auf die Bedürfnisse von Kunden und Markt auszurichten. Dazu gehören neben Werbe- und Kommunikationsplanung auch Produkt-, Preis- und Vertriebsplanung. In der Regel sind Marketingpläne sehr detailliert und unterscheiden sich von der klassischen Jahreszielplanung durch den konsequenten Blickwinkel auf den Kunden. Aufwand: Mittel bis Hoch – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: beim ersten Mal mit externer Hilfe. Weitere Informationen: Buch zum Thema besorgen, z.B. Werner Pepels (2007): "Der Marketingplan: Zielsetzung entwickeln", Spezial-Workshop bei buchner consulting buchen. Wie kommen wir dorthin? 8. ABC-Analyse Mit der ABC-Analyse soll Wesentliches vom Unwesentlichen unterscheidbar gemacht werden. Dabei werden Mengen und zugehörige Werte miteinander verglichen. So haben viele Praxen einige wenige Verordner, die für den überwiegenden Umsatz der Praxis sorgen. Bei einer ABC-Ärzte-Analyse würde man beispielsweise die A-Verordner bevorzugt behandeln und ganz anders betreuen als die B-Verordner, die nur noch einen kleinen Teil des Umsatzes ausmachen. C-Verordner tauchen nur unregelmäßig in den Umsatzstatistiken auf und bekommen dementsprechend nur die Grundbetreuung. Für eine ABC-Analyse in Ihrer Praxis eignen sich zum Beispiel Kunden, Selbstzahlerleistungen, Krankenkassen und Therapeuten. Aufwand: Niederig – Direkter Nutzen: Mittel – Umsetzung: Intern – Weitere Informationen: Praxiscomputer auswerten, Tabelle bei der praxiswissen24-Hotline anfordern. 9. Marktsegmentierung Ihre Patienten bestehen aus sehr unterschiedlichen Menschen. Da bei Marketingaktivitäten aber möglichst jeder Patient passend angesprochen werden soll, teilt man die Patienten so in Gruppen auf, dass es nur noch vergleichsweise ähnliche Patienten in einer Gruppe gibt. Mit diesen homogenen Kundengruppen kann man dann einfacher kommunizieren, bzw. Angebote auf diese Zielgruppe bzw. dieses Marktsegment zuschneiden. Aufwand: Niedrig – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern – Weitere Informationen: Im Internet unter Sinus-Milieus, unternehmen Praxis Ausgabe 11_2009. 10. Produktlebenszyklusanalyse Der Produktlebenszyklus zeigt die zeitliche Entwicklung eines Produktes am Markt. Dabei unterscheidet man verschiedenen Phasen (Einführung, Wachstum, Reife, Sättigung und Rückgang bzw. Relaunch). Aus der Zuordnung der Produkte zu den einzelnen Phasen lassen sich Strategien für Marketing und Innovation ableiten. Aufwand: Niedrig – Direkter Nutzen: Mittel – Umsetzung: Extern – Weitere Informationen: Im Internet oder Datei bei praxiswissen24-Hotline anfordern. 11. Produktentwicklungsplan Produktentwicklung gehört in einem sehr geregelten Gesundheitsmarkt nicht gerade zu den Schwerpunkten der Arbeit in Therapiepraxen. Trotzdem haben beispielsweise findige Ärzte inzwischen mehr als tausend IGeL, sprich Selbstzahlerleistungen, „erfunden“. Im Produktentwicklungsplan werden drei Bereiche betrachtet. Echte Innovation schafft vollständig neue Produkte auf dem Markt (z.B. eine vollkommen neue Methode für die Stottertherapie). Verbesserungen zielen darauf ab, ein vorhandenes Produkt besser zu machen, indem Leistungsmerkmale überarbeitet werden (z.B. die Dauer der Therapie verlängern). Bei der Differenzierung wird versucht, zu einem bestehenden Produkt neue Produktvarianten anzubieten (z.B. Produkt Rückenschule wird ergänzt um Rückenschule für Kinder, Rückenschule für Senioren, etc.). Aufwand: Niedrig – Direkter Nutzen: Mittel – Umsetzung: Intern – Weitere Informationen: zusätzlichen Artikel bei der praxiswissen24-Hotline anfordern. 12. Praxis positionieren Wofür steht Ihre Praxis? Welches Problem Ihrer definierten Zielgruppe können Sie besser als jeder andere lösen? Welchen konkreten Nutzen liefern Sie Ihren Patienten? Wenn Sie solche Fragen ohne Probleme beantworten können, dann ist Ihre Praxis vermutlich schon gut positioniert. Dann wissen Sie, wen Sie mit welchen Argumenten ansprechen wollen. Dann macht es Ihnen Spaß, einem Unbekannten in drei Sätzen kurz zu erläutern, warum er zu Ihnen in die Therapie kommen soll. Wenn nicht, könnten Sie sich hinsetzen und die oben genannten Fragen beantworten – allein oder gemeinsam mit dem Team. Kostet ungefähr zwei volle Tage Zeit, bringt aber enorme Motiviation in die Praxis. Aufwand: Mittel – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern mit externer Moderation – Weitere Informationen: Buch lesen von Peter Sawtschenko, „30 Minuten für die erfolgreiche Positionierung“, Spezial-Workshop bei buchner consulting buchen. Welche Ressourcen benötigen wir dazu? 13. Budgetieren Unter einem Budget versteht man einen Plan über die zukünftigen Einnahmen und Ausgaben in Euro. Budgets bilden damit die Marketing- und/oder Jahreszielplanung in Geldeinheiten ab. Budgets helfen dabei, die eigene Praxis zu steuern, Abweichungen rechtzeitig zu erkennen und auf Umsatzveränderungen zu reagieren. Budgets steuern die Ausgaben und erlauben eine realistische Vorhersage der zu erwartenden Gewinne. Wer seine Einnahmen und Ausgaben aus dem Vorjahr nimmt und sich aufgrund seiner Marktprognosen und Praxiszielplanungen die möglichen Veränderungen überlegt und daraus das neue Budget errechnet, kommt schnell und einfach zu einem realistischen Budget. Aufwand: Gering – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern – Weitere Informationen: Buch z.B. von Harry Zingel „Budgetplanung“. 14. Werbe-/Kommunikationsplan Werbung kann sehr teuer werden, wenn sie nicht geplant wird. Deswegen lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie man seine Marketingziele durch die richtige Werbung plant. Verschiedene Werbestrategien gezielt zu bestimmten Anlässen einzusetzen wird ganz einfach klappen, wenn Sie den der Januar 2010-Ausgabe beigelegten Werbe- und Kommunikationsplan nutzen (Anleitung siehe dort). Aufwand: Gering – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern – Weitere Informationen: In der up-Ausgabe Januar 2010 finden Sie sowohl einen fertigen Plan als auch die erforderlichen Tipps, um damit sofort zu starten. Wie messen wir, ob es klappt? 15. Berichtswesen/Controlling „Was man nicht messen kann, kann man auch nicht steuern“ lautet eine alte Controller-Weisheit. Und tatsächlich, wenn Sie Ihre Praxis steuern wollen, dann müssen Sie wissen, wo Sie aktuell stehen und inwieweit Sie von Ihren Plänen abweichen. Dazu kann z.B. ihre Software Auswertungen, die Rezeption Statistiken liefern, etc. Wichtig für ein funktionierendes Berichtswesen ist nur, dass klar ist, wer welche Berichte zu welchem Zeitpunkt an Sie liefert und wie Sie darauf reagieren. Ein gut geplantes Berichtswesen erleichtert die Arbeit des Praxisinhabers enorm. Aufwand: Gering – Direkter Nutzen: Hoch – Umsetzung: Intern – Weitere Informationen: Kennzahlentabelle bei der praxiswissen24-Hotline anfordern. 16. Patientenzufriedenheit erfragen Systematische Patientenbefragungen sollten zum Standard in jeder Praxis gehören. Denn eine schriftliche, anonyme detaillierte Befragung sorgt dafür, dass Sie regelmäßig Feedback bekommen. Am einfachsten geht das, wenn man nicht versucht, so eine Befragung mit Bordmitteln zu organisieren, sondern auf standardisierte Produkte zurückgreift. So kommt man schneller zu belastbaren Ergebnissen und kann sich mit anderen Praxen anonym vergleichen. Aufwand: gering – Direkter Nutzen: hoch – Umsetzung: extern – Weitere Informationen: praxiswissen24-Kunden können zum Vorzugspreis von 145 € eine vollständige Patientenbefragung mit umfangreicher Auswertung bekommen und sparen 150 €! 17. Beschwerdemanagement Reklamationen sind Chancen, wenn man sie auch als solche nutzt. Bei einem institutionalisierten Beschwerdemanagement werden alle Patienten- und Ärztekommentare, die auf Unzufriedenheit hindeuten, schriftliche erfasst und bearbeitet. Zusätzlich setzt man sich einmal im Quartal mit allen Beschwerden zusammen und vergleicht die Reklamationen mit der Praxiszielplanung. Oft sind hier Zusammenhänge sichtbar, die dafür sorgen, dass die Planung besser auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten werden kann und damit auch die Beschwerden weniger werden. Aufwand: gering – Direkter Nutzen: Mittel – Umsetzung: intern – Weitere Informationen: Ablaufdiagramm zum Beschwerdemanagement bei der praxiswissen24-Hotline anfordern.