Zehn und ein guter Grund für Ihre Praxisplanung

Unternehmensplanung für Praxischefs Zehn und ein guter Grund für Ihre Praxisplanung 2013 Immer wieder gegen Jahresende kommt das Thema „Planung“ auf die Agenda. Mal ehrlich: Planung kostet viel Zeit, die Zukunft vorhersagen kann sowieso keiner und was kann das schon bringen? Vielleicht mehr, als Sie sich vorstellen können. Sie werden überrascht sein, was Ihre Planung so alles bewirken kann. Wir nennen Ihnen zehn gute Gründe und noch einen Extra-Grund dazu, warum sich das Planen für Sie und Ihre Praxis besonders lohnt! Mitarbeiter führen Führungskräfte (also zum Beispiel Sie, als Praxischefin) müssen den Mitarbeitern sagen, wo es lang geht. Das ist ihr Job. Hat die Chefin aber keinen Plan, wird es schwierig, diese Führung zu übernehmen. Besser: Einfachen, schriftlichen Plan machen – gern auch zusammen mit den Kollegen –, der allen Mitarbeitern hilft, zu erkennen, wohin man gemeinsam unterwegs ist. Das Ergebnis der Planung heißt hier: Bessere Mitarbeiterführung! Zinsen reduzieren Banker müssen heutzutage jeden Kreditkunden „raten“ – also bewerten. Von dieser Bewertung hängt es ab, wie viele Zinsen Sie als Kreditnehmer zahlen müssen. Ist diesbezüglich kein Plan vorhanden, kann das zu höheren Kreditkosten in Form von höheren Zinsen führen. Besser: Legen Sie Ihrem Banker noch vor dem Jahresende eine nachvollziehbare und zurückhaltende Planung für das kommende Jahr vor. Dann zeigen Sie in 2013 Quartal für Quartal, dass Ihre Planung eintrifft! Das Ergebnis solcher Planung bedeutet: Weniger Zinsen zahlen! Mehr und besser delegieren Haben Sie sich schon mal dabei ertappt, dass Sie als Chefin eine Aufgabe lieber schnell selbst erledigen, bevor ein Mitarbeiter die Sache doch nicht so erledigt, wie Sie sich das vorstellen? Solche Probleme mit der „falschen“ Abarbeitung von Aufgaben durch Mitarbeiter entstehen manchmal, weil nicht alle Zusammenhänge und Hintergrunde der Aufgabe bekannt sind. Besser: Leiten Sie die zu delegierenden Aufgaben aus dem Praxisplan ab. So weiß jeder worum es geht, welche Zusammenhänge zu berücksichtigen sind und wie groß das Budget dafür ist. Das Ergebnis dieser Planung: Sie gewinnen Zeit für sich – und Ihre Mitarbeiter arbeiten erfolgreicher! Konzentration auf das Wesentliche Verzetteln geht schneller als man denkt. Da kommt eine neue Gesundheitsreform oder ein neuer Rahmenvertrag und plötzlich sind alle bisherigen Projekte vergessen. Besser: In einem Praxis- oder Unternehmensplan sind die Ziele der Praxis für 2013 schriftlich festgehalten – ebenso die Schritte zur Umsetzung des Planes. Wer sich einmal im Monat eine Stunde Zeit nimmt, diese Planung noch einmal zu lesen und zu reflektieren, was geklappt hat und was noch zu tun ist, lässt sich von Nebensächlichkeiten nicht ablenken. Das Ergebnis des Plans: Konzentration auf Ihre Ziele! Unsicherheiten vermeiden Was brauchen Mitarbeiter, damit sie sich in Ihrer Praxis wohlfühlen? Wichtiger als zum Beispiel Erfolgsprämien sind eine berechenbare Chefin und ein sicherer Arbeitsplatz, das zeigen Untersuchungen immer wieder. Ein fehlender Plan im Umgang mit Risiken, zum Beispiel für den Fall, dass die GKV Leistungen in Zukunft streicht, macht unsicher. Besser: Es gibt einen Plan, in dem der Umgang mit zukünftigen Risiken festgelegt wird. Noch besser wäre es, mehrere Risikopläne zu erstellen. Das Ergebnis solcher Pläne: Viel Sicherheit für sich selbst, für Ihre Mitarbeiter und eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass diese Pläne niemals aus der Schublade geholt werden müssen. Probleme rechtzeitig erkennen Irgendwie hatten sich der Eine oder Andere das schon gedacht, aber dann kommt es doch überraschend: es gibt nicht mehr genug zu tun für alle Kollegen, neue Verordnungen werden seit einiger Zeit weniger. Besser: In der Umsatzplanung kann man sich ziemlich genau ausrechnen, wie viele Verordnungen jede Woche neu in der Praxis landen müssen, damit alle Therapeuten sinnvoll ausgelastet sind. Woche für Woche findet so ein Plan/Ist-Abgleich statt. Wenn die Abweichung zu groß ist, kann man frühzeitig reagieren. Das Ergebnis dieser Planung ist: Zeit für die Problemlösung gewonnen! Zukunft aktiv gestalten „Mal sehen, was so kommt“ ist die typische Einstellung von Menschen, die eher auf die Zukunft reagieren, als sie aktiv zu gestalten. Diese beschweren sich dann oft, dass sie sich fremdgesteuert fühlen. Besser: Planen heißt, eine eigene Vorstellung von zukünftigen Ereignissen zu entwickeln. Damit gewinnt man Unabhängigkeit und Kontrolle über die eigene Praxis und das eigene Leben. Das Ergebnis dieser Planung: Ich bin selbstbestimmt! Besser schlafen Fast jeder Praxischef hat das schon mal erlebt – die Probleme der Praxis bringen einen um den Schlaf! Viele dieser Probleme drehen sich um Situationen mit Unsicherheit. Wie wird die neue Ärztin verordnen? Was passiert bei der Gesundheitsreform? Wie passt die neue Kollegin ins Team? etc. Besser: Wer häufiger plant, erlebt nicht nur, wie der Plan von Mal zu Mal besser wird und die Umsetzungswahrscheinlichkeit zunimmt, sondern auch wie die Planung schneller und einfacher von der Hand geht. Das Ergebnis häufiger Planung ist das Gefühl: Ich kann’s! Und das Gefühl lässt Sie deutlich besser schlafen! Mehr verdienen Jeden Tag treffen Sie Entscheidungen, die Ihr persönliches Einkommen beeinflussen. Ein Mitarbeiter möchte einen Tag Sonderurlaub haben – das kostet Sie einen Tagesumsatz. Ausfallgebühr durchsetzen oder nicht – es ist Ihr Einkommen. Doch wer nicht plant, bekommt das nicht mit. Besser: Eine Planung der Gewinn- und Verlustrechnung für das kommende Jahr ist vergleichsweise einfach und erlaubt Ihnen, Zusammenhänge finanzieller Art besser erkennen zu können – bis hin zu dem Punkt Ihres persönlichen Einkommens. Das Ergebnis: Bestimmt ein höheres Einkommen! Zufriedener Leben Was wir unter dem Punkt „Mehr verdienen“ schon einmal in Geld gerechnet haben, ließe sich auch als Lebensqualitäts-Bilanz rechnen. Geht ja nicht, jammern viele Kollegen, ich muss ja immer bereit sein, meine Praxis auf Vordermann zu bringen! Besser: Legen Sie in einem Lebenszeit-Plan fest, wie viel Zeit Sie im kommenden Jahr überhaupt mit Arbeit verbringen wollen. Planen Sie davon ausgehend, wie viel Anteile von dieser Gesamtarbeitszeit Sie in 2013 mit Therapie, Organisation, Mitarbeiterführung, Planung etc. verbringen werden. Das Ergebnis dieser Zeit-Planung: Sie werden deutlich weniger Zeit bei der Arbeit verbringen als in diesem Jahr! Ein Extra-Grund Therapieplanung gehört laut Leistungsbeschreibung der GKV zu jedem einzelnen Behandlungsfall dazu und ist sozusagen die kleinste Detailplanung in Ihrer Praxis. Besser: Fangen Sie klein an und sorgen Sie dafür, dass in Ihrer Praxis wenigstens alle Patienten einen schriftlichen Behandlungsplan haben. Das Ergebnis der Planung: Mehr Therapieerfolg und die Erkenntnis, dass Planung nicht nur Patienten erfolgreicher macht, sondern auch Sie und Ihre Praxis! Tipp: Dass es viele gute Gründe gibt, warum Praxischefs planen sollten, haben wir in dem Artikel gezeigt. Nun geht es an die konkrete Umsetzung. Wir haben für Sie 25 Planungsinstrumente zusammengestellt, die sich im Praxisalltag bewährt haben und von Praxisinhabern für gut befunden wurden. Jedes der Planungsinstrumente kann einzeln und unabhängig vom Rest genutzt werden. Einige Instrumente ergänzen sich perfekt, andere können sich überlappen. Mit den Planungsinstrumenten haben Sie einen praktischen Werkzeugkasten, mit dem Sie Ihre Planung konkret umsetzen können. Die Planungsinstrumente finden Sie hier. up-premium plus-Kunden können die 25 Planungsinstrumente als PDF kostenlos bei der Hotline unter 0800-9477360 abrufen