Absetzungen: Fünf Regeln für eine Beschwerde mit Effekt

Ärger über ungerechtfertigte Absetzungen an die richtigen Ansprechpartner leiten ungerechtfertigte Absetzungen und Kürzungen seitens der GKV sind für die meisten Praxisinhaberinnern und -inhaber ein bekanntes Problem. Sie sind ärgerlich und zeitraubend, denn bis das Thema geklärt und die Vergütung auf Eurem Konto ist, vergehen nicht selten einige Wochen bis hin zu Monaten. Die gute Nachricht: Ihr seid dem Vorgehen der gesetzlichen Krankenkassen nicht ausgeliefert. Leitet Ihr die richtigen Beschwerden an die passenden Kontakte, könnt Ihr damit nachhaltige Erfolge erzielen. Es könnte so einfach sein: Ihr behandelt Eure gesetzlich versicherten Patientinnen und Patienten, dokumentiert und quittiert alles sorgfältig, rechnet die Verordnungen ab und bekommt dann Eure Vergütung. Doch wie sieht es in der Realität aus? Immer wieder berichten uns Praxisinhaberinnen und -inhaber von ungerechtfertigten Absetzungen und Kürzungen. Oder von Kassen und deren Abrechnungszentren, bei denen regelmäßig Belege verschwinden oder Zahlungen grundsätzlich erst nach Zahlungserinnerung erfolgen. All das ist doppelt ärgerlich. Nicht nur, dass Ihr auf Euer Geld warten müsst und so unter Umständen selbst Eure Kosten nicht decken könnt. Der bürokratische Aufwand dahinter verursacht meist noch zusätzliche Kosten und kann darüber hinaus auch emotional zu einer echten Herausforderung werden. Wenn Ihr Euer Geld zwar immer wieder mit viel Mühe und Aufwand erhaltet, Abrechnungen aber selten problemlos und ohne Hürden klappen, gibt es einen wichtigen Schritt, den Ihr gehen könnt: Richtet ein Beschwerdeschreiben an die Vorstände der betroffenen Krankenkassen. Alles, was Ihr dafür braucht, ist ein bisschen Mut, Durchhaltevermögen und das richtige Hintergrundwissen. Regel Nummer 1 Eine Sache der Einstellung Es mag komisch klingen, ist aber so: Mit dem richtigen Mindset und der passenden Einstellung habt Ihr automatisch weniger Probleme mit Absetzungen. Fühlt Ihr Euch den Krankenkassen nicht ausgeliefert und kennt Eure Rechte und Pflichten, könnt Ihr selbstbewusst für Euch einstehen. Habt dabei immer im Hinterkopf, dass auch die Kassen vertraglich festgelegte Regeln einhalten müssen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Ihr das Recht habt, Euch sachlich zu beschweren. Denn Eure vertragspartnerschaftliche Zusammenarbeit ist keine einseitige Leistung. Regel Nummer 2 Der richtige Ansprechpartner ist immer die Krankenkasse Auch wenn hinter den Problemen bei der Abrechnung oftmals ein Abrechnungszentrum steht – Ihr wendet Euch immer an die Krankenkasse selbst, idealerweise direkt an den Vorstand. Dafür geht Ihr auf die Website der jeweiligen Kasse und öffnet das Impressum (das findet Ihr ganz unten auf der Internetseite). Hier sucht Ihr nach der Adresse des Hauptsitzes und nach den Vorstandsmitgliedern. Bei Kassen mit Regionalverbänden ist der regionale Vorstand Euer erster Ansprechpartner. Regel Nummer 3 Immer sachlich bleiben Formuliert Eure Beschwerde sachlich, fundiert und partnerschaftlich. So emotional die Situation auch sein mag – es sollte bei Eurem Beschwerdeschreiben um eine nachhaltig gute Zusammenarbeit gehen und nicht darum, Recht zu bekommen. Achtet außerdem darauf, dass Ihr Euch nur dann beschwert, wenn Ihr sicher seid, dass das Vorgehen der GKV nicht vertragskonform war. Regel Nummer 4 Den formalen Weg einhalten Haltet Euch bei Beschwerden stets an die offiziellen Schritte: Reicht bei einer Absetzung oder Kürzung zunächst den schriftlichen Widerspruch ein und rechnet die Verordnung erneut ab. Folgt darauf keine Reaktion oder wiederholen sich die gleichen Situationen auch danach immer wieder, könnt Ihr mit dem Fall natürlich vor das Sozialgericht ziehen. Wenn dieser Schritt zunächst aber zu groß erscheint oder wenn Ihr einer Klage zusätzlichen Nachdruck verleihen wollt, habt Ihr mehr als einen Grund, eine schriftliche Beschwerde, einen sogenannten Brandbrief, an die Kasse zu adressieren. Wie diese aussehen kann, lest Ihr später im Artikel. Regel Nummer 5 Weiterleiten erzeugt Nachdruck Das Bundesministerium für Gesundheit und das Bundesamt für Soziale Sicherheit sind ebenfalls dar- an interessiert, dass gesetzliche Krankenkassen und Heilmittelerbringer:innen partnerschaftlich zusam- menarbeiten und so einen Beitrag zur Sicherheit und Förderung der Gesundheit der Bevölkerung leisten. Leitet Ihr Eure Beschwerde an die Ministerien weiter, tragt Ihr dazu bei, dass sich die Situation für Euch und Eure Branche langfristig verbessern kann. Bringt das wirklich etwas? Dass der Weg an die Vorstände der Krankenkassen etwas bewirkt, zeigt die Geschichte von Kerstin Klink. Die Physiotherapeutin und Praxisinhaberin aus Franken hatte wiederkehrende Probleme mit einem großen Abrechnungsdienstleister. Trotz genauer Prüfung und sorgfältiger Aufbereitung aller Abrechnungsunterlagen kam es jeden Monat zu Rückläufern, verschwundenen Urbelegen und technischen Problemen bei der Übermittlung. Die Situation spitzte sich so zu, dass sie nicht nur finanziell, sondern auch emotional zur Herausforderung wurde: „Irgendwann war die Abrechnung nur noch mit Sorgen und Bauchschmerzen verbunden. Und auch eine Klärung war kaum möglich. E-Mails wurden ignoriert, Rückrufe erfolgten auch nicht und bis zur Klärung vergingen teilweise bis zu 12 Wochen. Oftmals mussten wir dann sogar eine Bearbeitungsgebühr zahlen, obwohl der Fehler gar nicht bei uns lag.“ Bei einer ausstehenden Zahlung von 7.000 Euro und der wachsenden Sorge, deshalb die Gehälter ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter irgendwann nicht mehr bezahlen zu können, fasste Kerstin den Entschluss, etwas zu unternehmen. Sie wandte sich schriftlich an die Vorstände der betroffenen Krankenkassen und informierte auch die zuständigen Ministerien: „Ich verschickte die E-Mail an einem Dienstagabend und bereits am nächsten Morgen erhielt ich die ersten Rückmeldungen von Vertretern der Vorstände. Alle zeigten sich sehr interessiert, fragten nach Details und waren hoch kooperativ. Ich machte deutlich, dass ich unter diesen Umständen künftig sonst keine Patientenversorgung mehr für die Versicherten gewährleisten kann.“ Die Gespräche brachten Erfolg: 5.000 Euro erhielt Kerstin direkt per Eilüberweisung. Die Zahlung der nächsten Abrechnung erfolgte noch vor dem Zahlungsziel. Kerstin rät auch anderen Praxen zu diesem Schritt: „Je mehr Kolleginnen und Kollegen aufstehen und die Situation nicht einfach hinnehmen, desto mehr wird sich nachhaltig verändern können.“ So baut Ihr das Beschwerdeschreiben auf Ihr fragt Euch, wie so ein Schreiben konkret aussehen kann? Folgt einfach diesem Aufbau: Briefkopf mit Euch als Absender und dem Vorstand der Kasse als Empfänger Im Betreff fasst Ihr kurz das Thema zusammen. In der Anrede erwähnt Ihr entweder allgemein den Vorstand oder eine konkrete Person, sofern bekannt. Stellt Euch dann kurz vor und erläutert Euer Anliegen, bezieht Euch dabei auch gerne auf die vertragskonforme Zusammenarbeit. Fasst Euren individuellen Fall sachlich und konkret zusammen. Verdeutlicht den dadurch entstandenen Schaden. Fordert zur Klärung des Sachverhalts auf. Hängt dem Schreiben – wenn vorhanden – einen konkreten Absetzungsfall an und verweist im Text darauf. Bietet Eure Mithilfe an, bedankt Euch und verabschiedet Euch. Tipp: Beim Team von up_plus erhältst Du als Abonnent:in ein kostenloses Muster und Unterstützung bei der Formulierung Deines individuellen Schreibens. Mehr dazu unter: www.up-netzwerk.de/up-plus