„Erst wenn die Verordnung unsere händische Prüfung mittels HMK bestanden hat, geben wir sie in die Praxissoftware ein“

Christiane Maár arbeitet in einem Therapiezentrum mit mehr als 40 Therapeutin- nen und Therapeuten aus der Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie. Sie ist in Vollzeit für die Abrechnung zuständig. Entsprechend groß sind ihr Wissen und Erfahrungsschatz. Absetzungen kommen bei ihr nur äußerst selten vor, das liegt auch daran, dass jede Verordnung vom ersten Eintreffen in der Praxis bis zur Abrechnung mehrfach überprüft wird. Das ist aufwendig, lohnt sich aber. In diesem Teil der Interview-Reihe berichtet uns Christiane, wie sie bei der Verordnungsprüfung vorgeht. Christiane, welchen Prozess durchlaufen Heilmittel-Verordnungen bei Euch? Da wir grundsätzlich keine Termine ohne vorliegende Verordnung vereinbaren, erreichen uns die meisten Verordnungen vorab per E-Mail, insbesondere von Patienten, die zum wiederholten Male bei uns behandelt werden. Den Rest erhalten wir persönlich von den Patienten selbst. Liegt die Verordnung dann vor, prüfen wir sie erst einmal händisch anhand des Heilmittelkatalogs auf Vollständigkeit (z. B. Arztunterschrift, Anzahl der Behandlungseinheiten, Heilmittel) und Plausibilität, also ob insbesondere die Diagnose und das Heilmittel zur Diagnosegruppe passen. Das ist bei uns Pflicht und erfolgt bei jeder Verordnung. Wie geht Ihr dann weiter vor? Stehen beispielsweise zu viele Behandlungseinheiten auf der Verordnung, besprechen wir es mit dem Patienten, vermerken es entsprechend auf der Rückseite und führen nur die erlaubte Anzahl durch. Erst wenn die Verordnung unsere händische Prüfung mittels Heilmittelkatalog bestanden hat, geben wir die Verordnung in die Praxissoftware ein. Diese zweite Verordnungsprüfung ist ebenso verpflichtend für unsere Rezeptionskräfte wie die vorangegangene Durchsicht. Erst wenn die Software auch grünes Licht gibt, vereinbaren wir Termine und kontrollieren dann einmal die Fristen und die Frequenz. Das klingt nach viel Arbeit. Passieren dann keine Fehler mehr? Wir haben sehr strenge Vorgaben, welche Prüfmechanismen durchlaufen werden müssen, sodass wir am Ende bei der Abrechnung schon vieles haben, was in Ordnung ist. Ich würde aber lügen, wenn ich behaupten würde, dass bei uns alles fehlerfrei läuft. Aufgrund der Praxisgröße haben wir mehrere hun- dert Verordnungen, die täglich angefasst werden, und wo Fehler passieren können. Wir betreiben vermutlich einen überdurchschnittlich hohen Prüfaufwand, der sich am Ende dennoch lohnt. Aktuell lasse ich mir am Ende jedes Arbeitstages einmal die neu angelegten Verordnungen von der Software anzeigen und gucke sie mithilfe der Softwareprüfung durch. Auch das gehört für mich zur Qualitätssicherung. Euer Therapiezentrum rechnet Verordnungen von drei verschiedenen Berufsgruppen ab. Welche besonderen Herausforderungen gibt es da? Die Heilmittel-Richtlinie ist ja für alle gleich, aber die berufsspezifischen Versorgungsverträge unterscheiden sich schon. Habe ich in meiner Praxis mehr als eine Berufsgruppe, muss ich also auch die Anforderungen an jede kennen. In der Ergotherapie ist das zum Beispiel der Behandlungsbeginn ab der zweiten Verordnung an sich und die Dokumentation dessen auf der Verordnung. In der Logopädie ist – im Gegensatz zu den anderen Berufsgruppen – die Angabe der Therapeuteninitialen für jede erbrachte Leistung unbedingt zu beachten. Bei Physiotherapie-Verordnungen muss ich die im Heilmittelkatalog aufgeführten physiotherapeutischen Abkürzungen kennen. Solche Dinge muss ich wissen und prüfen, bevor ich Verordnungen abrechne. Prüft Ihr die Verordnungen auch während der Behandlung? Innerhalb der Verordnung ist es essenziell, die Fristen und die wöchentliche Frequenz fortlaufend zu kontrollieren, um früh genug gegensteuern zu können. Denn so schön die Einhaltung bei der Terminvergabe zu Beginn ist, so sehr kann es passieren, dass wir am Ende der Verordnung davon abgewichen sind. Das kostet unter Umständen viel Geld und ist absolut vermeidbar. Deshalb stecken wir so viel Zeit in die Schulung unserer Mitarbeiter zu diesem Thema und haben beinahe wöchentliche Austauschtermine dazu, um (sich wiederholende) Baustellen zeitnah zu besprechen und daran zu erinnern. Wie geht es mit den abgeschlossenen Verordnungen weiter? Die landen dann bei mir. Ich prüfe sie und sortiere sie mir anschließend nach Beruf und Krankenkasse. Aufgrund der Menge kümmere ich mich täglich um einen beachtlichen Stapel an Verordnungen, sodass ich im Grunde genommen kontinuierlich prüfe, bevor der Tag der Abrechnung kommt. Und selbst wenn die Verordnungen grundsätzlich so in Ordnung sind, kontrolliere ich noch einmal, ob es zum Beispiel Behandlungsunterbrechungen von mehr als 14 Tagen oder einen Behandlungsabbruch gab. Das dokumentiere und begründe ich dann sowohl auf der Verordnung als auch in der Software, da ich die Daten auch digital an die Krankenkassen verschicke. Manchmal kommt es vor, dass eine Patientenunterschrift fehlt, insbesondere bei Hausbesuchspatienten. Die muss dann nachgeholt werden, bevor ich die Verordnung abrechnen kann. Durch die kontinuierli- che Prüfung der Verordnungen fallen mir Fehler wie fehlende Unterschriften o. Ä. zeitnah auf. Dadurch verschaffe ich mir Zeit, die Verordnung an den Thera- peuten zurückzugeben und bis zum Abrechnungstag vervollständigen zu lassen. Christiane, vielen Dank für das Gespräch. Das Gespräch führte Dr. Barbara Wellner Der Heilmittelkatalog hilft Dir dabei, Deine Verordnungen zu prüfen Willst Du kontrollieren, ob der ICD-10-Code zur Diagnosegruppe passt, das Heilmittel dazu stimmt und die Anzahl der Behandlungseinheiten den Vorgaben entspricht, dann geht das mit der Printversion des Heilmittelkatalogs ebenso gut wie digital über www.heilmittelkatalog.app. Ob bei der Diagnose Deiner Patientin oder Deines Patienten ein besonderer Verordnungsbedarf oder langfristiger Heilmittelbedarf vorliegt, findest du damit auch heraus.