Sechs typische Fehler bei Mitarbeitergesprächen

Gibt es einen Grund für ein Mitarbeitergespräch, steht dem sofortigen Zusammenkommen doch nichts mehr im Wege! Wenn jemand so an das Thema herangeht, kann es schnell passieren, dass das Gespräch alles andere als erfolgreich verläuft. Denn damit aus einem Monolog ein erfolgreicher Dialog zwischen Chef und Mitarbeiter wird, braucht es einiges mehr als nur einen Anlass. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten, damit beide Seiten vom Mitarbeitergespräch profitieren. Folgendes Beispiel: Ein Mitarbeiter nimmt es morgens mit der Pünktlichkeit nicht immer ganz so genau und kommt regelmäßig zu spät. Der Praxisinhaber weist ihn mehrmals darauf hin. Als sich nichts bessert, bestellt er ihn zum Mitarbeitergespräch ein. Am Freitag teilt er seinem Mitarbeiter mit, dass das Gespräch direkt am Montag um 9:00 Uhr stattfindet. Er habe dafür aber nur 15 Minuten Zeit. Der Mitarbeiter erscheint am Montag pünktlich im Büro und der Chef beginnt, seine Sichtweise zu schildern. „Ich toleriere dein ständiges Zuspätkommen nicht mehr. Ich bin wütend. Wenn das noch einmal passiert, erhältst du eine Abmahnung.“ Als sich der Chef in Rage redet, stolpert ein Mitarbeiter herein. Er entschuldigt sich und zieht mit dem Satz „Ich komme gleich nochmal wieder“ den Rückzug an. Der Chef beendet das Gespräch. So kann man ein Mitarbeitergespräch führen. Doch als erfolgreiches Führungsinstrument taugt diese Art der Kommunikation nichts. Haben Sie erkannt, welche Fehler der Chef gemacht hat? Wir geben Ihnen die Auflösung und zeigen Ihnen, wie es besser geht – mit unserem fünf Grundregeln für erfolgreiche Mitarbeitergespräche: Fehler 1: Keine Vorankündigung So geht es richtig: Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance, sich auf das Gespräch vorzubereiten und laden Sie ihn rechtzeitig dazu ein – mindestens eine Woche vorher, bei größeren Anliegen lieber zwei bis drei. Idealerweise besprechen Sie zusammen, wann es ihnen beiden am besten passt. Teilen Sie ihm im Rahmen dessen (am besten schriftlich) auch den Grund, die voraussichtliche Dauer und das Ziel mit. Damit Ihr Mitarbeiter sich besser vorbereiten kann, geben Sie ihm einen kleinen Leitfaden an die Hand. Fehler 2: Zeitdruck So geht es richtig: Sitzt uns die Zeit im Nacken, sind wir selten zu 100 Prozent bei der Sache. Planen Sie daher ausreichend Zeit für das Mitarbeitergespräch ein. Definieren Sie dafür ein klares Zeitfenster, etwa 30 Minuten oder eine Stunde, je nach Umfang des Anliegens. Wenn Sie während des Gesprächs merken, dass die Zeit nicht reicht, um alle Punkte anzusprechen, setzen Sie zeitnah einen neuen Termin an, um das Gespräch fortzusetzen. Fehler 3: Büro als Ort für das Gespräch So geht es richtig: Generell ist nichts dagegen einzuwenden, das Gespräch im Büro zu führen. Viele Mitarbeiter sehen dieses jedoch als Territorium des Chefs, was sich negativ auf die Stimmung auswirken kann. Wählen Sie lieber einen neutraleren Ort, etwa einen Aufenthaltsraum. Auch ein Gespräch außerhalb der Praxis ist möglich. Wichtig bei der Wahl ist, dass der Ort eine ruhige und ungestörte Atmosphäre bietet und ein Gespräch unter vier Augen möglich ist. Fehler 4: Monolog So geht es richtig: Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch ist kein Monolog, sondern lebt vom Austausch zwischen den Beteiligten. Binden Sie den Mitarbeiter in das Gespräch ein, hören Sie ihm aufmerksam und aktiv zu und setzen Sie sich gemeinsam mit ihm mit Ideen, Vorschlägen oder Problemen auseinander. Fehler 5: Zu viele Emotionen So geht es richtig: Versuchen Sie Mitarbeitergespräche stets auf sachlicher Ebene zu führen und sich nicht von Gefühlen und Emotionen leiten zu lassen. Beziehen Sie Stellung und gehen Sie auf Einwände des Mitarbeiters ein. Wichtig: Es gibt immer Mitarbeiter, die uns sehr sympathisch sind und jene, mit denen wir nicht so auf einer Wellenlänge liegen. Ganz ausblenden können wir das nicht, versuchen Sie aber, so unvoreingenommen wie es eben geht an das Gespräch zu gehen und Objektivität walten zu lassen. Fehler 6: Du-Botschaften So geht es richtig: „Du kommst immer zu spät.“ oder „Du hältst dich nicht an Absprachen.“ Sätze mit Du-Botschaften drücken Wertungen und Urteile aus oder vermitteln dem Gegenüber das Gefühl, man wisse es besser. Viele reagieren darauf mit Ablehnung und defensivem Verhalten, andere gehen in den Gegenangriff. Beide Varianten sorgen dafür, dass eine offene und konstruktive Kommunikation nicht möglich ist. Besser ist es, Ich-Botschaften zu verwenden: „Ich möchte gemeinsam einen Weg finden, wie wir die Situation verbessern können, damit ich dich nicht abmahnen muss.“ So teilen Sie Ihre Erwartungen, Sichtweisen, Interpretationen und Gefühle mit, ohne zu werten. Auch ohne Worte kommunizieren wir Denken Sie bei Mitarbeitergesprächen immer daran, dass sie nicht nur mit Worten kommunizieren, sondern auch mit Ihrer Gestik, Mimik und Körperhaltung. Ballen wir beispielsweise die Faust, kann unser Gegenüber das unbewusst als Bedrohung wahrnehmen. Oder stellen Sie sich vor, Ihr Mitarbeiter hat einen Einwand und Sie reagieren darauf mit einer wegwischenden Handbewegung – Zustimmung sieht anders aus. Gleiches gilt für das Rollen von Augen oder eine abgewandte Körperhaltung. Schenken Sie also auch Ihrer nonverbalen Kommunikation Aufmerksamkeit, damit Ihre Mimik, Gestik und Körperhaltung auch authentisch das Gesagte widerspiegeln. Diese Artikel gehören außerdem zum Schwerpunkt Mitarbeitergespräche: Lasst uns reden! Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche Zusammen die Zukunft gestalten – Wie Sie Mitarbeitergespräche in Krisenzeiten effektiv einsetzen Suchen Sie den Dialog – Mitarbeitergespräche als erfolgreiches Führungsinstrument Eine gute Vorbereitung ist alles – Checkliste: Daran sollten Sie vor dem Mitarbeitergespräch unbedingt denken Smalltalk, Kerngespräch, Ende – Der ideale Grundaufbau für jedes Gespräch Die vier wichtigsten Anlässe für Gespräche – So erreichen Sie, was Sie sich vorgenommen haben Mitarbeitergespräche nachbereiten und reflektieren – Warum es sich lohnt, gewonnene Kenntnisse festzuhalten