Die vier wichtigsten Anlässe für Gespräche

Einstieg, Kerngespräch und Ende: Wer sich an dieses Schema hält, schafft die beste Basis für erfolgreiche und zielführende Mitarbeitergespräche. Letztendlich sind es jedoch die Details, die über den Verlauf des Gesprächs entscheiden. Jede Art von Mitarbeitergespräch hat so seine Besonderheiten, auf die es lohnt, zu achten – sei es bereits während der Vorbereitung oder im Gespräch. Welche das sind, haben wir für Sie die vier wichtigsten Anlässe zusammengefasst. 1. Mitarbeiterbeurteilung bzw. -entwicklung Dieses Gespräch dient dazu, die bisher erbrachte Leistung des Mitarbeiters zu reflektieren, ihm positive Impulse zu geben, ihn zu motivieren und zu fördern. Ein wichtiger Aspekt ist daher, als Chef gute Leistung auch als solche anzuerkennen. Beide Seiten haben die Möglichkeit, die eigene Sichtweise zu schildern, aber auch berechtigte Kritik zu äußern. Schließlich gilt es, gemeinsam den Handlungsbedarf zu ermitteln und das weitere Vorgehen festzulegen. Besonders wichtig bei dieser Art des Gesprächs ist die Vorbereitung. Beobachten Sie regelmäßig die Arbeitsweise und das Verhalten des Mitarbeiters. Dokumentieren Sie die Beobachtungen aussagekräftig. Untermauern Sie die Beurteilung mit Daten und Fakten. Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen. Überlegen Sie sich auch, wie Ihr Mitarbeiter auf Ihre Beobachtungen reagieren und welche Einwände er entgegenbringen könnte. Definieren Sie genau, welches Ziel Sie verfolgen. 2. Zielvorgaben bzw. -vereinbarung Anhand von Unternehmenszielen erarbeiten und vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter konkrete Ziele und legen diese verbindlich fest. Dabei kann es sich sowohl um Vorhaben als auch um Vereinbarungen handeln. Bei der Vereinbarung ist der Mitarbeiter mit in die Formulierung der Ziele eingebunden, was den Vorteil hat, dass er sich damit stärker identifizieren kann. Im zweiten Schritt schauen Sie gemeinsam, welche Maßnahmen und Vorgehensweisen notwendig sind, um die Ziele zu erreichen. Ob und wie gut Ihr Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erfüllen kann, hängt stark davon ab, wie realistisch diese sind und ob die Rahmenbedingungen stimmen. Hier ein paar Tipps: Achten Sie bei den Zielen darauf, dass diese Ihre Mitarbeiter fordern aber nicht überfordern. Damit Ihr Mitarbeiter die Ziele auch realisieren kann, muss er über entsprechende Qualifikationen verfügen. Falls diese nicht vorhanden sind, legen Sie entsprechende Maßnahmen fest, damit er diese erreicht. Definieren Sie immer nur drei bis maximal fünf Ziele auf einmal. Achten Sie dabei darauf, dass diese SMART sind: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Treffen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter Vereinbarungen hinsichtlich konkreter Ziele, Schwerpunkte und Prioritäten. Halten Sie diese schriftlich fest, inklusive Zeitrahmen. 3. Feedbackgespräch Im Rahmen dessen besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter den Status Quo. Sie beurteilen die Arbeit und formulieren Verbesserungspotenziale. Es gibt ganz unterschiedliche Themen, die in einem Feedbackgespräch zur Sprache kommen können, etwa neue Arbeitsaufgaben und/oder Weiterbildungen, Probleme und Konflikte, Rückmeldungen zum Arbeitsverhalten (aus Arbeitgebersicht) bzw. zu Arbeitsbedingungen (aus Arbeitnehmersicht) oder die fachliche und menschliche Zusammenarbeit. Beim Feedback geben ist ein gewisses Feingefühl gefragt. Denn formuliert man dieses falsch, kann das ungeahnte Widerstände hervorrufen. Vermitteln Sie das Feedback sachlich und achten darauf, dass das Gesagte nachvollziehbar ist. Verurteilen Sie Ihren Mitarbeiter nicht. Das führt nur dazu, dass sich Ihr Mitarbeiter versucht zu verteidigen und das Feedback nicht annimmt. Formulieren Sie konkrete Handlungswünsche. Seien Sie offen für das Feedback Ihres Mitarbeiters. Reflektieren Sie auch Ihr eigenes Verhalten und schauen Sie, was Sie als Chef besser machen können. Bedanken Sie sich nach dem Gespräch für die Ehrlichkeit. 4. Kritikgespräch Ein harmonisches Zusammenarbeiten in aller Ehre: Manchmal ist es einfach notwendig, Fehler oder Fehlverhalten eines Mitarbeiters anzusprechen. Viele scheuen Kritikgespräche oder zögern sie unnötig lange hinaus. Doch damit machen Sie es nur noch schlimmer, denn mit jedem Tag, der verstreicht, nehmen Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, sein Fehlverhalten zu korrigieren. Um sich der Botschaft bewusst zu werden, die Sie vermitteln wollen, stellen Sie sich vorab folgende Fragen: Was ist passiert? Was war/ist die Folge? Was ist die Lösung bzw. die Konsequenz? Die folgenden Aspekte helfen Ihnen zusätzlich, ein professionelles und zielführendes Gespräch zu führen: Suchen Sie das Gespräch unter vier Augen. Bleiben Sie immer sachlich. Wenn Fehler oder Fehlverhalten durch Hören-Sagen an Sie herangetragen wurden, gehen Sie dem nach, bevor Sie Ihren Mitarbeiter darauf ansprechen. Achten Sie darauf, dass Sie nur das Fehlverhalten kritisieren, das auch im direkten Zusammenhang mit der Arbeit steht. Binden Sie den Mitarbeiter mit ein und fragen Sie nach der Ursache für das Verhalten. Treffen Sie zusammen verbindliche Abmachungen, mit denen das Fehlverhalten unterbunden wird. Bieten Sie dafür aktiv Ihre Unterstützung an. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter darauf hin, dass Sie das vereinbarte Verhalten überprüfen und bei fehlender Besserung Konsequenzen drohen. Diese Artikel gehören außerdem zum Schwerpunkt Mitarbeitergespräche: Lasst uns reden! Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche Zusammen die Zukunft gestalten – Wie Sie Mitarbeitergespräche in Krisenzeiten effektiv einsetzen Suchen Sie den Dialog – Mitarbeitergespräche als erfolgreiches Führungsinstrument Eine gute Vorbereitung ist alles – Checkliste: Daran sollten Sie vor dem Mitarbeitergespräch unbedingt denken Smalltalk, Kerngespräch, Ende – Der ideale Grundaufbau für jedes Gespräch Sechs typische Fehler bei Mitarbeitergesprächen – Und wie Sie es besser machen Mitarbeitergespräche nachbereiten und reflektieren – Warum es sich lohnt, gewonnene Kenntnisse festzuhalten