Personalkosten-Check leicht gemacht

Bevor eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit dem Wunsch nach einer Gehaltserhöhung auf Euch zukommt, hilft es, sich einmal einen Überblick darüber zu verschaffen, was Eure Angestellten eigentlich gerade verdienen und was sie dafür tun. Kurz und knapp: Macht einen Personalkosten-Check. Wir zeigen Euch, wie das geht. Step 1 | Ist-Zustand bestimmen Habt Ihr einen Überblick darüber, wie viele Wochenstunden Eure Mitarbeiter:innen jeweils arbeiten, wie viele Urlaubstage sie haben und wie viel Umsatz sie machen? Hier kann eine Personalkosten-Tabelle helfen, um genau zu sehen, wer eigentlich was leistet, kostet und bekommt. Wir haben eine solche Tabelle „Personalkosten-Check“ erstellt, die Ihr unter www.up-aktuell.de/pkc herunterladen und mit Euren Zahlen ausfüllen könnt (Abbildung1). Wie funktioniert der Personalkosten-Check? Ihr ladet Euch die Tabelle herunter und fügt die Namen Eurer Mitarbeiter:innen in die Spalten oben ein. Die gelb markierten Felder müsst Ihr selbst ausfüllen. Die weißen Felder werden automatisch errechnet. So erhaltet Ihr einen Überblick über den Ist-Zustand zu jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter. Es gibt in der Tabelle vier Bereiche: A: Kosten B: Kapazitäten C: Umsätze D: Ergebnisse Diese Bereiche sind jeweils mit Nummern versehen, um Euch die Orientierung innerhalb der Tabelle zu erleichtern. Beispiel: Ist-Zustand Bernd Bernd bekommt im Monat 2.900 Euro brutto (Nr. A1). Zuzüglich der Lohnnebenkosten (Nr. A3) entstehen Euch für ihn 3.500 Euro Gehaltskosten je Monat (Nr. A4) – im Jahr verursacht Bernd Mitarbeiterkosten von 43.968 Euro (Nr. A11) bei einer Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden (Nr. B1). 1,5 Stunden verbringt er pro Woche in Besprechungen usw., sodass er 37 Stunden produktiv arbeitet (Nr. B3). Er hat 28 Tage Urlaub im Jahr (Nr. B4), fünf Tage stehen ihm für Fortbildungen zur Verfügung (Nr. B6) und im letzten Jahr war er sieben Tage krankgeschrieben (Nr. B5). Bernd hat eine Auslastungsquote von 95 Prozent (Nr. C2) und macht im Schnitt einen Umsatz von 80 Euro pro Stunde (Nr. C1). Seine Personalaufwandsquote beträgt 37,2 Prozent (Nr. D4). Das ist aus Sicht der Praxisinhaber:innen eine gute Quote. Step 2 | Bernd möchte eine Gehaltserhöhung - was tun? Bernd hat eine Personalaufwandsquote von 37,2 Prozent. Sie liegt somit unter 40 Prozent. Nun könntet Ihr Bernd natürlich einfach ein höheres Bruttogehalt zahlen – ohne irgendwelche Forderungen an ihn zu stellen. Was dann geschieht, zeigt Abbildung 2. Beispiel: Soll-Zustand Bernd Bernd bekommt eine Gehaltserhöhung von 200 Euro brutto. Alle anderen Parameter bleiben gleich. Wir sehen nun in der Tabelle im Ist-/Soll-Vergleich, dass der Deckungsbetrag sich verringert (Nr. D3) – also die Summe, mit der Ihr alle Fixkosten finanzieren müsst. Die Personalaufwandsquote steigt auf 39,7 Prozent (Nr. D4) – immer noch im Rahmen. So geht es weiter: Nun lohnt es sich aber, einmal zu schauen, welche Möglichkeiten es gibt, Bernd eine Gehaltserhöhung zu zahlen, die auch Vorteile für die Praxis bringt. Entweder, indem er zum Beispiel seine Umsätze steigert, oder aber die Kosten senkt. Wie das geht, erfahrt Ihr in den weiteren Artikeln dieses Themenschwerpunktes. Diese Artikel gehören außerdem zum Themenschwerpunkt "Gehälter für Mitarbeiter und Praxisinhaber richtig kalkulieren" Gehälter für Mitarbeiter und Praxisinhaber richtig kalkulieren Drei Gründe, die Gehälter Eurer Mitarbeiter zu überprüfen Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 1 : Umsatz pro Stunde steigern Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 2: Produktive Stunden erhöhen Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 3: Arbeitszeit erhöhen Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 4: Auslastung erhöhen Checkliste: So führt Ihr zielorientierte Gehaltsverhandlungen Glossar „Personalkosten“: Von abrechenbaren Stunden bis Umsatz je Stunde