Glossar „Personalkosten“: Von abrechenbaren Stunden bis Umsatz je Stunde

Damit Ihr wisst, was sich in der Rechentabelle „Personalkostencheck“ hinter welchen Begriffen verbirgt und welche Parameter Ihr dafür braucht, hier einige Erklärungen: Abrechenbare Stunden pro Woche (Nr. B3 in der Tabelle) Das sind die Stunden, die ein:e Mitarbeiter:in in einer Arbeitswoche an den Patientinnen und Patienten arbeitet und damit Geld verdient, also therapiert. Sie errechnen sich folgendermaßen: Arbeitszeit pro Woche – nicht-produktive Stunden pro Woche = abrechenbare Arbeitszeit Beispiel: Bernd arbeitet 40 Stunden pro Woche. Davon nutzt er 1,5 Stunden für Vor- und Nachbereitung, Besprechungen usw. Dann ergibt sich daraus: 40 – 1,5 = 38,5 Stunden abrechenbare Stunden pro Woche. Auslastung des Mitarbeiters in Prozent (Nr. C2 in der Tabelle) Wie hoch die Auslastung der Mitarbeiter:innen ist, hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel von Terminlücken im Kalender, aber auch von vorgegebenen Rahmenbedingungen wie der vertraglich vereinbarten Vor- und Nachbereitungszeit. So hängt die Auslastungsquote zum Beispiel auch davon ab, ob Ihr eine Ergotherapie-, Logopädie- oder Physiotherapiepraxis habt. In der Physiotherapie sind Quoten der Therapeut:innen von 95 bis 100 Prozent in der Regel kein Problem. In der Ergotherapie und Logopädie rechnen wir eher mit Auslastungsquoten von rund 85 Prozent. Das liegt einfach daran, dass in der Ergotherapie und Logopädie die Vor- und Nachbereitungszeiten außerhalb der Behandlungszeit stattfinden müssen. Gut zu wissen: Die aktuelle Auslastungsquote Eurer Angestellten kann Euch in der Regel Eure Praxissoftware ausrechnen. Deckungsbeitrag (Nr. D3 in der Tabelle) Dieser stellt die Differenz zwischen den Mitarbeiterkosten und den erwirtschafteten Umsätzen der jeweiligen Angestellten dar, also: Erwirtschafteter Umsatz von Bernd – Mitarbeiterkosten Bernd = Deckungsbeitrag Aus den Deckungsbeiträgen aller Mitarbeiter:innen werden die Fixkosten der Praxis bezahlt. Vereinfacht lässt sich sagen: Deckungsbeiträge aller Mitarbeiter:innen – Fixkosten = Gewinn der Praxis Lohnnebenkosten (Nr. A2 und A3 in der Tabelle) Wenn Ihr Lena 3.200 Euro brutto bezahlt, dann ist das das Geld, was Lena bekommt – zumindest theoretisch. Denn davon muss sie noch Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge usw. bezahlen. Euch entstehen neben den 3.200 Euro, die an Lena gehen, aber noch weitere Kosten, wie zum Beispiel der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Im Schnitt rechnet man mit 21 Prozent Lohnnebenkosten, die ihr zu den Bruttogehältern hinzurechnen müsst. Nicht-produktive Stunden pro Woche (Nr. B2 in der Tabelle) Teammeetings, Konsultationen, Vor- und Nachbereitungszeiten, die in der Ergotherapie und Logopäde außerhalb der Behandlungszeit stattfinden müssen – das ist alles wertvolle Zeit, in der Eure Therapeutinnen und Therapeuten kein Geld an den Patient:innen verdienen. Beispiel: In Eurer Ergotherapiepraxis habt Ihr jede Woche ein Teammeeting, das eine Stunde dauert. Hinzu kommen fünf Minuten Vor- und Nachbereitungszeit je Behandlung. Lena hat diese Woche 45 Behandlungen a 45 Minuten. Das sind 4,75 Stunden (inkl. Teammeeting), die sie in dieser Woche nicht-produktiv arbeitet und somit kein Geld verdient. Hat sie zehn Minuten Vor- und Nachbereitungszeit je Behandlung würde sie nur 40 Behandlungen a 45 Minuten pro Woche schaffen und hätte 7,5 Stunden in der Woche kein Geld eingebracht. Achtung: Wer jetzt denkt, dass in der Ergotherapie doch 15 Minuten Vor- und Nachbereitungszeit vertraglich geregelt sind, der irrt. Der GKV-Spitzenverband hat Anfang Dezember 2022 auf unsere Nachfrage hin bestätigt, dass die 15 Minuten Vor- und Nachbereitungszeit therapeutisch zwar „unabdingbar“ (Leistungsbeschreibung, Punkt 3) sind, aber „selbstverständlich…“, so der GKV-Spitzenverband „… können diese z.B. 15 Minuten auch unterschritten werden, wenn sie im Einzelfall nicht vollständig benötigt werden.“ Personalaufwandsquote (Nr. D4 in der Tabelle) Mit der Personalaufwandsquote könnt Ihr ausrechnen, ob das Verhältnis zwischen dem Umsatz, den Lena erwirtschaftet und den Mitarbeiterkosten, die sie verursacht, stimmig ist. In der Regel sollte die Personalaufwandsquote maximal 40 Prozent, besser weniger betragen. Das bedeutet, die Mitarbeiterkosten liegen maximal bei 40 Prozent des erwirtschafteten Umsatzes der jeweiligen Mitarbeiter:innen. In der Realität zeigen Auswertungen, dass die Personalaufwandsquoten in der Physiotherapie knapp unter 40 Prozent liegen, in der Ergotherapie und Logopädie hingegen über 40 Prozent. Hinweis: In der Physiotherapie gibt es Zertifikatsleistungen, die besser und solche, die sehr schlecht vergütet werden. Manuelle Lymphdrainage ist beispielsweise eine Position, die sich wirtschaftlich für Praxen in der Regel nicht lohnt. Übernehmen einzelne Mitarbeiter:innen viele Patientinnen und Patienten, die MLD benötigen, können sie kaum hohe Umsätze erzielen. Die Personalaufwandsquote ist in diesen Fällen höher, als sie sein sollte. Hier müsst Ihr als Praxisinhaber:innen natürlich einmal schauen, wie Ihr in solchen Situationen vorgeht. Wenn Ihr MLD gerne in Eurer Praxis anbieten möchtet, sollte Eure Entscheidung natürlich nicht auf Kosten der Mitarbeiter:innen gehen, die diese finanziell nicht lohnende Behandlung durchführen. Produktive Wochen pro Jahr (Nr. B7 in der Tabelle) Das Jahr hat 52 Wochen. Urlaub, Krankheit, Fortbildungstage und Feiertage führen jedoch dazu, dass es Wochen gibt, in denen Eure Mitarbeiter:innen keinen Umsatz erwirtschaften – die Kosten laufen jedoch weiter. Wir gehen bei unseren Beispielen von durchschnittlich 42 produktiven Wochen im Jahr aus. So errechnet Ihr die produktiven Wochen eines jeden Mitarbeiters für Eure Praxis: 52 Wochen im Jahr – Urlaubstage – Feiertage – Fortbildungstage – erwartete Krankentage – sonstige freie Tage Rechnen wir einmal für Lena: 52 Wochen im Jahr – 6 Wochen Urlaub (28 Tage) – 1 Woche Feiertage (manche Feiertage fallen auf ein Wochenende) – 2 Wochen Krankentage – 1 Woche Fortbildung (5 Fortbildungstage) = 42 produktive Wochen Sonstige sozialversicherungspflichtige Gehaltsbestandteile (Nr. A6 in der Tabelle) Hierunter fallen zum Beispiel Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder auch eine Bonuszahlung – also alle Extrazahlungen, auf die Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen. Steuerberaterkosten (Nr. 10 in der Tabelle) Wenn Ihr Eure Lohnabrechnungen über eine Steuerberaterfirma macht, entstehen je Mitarbeiter:in Kosten dafür. Macht Ihr die Abrechnungen selbst, würden an dieser Stelle zum Beispiel die Kosten für die Lohnabrechnungsoftware je Mitarbeiter:in auftauchen. Umsatz je Stunde (Nr. C1 in der Tabelle) In der Ergotherapie und Logopädie lassen sich die Umsätze pro Stunde etwas leichter ausrechnen als in der Physiotherapie mit ihren zahlreichen Positionen. In der Regel kann Eure Software Euch diese Informationen ausrechnen. Beispiel 1: Bernd macht im 20-Minuten-Takt KG. Dafür gibt es seit dem 1. März 2023 26,12 Euro. Gehen wir einmal von einer Vollauslastung aus. Dann schafft er in einer Stunde drei KG-Behandlungen. Das sind 26,12 x 3 Behandlungen = 78,36 Euro. Bernd macht also in dieser Stunde einen Umsatz von 78,36 Euro pro Stunde. Beispiel 2: Lena ist Logopädin. Sie hat gleich eine Einzeltherapie 30 Minuten und danach 45 Minuten. Dafür bekommt sie 47,73 Euro und 65,63 Euro. Sie benötigt zudem jeweils 5 Minuten für die Vor- und Nachbereitung. Benötigte Zeit: 30 Minuten + 45 Minuten + 10 Minuten = 85 Minuten Erwirtschafteter Umsatz: 47,73 Euro + 65,63 Euro = 113,28 Umsatz pro Stunde = 113,28 / 85 x 60 = 79,96 Euro Diese Artikel gehören außerdem zum Themenschwerpunkt "Gehälter für Mitarbeiter und Praxisinhaber richtig kalkulieren" Gehälter für Mitarbeiter und Praxisinhaber richtig kalkulieren Drei Gründe, die Gehälter Eurer Mitarbeiter zu überprüfen Personalkosten-Check leicht gemacht Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 1 : Umsatz pro Stunde steigern Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 2: Produktive Stunden erhöhen Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 3: Arbeitszeit erhöhen Stellschrauben für Gehaltsverhandlungen - Idee 4: Auslastung erhöhen Checkliste: So führt Ihr zielorientierte Gehaltsverhandlungen