„Im Notfall ist das Schiff ohne Kapitän. Dann sind jeder Vertragsabschluss und jede Banküberweisung problematisch.“

Habt Ihr Euch schon einmal Gedanken darum gemacht, was passiert, wenn Ihr plötzlich ausfallt? Nein? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Laura Albrecht, Justiziarin bei buchner, erklärt, was passiert, wenn Ihr nicht vorsorgt, aber auch, was Ihr bei einer guten Vorbereitung beachten solltet. Die Praxisinhaberin fällt plötzlich nach einem Unfall oder einer Erkrankung aus. Was bedeutet das für die Praxis, wenn keinerlei Vorkehrungen im Vorfeld getroffen wurden? Was ist, wenn Praxisinhaber:innen von einer auf die andere Minute nicht mehr geschäftsfähig sind? Stößt der Chefin etwas zu, kann das für den Praxisbetrieb weitreichende Folgen haben. Das gilt besonders dann, wenn zuvor keine entsprechenden Vorkehrungen getroffen wurden. Wie weitreichend die Auswirkungen auf die Fortführung des Geschäftsbetriebes tatsächlich sind, hängt im Einzelfall vor allem davon ab, wie die Praxis gesellschaftsrechtlich aufgestellt ist – also davon, welche Gesellschaftsform sie aufweist, ob die Inhaberin gleichzeitig auch die Geschäftsführerin ist, ob es eventuell noch einen weiteren Geschäftsführer gibt usw. Bei dem Großteil der Therapiepraxen handelt es sich um eigentümergeführte Betriebe. Bei der Geschäftsführerin und der Inhaberin, beziehungsweise Gesellschafterin, handelt es sich dann um dieselbe Person. Wenn diese nun (vorübergehend) ausfällt, weil sie beispielswiese im Koma liegt oder aus anderen Gründen geschäftsunfähig wird, liegt die Ausübung der Gesellschafterrechte brach. Durch die Personenidentität von Geschäftsführerin und Gesellschafterin droht also sowohl der Verlust der Geschäftsführung im Innenverhältnis als auch der Verlust der Vertretungsbefugnis nach außen. Dies hat zur Folge, dass auch kein neuer Geschäftsführer bestellt werden kann. Die Bestellung eines Geschäftsführers erfolgt in aller Regel durch einen Gesellschafterbeschluss. Da die Gesellschafterrechte jedoch nicht ausgeübt werden können, kann ein entsprechender Beschluss nicht erfolgen. Da das Schiff infolgedessen sprichwörtlich ohne Kapitän ist, ist jede Handlung im Außenverhältnis, jeder Vertragsschluss und jede Banküberweisung problematisch. Wurden im Vorfeld keine entsprechenden Vollmachten ausgestellt, mangelt es für jede rechtswirksame Handlung an einer entsprechenden Autorisierung. Wie geht es dann weiter? Um Betrieben aus dieser Pattsituation zu helfen, hat der Gesetzgeber das Verfahren zur Bestellung eines Notgeschäftsführers geschaffen. Auf entsprechenden Antrag hin, bestellt das Amtsgericht einen vorübergehenden Notgeschäftsführer, der die Belange der Gesellschaft bis auf Weiteres regelt. Dabei handelt es sich meist um einen Rechtspfleger. Die Bestellung eines Notgeschäftsführers kommt jedoch nur für einzelne, genau benannte Rechtsgeschäfte infrage, und ist vor allem nur für Gesellschaften mit der Rechtsform einer GmbH möglich. Auf Praxen, die als GbR firmieren, sind die Regelungen zur Notgeschäftsführung nicht anwendbar. Dies folgt vor allem daraus, dass bei dieser Rechtsform die Bestellung eines neuen Geschäftsführers nur durch Beschluss der übrigen Gesellschafter:innen möglich ist. Da sich diese bei Meinungsverschiedenheiten im schlimmsten Falle jedoch gegenseitig blockieren können, rät es sich, auch hier vorzusorgen. Am schwerwiegendsten sind die Folgen einer mangelnden Vorsorge für den Notfall wohl für Einzelunternehmer:innen. Existieren keine entsprechenden Vollmachten, bleibt den Angehörigen nur der Gang zum Betreuungsgericht. Dieses wird einen gesetzlichen Betreuer bestellen, der die privaten und geschäftlichen Belange der Betroffenen regelt. Was passiert, wenn die Praxisinhaberin nicht nur vorübergehend geschäftsunfähig ist, sondern der schlimmste Fall eintritt und sie stirbt? Endet ein unvorhergesehenes Unglück tatsächlich mit dem Tod der Praxisinhaberin, sind die Folgen aus rechtlicher Sicht eindeutiger. Grundsätzlich geht auch eine Therapiepraxis nach dem Erbfall wie jedes andere Vermögen auf die Alleinerben oder die Miterben über, im Wege der gesetzlichen Erbfolge oder aufgrund eines Erbvertrages oder Testaments. Es dauert dabei mehrere Wochen, bis das Nachlassgericht den Erbschein ausstellt. Was nicht vererbt werden kann, ist die Zulassung. Zwar gestatten einige Kassen, dass auch eine “fachfremde” Person eine Therapiepraxis betreibt, wenn sie eine fachliche Leitung beschäftigt, allerdings gelten hierfür zahlreiche gesetzliche und rahmenvertragliche Besonderheiten. Was passiert dann mit der Kassenzulassung, wenn jemand anderes die Praxis führt? Bei Tod der zugelassenen Heilmittelerbringer:innen gilt die Zulassung bis zu sechs Monate fort, wenn die Leistungserbringung durch eine Fachkraft sichergestellt ist, die die Voraussetzung gemäß § 124 Abs. 2 Nr. 1 SGB V erfüllt. Bei Tod der fachlichen Leitung gilt die vorgenannte Frist nicht. Für den betreffenden Heilmittelbereich müssen Praxisinhaber:innen unverzüglich eine neue fachliche Leitung benennen. Welche Folgen kann ein Ausfall der Praxisinhaber:innen für eine Praxis und auch die Mitarbeiter:innen und Patient:innen haben? Da ein/e Praxisinhaber:in in den allermeisten Fällen nicht nur für die kaufmännischen Belange der Praxis verantwortlich ist und diese nach außen hin vertritt, sondern mit ihrer/seiner Expertise auch für Patient:innen und Mitarbeiter:innen eine zentrale Figur darstellt, sind die Folgen eines unvorhergesehenen Ausfalls auch in diesem Bereich gravierend. Im schlimmsten Falle droht die vorübergehende Schließung des Praxisbetriebes. Damit einher gehen gegebenenfalls der Verlust des Arbeitsplatzes für die Mitarbeiter:innen der Praxis und ein Ausfall in der Versorgung der Patientinnen und Patienten. Doch auch für den Fall, dass dieses Worst-Case-Szenario nicht eintritt und der Praxisbetrieb durch eine andere Person weitergeführt werden kann, sind die Auswirkungen vielfältig und sollten für den Notfall vorsichtshalber bedacht werden. Es beginnt schon bei der Kommunikation der Umstände, die zu den Veränderungen geführt haben. Meist haben Patient:innen ein langfristiges Vertrauensverhältnis zu den Praxisinhaber:innen. Übernimmt ein anderer Therapeut aus der Praxis (vorübergehend) einen Stammpatienten des verunglückten Inhabers, stellen diese häufig die Frage, warum der Chef heute nicht selbst behandelt. Angestellte können dann mitunter vor die unangenehme Situation gestellt werden, Auskunft über die Umstände geben zu müssen, ohne persönliche Einzelheiten bezüglich der Gesundheit des Vorgesetzten preisgeben zu wollen. Hinzu kommen weitere Unsicherheiten, nicht zuletzt die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes. Haben Praxisinhaber:innen die Leistung gemeinsam mit anderen Therapeut:innen in einer Praxis erbracht, ist für die Vertretungsregelung entscheidend, wie die Behandlungsverträge ausgestaltet sind, beziehungsweise ob es sich um eine Gemeinschaftspraxis oder eine Praxisgemeinschaft handelt. Grundsätzlich schließen Patient:innen bei einer Gemeinschaftspraxis mit allen Therapierenden gemeinschaftlich einen Behandlungsvertrag. Diese sind zur gemeinschaftlichen Behandlung berechtigt und insoweit auch von der Schweigepflicht befreit. Gemeinschaftspraxen haben deshalb in der Regel einen gemeinsamen Patientenstamm, eine gemeinsame Dokumentation und damit verbunden auch einen gemeinsamen Datenbestand, auf den alle Therapeut:innen im Bedarfsfall zugreifen dürfen. Ist die Praxis hingegen als Praxisgemeinschaft organisiert und wurde der Behandlungsvertrag nur mit einer Therapeutin bzw. einem Therapeuten allein geschlossen, ist die Übernahme des Behandlungsverhältnisses durch andere Mitarbeitende aus der Praxis nicht ohne Weiteres möglich. Welche Personen eignen sich denn am besten als Notfallvertretung? Als Notfallvertretung eignet sich am besten eine Mitarbeiterin der betroffenen Praxis, die selbst Berufsträgerin ist. Im Idealfall die fachliche Leitung. In wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht und soweit überhaupt vorhanden, ist auch ein weiterer Gesellschafter in die Vorkehrungen für einen Notfall einzubeziehen. Wie genau sollten Praxisinhaber:innen einen Notfall vorbereiten? Was ist dazu nötig? Für den Fall, dass Inhaber:innen über einen kürzeren Zeitraum oder dauerhaft nicht handlungsfähig sind, sollten geeignete Vertrauenspersonen, die die Geschäfte weiterführen, benannt werden. Sie werden die Geschäftsführung übernehmen, bis die Inhaber:innen wieder handlungsfähig ist oder eine Nachfolge eingearbeitet ist. Diese Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet sein. Dies kann durch die auch zeitlich befristete Erteilung von Vollmachten oder mit der Erteilung von Prokura geschehen. Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist es notwendig, eine Vertrauensperson zu benennen, die die Gesellschafterrechte in der Gesellschafterversammlung ausübt. Damit die Person handlungsfähig ist, muss sie mit den notwendigen Stimmrechtsvollmachten ausgestattet sein. Da bei Erteilung der Prokura oder von Vollmachten eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen gelten, macht es in vielen Fällen Sinn, einen Rechtsanwalt oder eine Notarin zu konsultieren. Sofern keine Prokura oder Handlungsvollmacht erteilt wird, sollte die notwendige Generalvollmacht oder die Geschäftsvollmacht in einem Notfall-Handbuch oder an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden. Das betrifft auch die private Ebene, denn solange ein Erbe keinen Erbschein oder kein Testament vorlegen kann, ist er auch nicht berechtigt, zu handeln. Dies gilt sogar für den jeweiligen Ehepartner. Was würdest Du Praxisinhaberinnen und -inhabern darüber hinaus an Vorbereitungen empfehlen? Es macht zudem Sinn schon bei der Gestaltung der Behandlungsverträge und der Praxisorganisation daran zu denken, dass jede/r Therapeut:in auch mal ausfallen kann. Ein geteilter Patientenstamm stellt dann die Fortführung des Praxisbetriebes und die Versorgung der Patient:innen sicher. Neben weiteren eher simplen, aber dennoch wichtigen Themen, wie beispielsweise einer Regelung, wer im Notfall Zugriff auf die Schlüssel für die Praxisräume hat, sollte es in der Praxis auch eine Kommunikationsstrategie für den Notfall geben. Eine solche kann Unsicherheiten von Mitarbeiter:innen aus dem Weg räumen und Patient:innen die veränderten Umstände erklären. Warum scheuen sich einige Praxisinhaber:innen davor, den Ernstfall einmal durchzuspielen? Die Gründe dafür, dass sich Unternehmerinnen und Unternehmer häufig vor der Aufstellung einer Notfallregelung sträuben, können vielfältig sein. Nicht zuletzt sind es emotionale Gründe, da die Beschäftigung mit dem eigenen Ableben oder einer schwerwiegenden Erkrankung natürlich für jeden unangenehm ist. Ein anderer Faktor ist der Mangel an Fachkenntnis beziehungsweise die Befürchtung, dass man etwas falsch machen könnte. Diese Sorge sollte Praxisinhaber:innen jedoch nicht davon abhalten, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen. Wie in vielen Bereichen gilt auch hier, dass es einfacher wird, wenn erstmal ein Anfang gewagt wurde. Neben der Expertise von Rechtsanwälten oder Notaren gibt es an vielen Stellen, beispielsweise auf den Internetseiten der Handelskammern kostenlose Informationen, Checklisten und Mustervollmachten. Bei buchner gibt es zudem das Notfall-Handbuch, in dem schon alle wichtigen Informationen zusammengefasst sind. Das Ziel muss keine hundertprozentige Absicherung gegen alle Lebensrisiken sein. Im Notfall bringt jede Vorkehrung und jede Regelung ein wenig mehr Ordnung ins Chaos. Hinweis: Wenn Ihr als up-Mitglied Fragen habt oder eine rechtliche Einschätzung braucht, könnt Ihr Euch an die up-plus-Hotline wenden: 0800 947 73 60 Diese Artikel gehören noch zum Themenschwerpunkt "Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt": Themenschwerpunkt 1.2024: Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt Checkliste: Wie gut ist Deine Praxis auf den Notfall vorbereitet? Schritt 1: Maßnahmen für die Weiterführung der Praxis festlegen Schritt 2: Trotz Ausfall einen reibungslosen Praxisalltag gewährleisten Schritt 3: Versicherungen, Finanzen und Sonstiges – wichtige Stellschrauben im Hintergrund Das Notfall-Handbuch: Alle wichtigen Praxisangelegenheiten in einem Ordner