Schritt 1: Maßnahmen für die Weiterführung der Praxis festlegen

Würdest Du die Praxis leiten, wenn mir mal was passieren sollte? Die richtige Vertretung zu finden, ist das eine. Das andere ist, dass Ihr alle Entscheidungen auch schriftlich festhalten solltet, damit es im Zweifel nicht zum Streit kommt und klar geregelt ist, wer verantwortlich und entscheidungsbefugt ist. EINS Vertretungsperson schriftlich festlegen „Die folgenden Personen wissen Bescheid, dass sie im Falle eines längeren Ausfalls meinerseits an der kontinuierlichen Weiterführung der Praxis mitwirken sollen und dürfen.“ Ihr könnt für die Notfallvertretung eine oder auch mehrere Personen festlegen – einen Krisenstab einsetzen. Notiert in einer entspre- chenden Liste alle zuständigen Personen mit Namen und Kontaktdaten sowie deren Zuständigkeiten im Notfall. ZWEI Vertretungsvollmachten und Prokura erstellen Führt Ihr Eure Praxis als Gesellschaft, können eine oder mehrere Personen die Geschäftsführung übernehmen und sich auch vertreten. Wenn Ihr aber als Praxisinhaber:in allein die Praxis führt, habt nur Ihr die Geschäftsführungsbefugnis. Das bedeutet, Ihr allein dürft rechtlich wirksame Handlungen vornehmen. Damit die von Euch berechtigten Vertretungen im Notfall handlungsfähig sind, müsst Ihr ihnen Vollmachten erteilen. Vollmachten brauchen Eure Vertreter:innen für sämtliche Belange der Praxis. Wichtig ist zum Beispiel eine Kontovollmacht. Denn auch Eure Ehepartner oder Kinder können ohne Vollmacht keine Bankgeschäfte tätigen. Achtung: Es reicht nicht, nur die Daten für das Online-Banking zu hinterlegen. Denn wenn Ihr nicht mehr geschäftsfähig seid, dürfen zum Beispiel Eure Mitarbeiter:innen ohne Vollmacht nicht einfach Überweisungen tätigen. Informiert Euch also bei Eurer Bank, was nötig ist, um Euch und die Praxis für den Notfall abzusichern. Ihr könnt Vollmachten für bestimmte Zeiträume, aber auch über den Tod hinaus erteilen und entweder eine Person für alle Belange einsetzen oder die Aufgaben aufteilen. Euer Ehepartner soll sich vielleicht um die finanziellen Dinge kümmern und eine Mitarbeiterin um die Organisation der Praxis. Wichtig ist nur, das alles schriftlich festzuhalten. Wenn Ihr einer Person alle Aufgaben und Entscheidungen übertragen möchtet, eignet sich auch eine Generalvollmacht. Hierbei handelt es sich um eine umfängliche Handlungs- und Vertretungsbefugnis für alle Belange der Praxis. Ist Eure Praxis zum Beispiel im Handelsregister eingetragen (im Falle einer GmbH), könnt Ihr einer Person eine Prokura ausstellen. Diese ermächtigt die Notfallvertretung zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die die Praxis betreffen. Beachtet aber, dass eine wirksame Prokura stets im Handelsregister eingetragen sein muss. Hinweis: Ob Ihr eine oder mehrere Personen als Entscheider:innen einsetzen möchtet, müsst Ihr abwägen. Soll eine Mitarbeiterin alle finanziellen und organisatorischen Entscheidungen der Praxis allein treffen oder ist es sinnvoll, Familienmitglieder einzubeziehen? Oder andersherum? Eine Generalvollmacht hat eine große Tragweite, daher solltet Ihr Euch anwaltlich oder notariell beraten lassen. Bei einer Beratung könnt Ihr Eure offenen Fragen stellen und Euch über die Risiken aufklären lassen. DREI Der Ausfall tritt ein – die ersten Schritte Eure Mitarbeiter:innen erhalten die Nachricht, dass Ihr ausfallt und nicht handlungsfähig seid. Nun ist wichtig, dass das Team Ruhe bewahrt und weiß, was zu tun ist. Wenn Ihr selbst in der Praxis Patienten behandelt, gilt es natürlich erst einmal, die Termine abzusagen oder umzulegen. Außerdem sollte die Notfallvertretung natürlich wissen, wo sich alle wichtigen Dokumente, Vollmachten und Passwörter befinden und was sie oder er mit den Informationen anfangen kann. VIER Der schlimmste Fall: Tod der Praxisinhaber:in Die Vorstellung gefällt niemandem, aber was ist, wenn Ihr infolge einer Erkrankung oder nach einem Unfall plötzlich versterbt? Was passiert dann mit der Praxis? Mit Euren Mitarbeiter:innen? Habt Ihr dafür einen Plan? Diesen solltet Ihr entwickeln, damit für die Hinterbliebenen alles geregelt ist. Diese Möglichkeiten gibt es: Nachfolge innerhalb der Familie regeln. Ein/e Mitarbeiter:in übernimmt die Praxis. Die Geschäftsführer:innen/Gesellschafter:innen führen die Praxis weiter. Die Praxis wird verkauft. Die Praxis wird verpachtet. Die Praxis wird geschlossen. Testament beugt Streitigkeiten und Unklarheiten vor Mithilfe eines Testaments könnt Ihr vor allem zwei Dinge regeln: Es klärt die Vermögensvorsorge Eurer Angehörigen und Begünstigten. Es sichert die Handlungsfähigkeit der Praxis. Auch hier lohnt es sich, Rechtsanwält:innen oder Notar:innen einzubeziehen und sich beraten zu lassen, damit das Testament im Ernstfall rechtssicher ist und auch wirklich alle wichtigen Punkte beinhaltet. Das Testament solltet Ihr so aufbewahren, dass die Notfallvertretung oder ein Familienangehöriger darauf jederzeit Zugriff hat. Wenn Ihr in einer GbR oder Partnerschaftsgesellschaft, GmbH oder einer anderen Gesellschaft die Praxis führt, regelt häufig der Gesellschaftervertrag alles rund um die Nachfolge. Gibt es keine Nachfolgeregelung, kann es sein, dass die Praxis geschlossen werden muss. Ein Todesfall kann daher auch Auswirkungen auf die GKV-Zulassung haben (siehe Interview mit Laura Albrecht). Diese Artikel gehören noch zum Themenschwerpunkt "Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt": Themenschwerpunkt 1.2024: Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt „Im Notfall ist das Schiff ohne Kapitän. Dann sind jeder Vertragsabschluss und jede Banküberweisung problematisch.“ - Interview mit Justiziarin Laura Albrecht Checkliste: Wie gut ist Deine Praxis auf den Notfall vorbereitet? Schritt 2: Trotz Ausfall einen reibungslosen Praxisalltag gewährleisten Schritt 3: Versicherungen, Finanzen und Sonstiges – wichtige Stellschrauben im Hintergrund Das Notfall-Handbuch: Alle wichtigen Praxisangelegenheiten in einem Ordner