Schritt 2: Trotz Ausfall einen reibungslosen Praxisalltag gewährleisten

Neben Notfallvertretungen ist für einen geregelten Ablauf in der Praxis auch entscheidend, dass das gesamte Team weiß, wie der Hase läuft. Habt Ihr in der Praxis ein gut funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QM-System) etabliert, wird die Praxisorganisation auch im Falle eines Notfalls bzw. im Falle des Ausfalls der/des Chef:in weiterhin funktionieren. Dazu gehört auch, dass Passwörter zugänglich sind, die Materialbeschaffung gesichert ist und die Abrechnung mit Privatpatient:innen weiterläuft. EINS Qualitätsmanagementsystem etablieren bzw. nutzen In den meisten Praxen kümmert Ihr Euch als Praxis- inhaber:in um die wichtigsten organisatorischen Belange der Praxis. Ihr macht die Abrechnung, Ihr zahlt die Handwerkerrechnungen und Ihr kümmert Euch um Streitigkeiten mit den Krankenkassen. Wichtig ist immer, dass Ihr Mitarbeiter:innen einarbeitet, die Euch vertreten können – sei es im Urlaub oder auch in einem Notfall. Wenn Ihr noch kein funktionierendes QM-System etabliert habt, holt dies jetzt nach. In dem Notfall-Handbuch von buchner gibt es eine umfangreiche Tabelle „Regelungen der Arbeitsabläufe bei langfristigem Ausfall des Praxisinhabers/Geschäftsführers“, die Ihr auch für die Erstellung eines QM-Systems nutzen könnt. Was ist ein QM-System? Ein Qualitätsmanagementsystem sollte es in jeder Praxis geben. Es hilft dabei, Abläufe zu schaffen, die für jeden verständlich sind. Auch wenn neue Kolleg:innen in die Praxis kommen, können sie sich mithilfe eines QM-Systems schneller und leichter in die Abläufe der Praxis einfinden. Das System beinhaltet klare Regelungen und Zuständigkeiten. In einem Notfall, wenn zum Beispiel die Praxisinhaberin ausfällt, hat das QM-System noch einmal mehr Gewicht. Im besten Fall ist ein Notfallplan ein Baustein des QM-Systems. Wissen alle Teammitglieder, was jeden Tag und auch im Notfall zu tun ist, ist die Chance sehr groß, dass die Praxis auch dann erfolgreich weitergeführt werden kann, wenn Ihr für einen längeren Zeitraum ausfallen solltet. Hinweis: Wie Ihr ein QM-System in Eurer Praxis einführt und worauf Ihr achten müsst, erfahrt Ihr auch in dem Online-Seminar „Praxiserfolg mit guter Organisation“. Dieses findet am 6. und 15. Februar sowie am 20. und 26. Juni 2024 statt. Anmelden könnt Ihr Euch hier: www.up-aktuell.de/qm-seminar ZWEI Passwörter zugänglich machen Passwörter und Co. sind hochsensible Daten. Daher solltet Ihr Euch Gedanken machen, welche Passwörter für die Praxis wichtig sind und welche Ihr vielleicht besser verschlüsselt aufbewahrt oder in einem Bankschließfach hinterlegt, sodass nur eine Vertrauensperson an diese Daten gelangt. Notiert auf jeden Fall, wo sich die verschlossenen Passwörter befinden und welche Person Zugriff darauf hat. Hinweis: Habt Ihr wichtige Dokumente in einem Bankschließfach verwahrt, denkt daran, dass die Vertrauensperson auch dafür eine Vollmacht benötigt, um das Schließfach im Notfall öffnen zu dürfen. DREI Schlüsselliste anlegen Habt Ihr Schlüssel für bestimmte Bereiche oder für ein Schließfach, bestimmte Aktenschränke usw., zu denen nicht alle Mitarbeiter:innen Zugang haben? Dann legt eine Liste mit diesen Schlüsseln an. In dieser Liste steht dann, wer die wichtigen Schlüssel besitzt. VIER Patientenverwaltung und Formulare zur Verfügung stellen Wenn die Praxisinhaberin ausfällt, ist es besonders wichtig, dass die Patient:innen weiter behandelt werden. Dazu gehört aber nicht nur die Therapie, sondern auch die Patientenverwaltung: Termine koordinieren, Verordnungen checken, die Abrechnung mit den Krankenkassen, aber auch die Rechnungsstellung an Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen. Am einfachsten ist es immer, wenn Ihr standardisierte Verfahren nutzt. Dann passieren in der Regel am wenigsten Fehler und jedes Teammitglied weiß, wo was zu finden ist. Wer also eine Praxissoftware nutzt, die die entsprechenden Formulare mit wenigen Klicks bereitstellt, ist klar im Vorteil. Erstellt trotzdem eine Liste, wann Ihr welches Formular nutzt. „Für GKV-Patienten verwenden wir folgende Formulare...“ Die gleiche Liste legt Ihr für Formulare an, die Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen betreffen. FÜNF Mitarbeiterverwaltung klar regeln Fallt Ihr als Chef:in kurz- oder langfristig aus, ist neben der Patientenorganisation entscheidend, dass die Mitarbeiter:innen weiter ihre Gehälter erhalten, dass sie nicht in Panik geraten und Ansprechpartner für Probleme und Fragen haben. Denkt daran, dass nur bevollmächtigte Personen Einblick in die Mitarbeiterakten haben dürfen. Das solltet Ihr in Eurer Vertretungsvollmacht berücksichtigen. Häufig macht es Sinn, dass Ihr Personen für die Mitarbeiterverwaltung bevollmächtigt, die bereits mit den Themen rund um das Team vertraut sind – zum Beispiel die fachlichen Leitungen. Wichtig ist hier auch, dass Ihr Eure Vertretungen gründlich einarbeitet. Denn im Falle Eures Ausfalls, kann es sein, dass zum Beispiel neue Teammitglieder eingestellt werden müssen, weil ein Mitarbeiter gekündigt hat. Das gesamte Team sollte vor dem Eintreten eines Notfalls wissen, wer die Vertretungsperson und eben dann Ansprechpartner ist, wer an Eurer Stelle dann die Entscheidungen trifft usw. Hinweis: Da die Mitarbeiterakten immer unter Verschluss gehalten oder passwortgeschützt sein sollten, gehören auch die Informationen zu Schlüsseln und Passwörtern in die Schlüssel-/Passwortliste. Abbildung 2: Beispielhaftes Praxisorganigramm SECHS Informationen zur Materialbeschaffung bereitstellen Neue Papierhandtücher für die Patiententoilette, Desinfektionsmittel, Bürobedarf und Co. müssen in regelmäßigen Abständen nachbestellt werden. Oft haben Praxen feste Shops, bei denen sie bestellen und vielleicht sogar bereits Kundenkonten. Legt daher eine Liste mit den jeweiligen Anbietern an. Abbildung 3: Materialien und die jeweiligen Anbieter SIEBEN Buchhaltung, Steuer und Lohnabrechnung Das Finanzamt erwartet regelmäßige Informationen zur Umsatzsteuer und die Mitarbeiter:innen möchten auch im Notfall für ihre Arbeit entlohnt werden. Auch hier ist wieder zu beachten: Arbeitet Eure Notfallvertretung rechtzeitig ein, versorgt sie mit den notwendigen Informationen, Zugängen und Vollmachten, so- dass sie sofort handlungsfähig sind, sollte Euch etwas zustoßen. Es kann auch hilfreich sein, Listen anzulegen, mit genauen Angaben, wann welche Steuer fällig ist, welche Unterlagen an das Steuerbüro weitergelei- tet werden müssen und auch, von welchem Konto die Beträge abgezogen werden. Das Gleiche gilt für die Lohnabrechnung. Sprecht auch mit Eurem Steuerbüro, welche Maßnahmen Ihr für den Notfall vorab ergreifen müsst und gebt die Kontaktdaten der Vertretung an das Steuerbüro weiter. ACHT Datenschutzkonzept der Praxis zugänglich machen Schon seit 2018 ist jede Praxis in Deutschland verpflichtet, ein Datenschutzkonzept vorliegen zu haben. Daher ist an dieser Stelle nur ein Hinweis not- wendig, wo Eure Vertretung das Datenschutzkonzept findet bzw. wer dafür verantwortlich ist. Solltet Ihr noch kein Datenschutzkonzept haben, könnt Ihr Euch das „Datenschutzhandbuch für Heimittelpraxen“ hier bestellen: www.up-aktuell.de/ds-handbuch NEUN Onlineauftritte der Praxis pflegen Habt Ihr schon Mitarbeiter:innen, die sich um Eure Website, Social Media-Auftritte und Co. kümmern? Perfekt. Dann müsst Ihr gar nichts mehr machen. Wenn Ihr in der Regel diese Aufgaben übernehmt, lohnt es sich, rechtzeitig eine Vertretungsperson in den Umgang mit dem Content Managementsystem, Instagram. Facebook usw. einzuführen. Diese Artikel gehören noch zum Themenschwerpunkt "Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt": Themenschwerpunkt 1.2024: Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt „Im Notfall ist das Schiff ohne Kapitän. Dann sind jeder Vertragsabschluss und jede Banküberweisung problematisch.“ - Interview mit Justiziarin Laura Albrecht Checkliste: Wie gut ist Deine Praxis auf den Notfall vorbereitet? Schritt 1: Maßnahmen für die Weiterführung der Praxis festlegen Schritt 3: Versicherungen, Finanzen und Sonstiges – wichtige Stellschrauben im Hintergrund Das Notfall-Handbuch: Alle wichtigen Praxisangelegenheiten in einem Ordner