Schritt 3: Versicherungen, Finanzen und Sonstiges – wichtige Stellschrauben im Hintergrund

Neben der täglichen Arbeit in der Praxis und der damit verbundenen Organisation, tummeln sich auch im Hintergrund viele Aufgaben und wichtige Informationen – angefangen bei Versicherungen, über Bankkonten bis hin zu Energieversorgern, Internetverträgen und möglicherweise der Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren. Hier ein Überblick: EINS Versicherungen auflisten Betriebshaftpflicht, Gebäudeversicherung, Betriebsausfallversicherung – wenn Ihr einmal ganz genau überlegt, werden Euch einige Versicherungen einfallen, die Ihr für die Praxis abgeschlossen habt. Listet sie mit allen wichtigen Informationen für Eure Notfallvertretung auf. Das sind zum Beispiel: Art der Versicherung Versicherungsgeber Versicherungsnummer Ansprechpartner und Kontaktdaten Aufbewahrungsort der Police Beitrag Zahlungsweise (monatlich, halbjährlich, ...) Fälligkeitstermine Zahlungsart Bankdaten des Versicherungsinstituts ZWEI Alles rund um Finanzen Sammelt alle Vollmachten für die Praxiskonten zusammen, samt der dazugehörigen Bankdaten, Zugänge für das Online-Banking usw. Diese legt Ihr geschlossen ab. Auch Informationen zu Bankschließfächern, laufenden Finanzierungen und Bürgschaften können hier notiert werden. Dabei geht es vor allem um eine Liste, die aufzeigt, wo die Vollmachten zu finden sind, wer verantwortlich ist usw. Weiterhin solltet Ihr für Eure Notfallvertretung auflisten, welche regelmäßigen Zahlungen die Praxis leistet: Darlehen Pachtvertrag Mietvertrag Gasversorgung Energieversorgung Wasserversorgung Internet der Praxis Handyverträge Kosten für die Website und Co. Wartungskosten für die Praxissoftware Zusammenarbeit mit einem Abrechnungszentrum Verbandsbeitrag Mitgliedsbeitrag Sonstige laufende Kosten DREI Sonstige betriebliche Dokumente Überlegt, welche Unterlagen für die Notfallvertretung noch wichtig sein können. Listet auf, wo sie die nötigen Informationen und Verträge finden. Das können sein: Gesellschafterverträge Verträge mit den Krankenkassen und die dazugehörigen Preislisten (www.gkv-heilmittel.de – Für Heilmittelerbringer – Verträge) Grundbuchauszüge Informationen, Schlüssel, Verträge, KFZ-Brief usw. für die Dienstfahrzeuge – PKV, E-Bikes usw. Verträge zu Reinigungsdiensten, Hausmeisterleistungen, Steuerberater, Rechtsanwalt usw. Musterschreiben für Mahnungen an die Krankenkassen Individuelle Unterlagen der Praxis Kurz und knapp: Wie Ihr seht, ist es ein wenig Arbeit, alle für den Notfall wichtigen Unterlagen und Informationen zusammenzusuchen. Aber es lohnt sich. Im Falle eines Unfalls oder einer Erkrankung sichert Ihr damit Euch selbst, aber auch Eure Mitarbeiter:innen und Patient:innen ab. Ihr sorgt dafür, dass die Praxis auch ohne Euch weiterlaufen kann und klärt im Vorfeld jegliche Zuständigkeiten, sodass es im Ernstfall nicht zu Streitigkeiten kommt. Die zuständigen Personen könnt Ihr schon jetzt mit ins Boot holen und sie werden in dem Moment, in dem Ihr ausfallt, nicht von der Situation überrumpelt. Diese Artikel gehören noch zum Themenschwerpunkt "Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt": Themenschwerpunkt 1.2024: Für den Notfall vorbereitet - wenn die Praxisinhaberin plötzlich ausfällt „Im Notfall ist das Schiff ohne Kapitän. Dann sind jeder Vertragsabschluss und jede Banküberweisung problematisch.“ - Interview mit Justiziarin Laura Albrecht Checkliste: Wie gut ist Deine Praxis auf den Notfall vorbereitet? Schritt 1: Maßnahmen für die Weiterführung der Praxis festlegen Schritt 2: Trotz Ausfall einen reibungslosen Praxisalltag gewährleisten Das Notfall-Handbuch: Alle wichtigen Praxisangelegenheiten in einem Ordner