Schwerpunkt-Artikel

Schritt 3: Versicherungen, Finanzen und Sonstiges – wichtige Stellschrauben im Hintergrund

Katharina Münster

28.12.2023

3 Min. Lesezeit

Neben der täglichen Arbeit in der Praxis und der damit verbundenen Organisation, tummeln sich auch im Hintergrund viele Aufgaben und wichtige Informationen – angefangen bei Versicherungen, über Bankkonten bis hin zu Energieversorgern, Internetverträgen und möglicherweise der Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren. Hier ein Überblick:

EINS

Versicherungen auflisten

Betriebshaftpflicht, Gebäudeversicherung, Betriebsausfallversicherung – wenn Ihr einmal ganz genau überlegt, werden Euch einige Versicherungen einfallen, die Ihr für die Praxis abgeschlossen habt. Listet sie mit allen wichtigen Informationen für Eure Notfallvertretung auf. Das sind zum Beispiel:

Art der Versicherung
Versicherungsgeber
Versicherungsnummer
Ansprechpartner und Kontaktdaten
Aufbewahrungsort der Police
Beitrag
Zahlungsweise (monatlich, halbjährlich, …)
Fälligkeitstermine
Zahlungsart
Bankdaten des Versicherungsinstituts

ZWEI

Alles rund um Finanzen

Sammelt alle Vollmachten für die Praxiskonten zusammen, samt der dazugehörigen Bankdaten, Zugänge für das Online-Banking usw. Diese legt Ihr geschlossen ab. Auch Informationen zu Bankschließfächern, laufenden Finanzierungen und Bürgschaften können hier notiert werden. Dabei geht es vor allem um eine Liste, die aufzeigt, wo die Vollmachten zu finden sind, wer verantwortlich ist usw.

Weiterhin solltet Ihr für Eure Notfallvertretung auflisten, welche regelmäßigen Zahlungen die Praxis leistet:

Darlehen
Pachtvertrag
Mietvertrag
Gasversorgung
Energieversorgung
Wasserversorgung
Internet der Praxis
Handyverträge
Kosten für die Website und Co.
Wartungskosten für die Praxissoftware
Zusammenarbeit mit einem Abrechnungszentrum
Verbandsbeitrag
Mitgliedsbeitrag
Sonstige laufende Kosten

DREI

Sonstige betriebliche Dokumente

Überlegt, welche Unterlagen für die Notfallvertretung noch wichtig sein können. Listet auf, wo sie die nötigen Informationen und Verträge finden. Das können sein:

Gesellschafterverträge
Verträge mit den Krankenkassen und die dazugehörigen Preislisten (www.gkv-heilmittel.de – Für Heilmittelerbringer – Verträge)
Grundbuchauszüge
Informationen, Schlüssel, Verträge, KFZ-Brief usw. für die Dienstfahrzeuge – PKV, E-Bikes usw.
Verträge zu Reinigungsdiensten, Hausmeisterleistungen, Steuerberater, Rechtsanwalt usw.
Musterschreiben für Mahnungen an die Krankenkassen
Individuelle Unterlagen der Praxis

Kurz und knapp: Wie Ihr seht, ist es ein wenig Arbeit, alle für den Notfall wichtigen Unterlagen und Informationen zusammenzusuchen. Aber es lohnt sich. Im Falle eines Unfalls oder einer Erkrankung sichert Ihr damit Euch selbst, aber auch Eure Mitarbeiter:innen und Patient:innen ab. Ihr sorgt dafür, dass die Praxis auch ohne Euch weiterlaufen kann und klärt im Vorfeld jegliche Zuständigkeiten, sodass es im Ernstfall nicht zu Streitigkeiten kommt. Die zuständigen Personen könnt Ihr schon jetzt mit ins Boot holen und sie werden in dem Moment, in dem Ihr ausfallt, nicht von der Situation überrumpelt.