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Vorbereitung ist alles

Orientierungsmappen helfen neuen Mitarbeitern
Bevor die neuen Mitarbeiter bei Ihnen anfangen, fragen Sie sich einmal: Was müssen neue Mitarbeiter wissen? Auf welche Informationen sollten sie auch später noch einfach zurückgreifen können? Sammeln Sie diese wichtigen Grundlagen in einer Orientierungsmappe. Sie hilft neuen Kollegen, sich in die Praxis zurechtzufinden – am Anfang und auch noch später.
Vorbereitung ist alles
© Alexsl

Mögliche Inhalte der Orientierungsmappe

  • Arbeits- und Pausenzeiten: Wie sind die genauen Arbeitszeiten des Mitarbeiters? Welche Pausen stehen ihm zu? Gibt es feste Zeiten für die Mittagspause? usw.
  • Arbeitsplatzbeschreibung: Darin wird beschrieben, was genau zu den Aufgaben des neuen Mitarbeiters gehört und welche Entscheidungsbefugnisse er hat. Außerdem beantwortet sie Fragen zu Abläufen, die damit in Zusammenhang stehen: Wer kümmert sich um ungültige Verordnungen? Wie sieht es mit dem Aufräumen/Säubern der Räume nach einer Behandlung aus? Wer kümmert sich um Nachbestellungen? Was passiert, wenn Patienten zu einem Termin nicht erscheinen? Wo befinden sich Materialien, Vordrucke, Formulare, etc.? …
  • Administrative Abläufe: Hier stehen Informationen rund um Abläufe in der Praxis, die nicht direkt mit der Behandlung von Patienten zu tun haben. Ein paar Beispiele: Urlaub (Planung, Verteilung, Urlaubsantrag, Ansprechpartner), Krankmeldung (Ab wann? Wen benachrichtigen?), Fortbildungen (Welche sind möglich? Wie planen?), Überstunden, Arbeitsunfall (Was ist zu tun? Wer ist zu informieren?), Terminübersicht (Was steht in nächster Zeit in der Praxis an?), Regelungen zu Hausbesuchen, …
  • Informationen zur Arbeitssicherheit und zum betrieblichen Gesundheitsmanagement: Wo befindet sich der Erste-Hilfe-Kasten? Wer sind die Ersthelfer? Wo ist der Notausgang? Welche Geräte dürfen erst nach Einweisung bedient werden? Welche Maßnahmen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement gibt es in der Praxis?
  • Praxisstruktur: In größeren Praxen mit komplexen Strukturen und vielen Kollegen kann auch eine Übersicht über die verschiedenen Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten inklusive Kontaktdaten eine Hilfe sein. Bei kleineren Praxen ist dies eher nicht nötig.

Gedächtnisstütze für den Chef

Praxisinhabern hilft die Mappe auch, bei der Einarbeitung keine wichtigen Punkte zu übersehen. Sie zum ersten Mal anzulegen, ist vielleicht etwas mühsam. Gibt es aber erst einmal eine Vorlage, bedeutet es nur noch geringen Aufwand, diese auf den nächsten neuen Mitarbeiter anzupassen. Langfristig lässt sich so sogar Zeit sparen.

Hinweis: Ermutigen Sie neue Mitarbeiter, bei Fragen auch immer auf Sie direkt oder die Kollegen zuzukommen. Die Orientierungsmappe soll Fragen nicht verhindern. Sie ist vielmehr eine Hilfestellung, wenn es neuen Mitarbeitern unangenehm ist, bei einem Thema nachzufragen, wenn sie wissen, dass ihnen das eigentlich schon einmal jemand erklärt hat.

 Nützliche Tipps

Neben den Informationen zur Praxis kann die Orientierungsmappe noch weitere hilfreiche Auskünfte enthalten. Zum Beispiel diese:

  • Parkmöglichkeiten: Sind die Plätze vor der Praxis nur für Patienten oder dürfen dort auch Mitarbeiter parken? Wenn nicht, wo können sie sonst ihr Auto abstellen? Wo gibt es einen sicheren Ort für das Fahrrad? Das sind nun keine fachlichen Fragen, aber die Antworten darauf zu kennen, erleichtert neuen Kollegen dennoch die Eingewöhnung. Warum sollte er auch erst mühsam selbst herausfinden müssen, was andere schon längst wissen?
  • Essen und Trinken: Regeln für die Mitarbeiterküche, Einkaufsmöglichkeiten in direkter Umgebung, Tipps für leckeres Essen – ggf. auch zum Mitnehmen und Lieferdienste. Wie ist es mit Getränken / Snacks in der Praxis? Was wird von der Praxis übernommen? Gibt es eine Kaffeekasse oder werden Kleinigkeiten wie Obst, Nüsse oder Kekse abwechselnd mitgebracht?
  • Mülltrennung: Es scheint fast albern, aber was in welchen Eimer gehört, ist manchmal eine Wissenschaft für sich – die sich auch noch von Stadt zu Stadt unterscheidet. Bevor die Tonne stehen bleibt, geben Sie neuen Mitarbeitern lieber einen Überblick.

Tipp: Orientierungsmappe für alle

Beim Zusammenstellen der Orientierungsmappe werden Sie merken, dass darin auch viele Informationen enthalten sind, die für alle Kollegen relevant sind. Sammeln Sie diese in einem Ordner und platzieren Sie ihn an einem gut zugänglichen Platz. So können alle schnell einmal hineinschauen, wenn Sie bei einem Punkt unsicher sind und gerade niemanden fragen möchten oder der passende Ansprechpartner nicht verfügbar ist.

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