Schritt 1: Produktive Arbeitszeit berechnen
Wie viel Therapiezeit pro Jahr kann die Praxis tatsächlich abrechnen? Um diese Frage zu beantworten, gilt es, die produktive Arbeitszeit zu berechnen (s. Abb. 1). Zunächst ermitteln Sie die Anwesenheitstage. Das sind die (meist) 365 Tagen Kalendertage minus Wochenenden, Urlaubstage, Feiertage, Krankentage und Fortbildungstage. Aus den Anwesenheitstagen und der Wochenarbeitszeit lassen sich nun die Arbeitsstunden im Jahr berechnen. Davon werden noch die Arbeitsstunden abgezogen, die mit nicht abrechenbaren Tätigkeiten verbracht werden, etwa Besprechungen. Übrig bleibt die produktive Therapiezeit je Mitarbeiter. Das wird mit der Anzahl der Mitarbeiter multipliziert. Teilzeitkräfte zählen anteilig. Arbeiten sie 50 Prozent, geben Sie sie mit 0,5 an usw. Das Ergebnis ist die produktive und damit abrechenbare Therapiezeit der Praxis pro Jahr. Wie viel dieser Zeit effektiv abrechenbar ist, hängt nun noch von der Auslastung der Praxis ab. Ein Beispiel sehen Sie hier:
Hinweis: Die abgebildeten Excel-Tabellen stehen auf www.up-aktuell.de zum Download für Sie bereit. Dort können Sie Ihre eigenen Zahlen eintragen.
Schritt 2: Gesamtkosten ermitteln
Unternehmerlohn, Personalkosten, Raumkosten, Versicherungen, Kosten für den Praxiswagen, Telekommunikation, Fortbildungen und viel mehr gehört zu den Kosten, die eine Praxis verursacht. Alles zusammengerechnet ergibt also die Gesamtkosten der Praxis.
Wichtig: Zu den Raumkosten gehören neben Miete und Nebenkosten auch die Ausstattung vom Spiegel bis zur Therapiematte, der Praxis-PC mit Software inkl. Wartung, Praxisschild und Papierhandtücher für die Toilette und vieles mehr. Hier gilt es sowohl Anschaffungskosten wie auch laufende Kosten zu berücksichtigen. Hinzu kommen Ausgaben für Reparaturen und Instandhaltung, wie etwa Malerarbeiten. Mehr dazu finden Sie im Reiter „Notwendiges Inventar…“ der Excel-Datei, die auf www.up-aktuell.de zum Download bereitsteht.
Tipp: Die jährlichen Gesamtkosten der Praxis lassen sich auch aus der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) ablesen.
Wichtig: Vergessen Sie nicht den kalkulatorischen Unternehmerlohn. Wie Sie diesen festlegen, finden Sie ebenfalls in der Excel-Datei.
Schritt 3: Kosten je produktiver Arbeitsstunde errechnen
Dieser letzte Schritt ist einfach (s. Abb. 3): Die Gesamtkosten der Praxis pro Jahr geteilt durch die produktiven Arbeitsstunden pro Jahr ergeben einen Netto-Stundensatz. Dieser deckt die Kosten der Praxis, es fällt aber noch kein Gewinn ab. Darum kommt zum Netto-Stundensatz noch ein Gewinnaufschlag pro Stunde hinzu. So ergibt sich der Brutto-Stundensatz.
Bei einem Gewinnaufschlag von 25 Prozent: Netto-Stundensatz x 1,25 = Bruttostundensatz
Der maximal mögliche Gewinn der Praxis pro Jahr ist entsprechend: (Netto-Stundensatz x Gewinnaufschlag (also x 0,25)) x produktive Stunden/Jahr
Den maximal möglichen Gewinn der Praxis basierend auf dem tatsächlichen (IST-)Erlös je Stunde berechnen Sie dann so: (Effektiver (IST-)Erlös/Stunde – Netto-Stundensatz) x Produktive Stunden/Jahr
Tipp: Laden Sie sich auf www.up-aktuell.de die Excel-Datei herunter und tragen Sie dort einfach Ihre Zahlen ein.
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