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Mitarbeitern klare Anweisungen erteilen

So delegieren Sie erfolgreich Aufgaben, ohne dass Konflikte entstehen
Sie geben einem Mitarbeiter eine Aufgabe und wundern sich am Ende des Tages, dass Sie nicht oder falsch ausgeführt wurde. Wie kann das sein? Bevor Sie nun Ihrem Mitarbeiter die Schuld dafür in die Schuhe schieben, hinterfragen Sie sich einmal selbst. Haben Sie die Anweisung klar und deutlich erteilt, sodass die Erwartungen klar waren?
Mitarbeitern klare Anweisungen erteilen
© Koldunov

In einer Therapiepraxis hat jeder Mitarbeiter – und auch der Chef – meist klare Aufgaben, die festgelegt sind. Trotzdem kommt es immer mal wieder vor, dass Therapeuten auf Zuruf des Chefs Aufgaben übernehmen müssen. Im Vorbeigehen sagt der Chef zu seinem Mitarbeiter: „Auf dem Anrufbeantworter ist eine Nachricht einer neuen Patientin. Kümmerst du dich bei Gelegenheit mal darum?“ Der Therapeut nickt, während er gerade in eine Patientenakte schaut. Wie wahrscheinlich ist es, dass der Mitarbeiter die Anweisungen verstanden hat? Hat der Chef die Aufgabe klar erteilt? Sind Zeitpunkt und Erwartung definiert? Wahrscheinlich eher nicht. Hier drei Tipps, wie es besser geht:

1.    Aufmerksamkeit des Gegenübers bekommen

Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe zukommen lassen, vergewissern Sie sich, dass er Ihnen in dem Moment auch zuhört und nicht nebenbei etwas anderes macht. Schauen Sie sich in die Augen und lassen Sie alle anderen Tätigkeiten in diesem Moment ruhen.

2.    Definieren Sie die Aufgabe klar und deutlich

Ihr Mitarbeiter muss wissen, welche Erwartungen Sie an die Erledigung der Aufgabe haben. Dazu gehört:

  • Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
  • Welches Ziel hat sie?
  • Wo findet der Mitarbeiter Hilfe und Unterstützung, sofern dies nötig ist?

Im Falle des Beispiels könnte das so aussehen: „Max, hast du einen Augenblick Zeit? Würdest du bitte direkt einmal den Anrufbeantworter abhören? Eine neue Patientin möchte Termine vereinbaren. Kann du sie zurückrufen und die Termine mit ihr abstimmen? Gibst mir kurz Bescheid, wenn alles unter Dach und Fach ist? Ich danke dir.“

3.    Keine Angst vor dem Delegieren von Aufgaben haben

Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, wenn es darum geht, Anweisungen zu erteilen. Zum einen sind Sie der Chef und zu Ihren Aufgaben gehört es eben auch, Ihre Mitarbeiter zu führen. Sie müssen sich also nicht dafür entschuldigen, wenn Therapeuten Aufträge von Ihnen bekommen. Zum anderen arbeiten Sie alle in einem Team zusammen, in dem es normal sein sollte, dass jeder jeden unterstützt. Dass Sie dabei einen freundlichen Umgangston an den Tag legen, versteht sich von selbst. Denn wie sagt man so schön? Wie man in den Wald hinein ruft, so schallt es auch heraus.

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