FAQ Thema Telefon/Fax/E-Mail/WhatsApp/SMS

vom: 15.05.2018

Fragen und Antworten zu den Themen Telefonieren, Faxen, Nutzung von WhatsApp und SMSen.
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 Gibt es eine rechtlich korrekte Alternative zu WhatsApp, um Termine mit Patienten abzusprechen?

Sie können durchaus WhatsApp benutzen, wenn Sie die ausdrückliche Einwilligung des Patienten haben. Liegt Ihnen eine solche nicht vor, sollten Sie die „herkömmlichen“ Wege nutzen (SMS, Telefonat etc.) oder eine App wählen, dessen Anbieter in Europa ansässig ist. Ansonsten können Sie nicht garantieren, dass die Daten sicher transferiert/gespeichert werden.

Wie ist es, wenn ich einen Therapiebericht an den Arzt schicke?

Eine Einwilligung vom Patienten benötigen Sie nicht, da die Übermittlung an den verordnenden Arzt durch den Behandlungsvertrag abgedeckt ist. Der Übertragungsweg muss aber sicher sein, damit Daten nicht in falsche Hände gelangen.

Immer mehr Patienten wünschen sich eine permanente Erreichbarkeit der Therapeuten. Dazu habe ich Diensthandys gekauft. Diese sind nur während der Arbeitszeit der Therapeuten an. Kann ich für Terminabsprachen auch Whatsapp nutzten. Natürlich würde ich mir die Speicherung der Telefonnummer, für die Zeit der Behandlung, vom Patienten unterschrieben lassen.

Wenn Sie eine ausdrückliche Einwilligung haben und den Patienten dabei bewusst ist, was dies für ihre Daten bedeutet, dürfen Sie auch WhatsApp nutzen. Empfehlenswert ist dies jedoch nicht.

Wie ist mit der Informationspflicht bezüglich Datenerhebung umzugehen bei telefonischer Anmeldung?

Laut der DS-GVO soll der betroffenen Person bereits zum Zeitpunkt der Erhebung mitgeteilt werden, dass entsprechende Daten erhoben werden, siehe Artikel 13 DS-GVO. Die Art, wie Sie dabei an die Daten gelangen (also ob telefonisch, im direkten Gespräch, per Kontaktformular auf der Website etc.) ist dabei nicht relevant.

Ist die Übertragung des Therapieberichts per Fax ein sicherer Weg?

Bei Telefon und Fax muss man sich davon überzeugen, dass die sensiblen Daten nur dem berechtigten Empfänger zur Kenntnis gelangen. Im Übertragungsbericht überprüfen, ob das Fax auch wirklich an die richtige Nummer versendet wurde.

Darf ich Berichte per Email von meinen Mitarbeitern an mich verschicken lassen, die durch ein Passwort gesichert sind?

Ja, soweit durch das Passwort schon sichergestellt werden kann, dass Dritte keinen Zugriff haben. Ein Passwort bewirkt jedoch keine Verschlüsselung für den Übertragungsweg, sondern verhindert ausschließlich den Zugriff aufs Postfach an sich.

Ist ein Fax zur Übergabe eines Arztberichtes „sicher“ genug?

Bei Telefon und Fax muss man sich davon überzeugen, dass die sensiblen Daten nur dem berechtigten Empfänger zur Kenntnis gelangen. Im Übertragungsbericht überprüfen, ob das Fax auch wirklich an die richtige Nummer versendet wurde.

 

Wie ist es mit der Benutzung der privaten Handys der Mitarbeiter in Bezug auf Patientendaten, z.B. TelNr, Adresse bei Hausbesuchen?

Die Mitarbeiter müssen dafür sorgen, dass die Daten auf den Handys genauso sicher sind, als wenn sie in der Praxis verbleiben würden. Also sollten entsprechende Zugangs- und Zugriffssperren errichtet werden.

Wir können nicht sicherstellen, dass Unbefugte (Wartende) den Telefonaten im Rezeptionsbereich zuhören können. Müssen wir die Räume umbauen, oder wenn das nicht geht, die Praxis schließen?

Ist ein Telefonat aus Datenschutzgründen heikel und lässt sich die Kundgabe der Daten nicht vermeiden, so sollte der Patienten am Telefon darauf hingewiesen werden, dass man Details gerade nicht besprechen kann, da andere Patienten an der Rezeption anwesend sind. Ausgehende Telefonate sollten am besten zu Zeiten erledigt werden, in denen keine Patienten vor Ort anwesend sind, oder ganz in Räumlichkeiten verlegt werden, in denen das Mithören durch Dritte ausgeschlossen ist.

Dann darf man auch nicht mehr auf einen AB sprechen, das kann ja auch jemand abhören?

Sie müssen sicherstellen, dass Unbefugte nicht mithören können.

 

 

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